公文格式规范与公文处理讲义(201204)

工会公文格式规范及公文处理全省乡镇（街道）工会干部和组织员培训班讲义省总办公室周建平2012年4月13日课程内容公文的格式规范公文处理办法公文的格式规范格式：注重体式规范(公文体式指的是公文作品的体裁、样式，涉及文体系统、结构形态、表达方式、语体风格及其书写格式、附加标识等方面内容)文头格式正文格式文尾格式印刷格式写作要求真实准确简明朴实严谨庄重使用惯用语一、公文的组成和格式结构：文头、主体、文尾要素：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等文头部分公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积××××文件×××〔2011〕1号签发人：×××特急机密★一年00001文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急”××××文件×××〔2011〕1号特急秘密行政机关公文文头××××文件×××〔2011〕1号特急秘密★党的机关公文眉首主体部分公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文年月日等内容××××文件×××〔2005〕1号签发人：×××特急机密★一年00001公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。××××请示××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。附件名称前后要一致。成文日期右空4字，中文小写。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（发至××级）加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。○○当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。×××××××××××××××××二○○三年二月五日当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。×××××。（发至××级）二○○三年二月五日联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。（此页无正文）（发至××级）二○○三年二月五日此页错误文尾部分（版记）文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。×××××。（发至××级）二○一一年五月五日主题词：×××××××抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2011年5月6日印发抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。－2－发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。××××××××公司30mm×××〔2005〕1号关于××××的函秘密特急20mm信函式格式会议纪要格式××××会议纪要会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。印刷要求A、公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡－80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%－90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5－9.5。B、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸。C、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。××××文件×××〔2005〕1号签发人：王二小特急机密★一年00001××××请示××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字3号楷体字2号小标宋体字字体字号小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。附件：1.×××××2.××××××二○一一年四月二十日（发至××级）3号仿宋体字×××××。（发至××级）二○一一年五月五日主题词：×××××××抄送：××××××，×××××，××××××××××××××办公室2011年5月6日印发－2－3号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码三、公文的一般写法公文写作的基本要求*写作目的明确无误*符合党的路线方针政策和国家法律法规*准确反映客观情况，符合工作实际*符合写作规律和文章体式*语言简明朴实，数字、标点合乎规范*遵循行文规则标题*发文机关+主题+文种：《中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定》*主题+文种：《关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示》*发文机关+文种：《中华人民共和国公报》*文种：《通知》、《通告》主送机关：全称、规范化简称、统称正文*开头：根据式－“根据”、“按照”、“遵照”，增强权威性目的式—“为了贯彻”、“为落实”，直接交待行文目的，清楚简洁原因式—把行文原因表述清楚主体：主题单一、内容准确、语言简洁朴实、论证符合逻辑*按事物发展的时间顺序排列－会议纪要、通报、大事记*按事件构成要素的逻辑次序排列（时间、地点、任务、过程、原因、结果）－通报、报告、通知*按提出问题－分析问题－解决问题的事理层次为序排列结尾：简练、直接*对主题再作简要概括或强调*强调行文目的或陈诉行文要求发文机关（印章）*一般情况*联合发文的情况发文日期公文的写作步骤*明确任务—明确公文的目的和内容*拟定提纲，安排结构*草拟正文*修改定稿四、几种常用规范性公文的写法通知与通报请示与报告、批复函、会议纪要决定、意见其它（命令、指示、议案、公告、公报）通知是党政机关公文共有的文种。通知是批转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关文件、发布规章、传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部时使用的文种。通知大多属下行公文。通知的组成：标题：发文机关（可省略）+事由+文种（通知）上款：主送机关正文：要素－时间、地点、谁、事项等要求－其它要求的事项结尾语－特此通知（可省略）落款：发文机关时间（中文全称：二○一一年五月十日）通知的分类和写法*一般性通知（知照性通知）用于告之各有关方面周知的事项等。发送对象广泛，对下级、平级均可发送。使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。*批示性通知（印发、批转、转发）用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。*指示性通知上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而内容又不必用“命令”或“指示”时使用。正文由缘由、内容、要求组成。缘由简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。*事务性通知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务。会议通知也是事务性通知的一种。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等*任免（聘用）通知用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。通知例文关于召开全省民政工作会议的通知各市人民政府，省直各单位：为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准备。参加会议人员：各市人民政府分管民政工作的领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。会议拟开5天，地点××宾馆，于8月15日前来报到。××省人民政府办公厅××××年×月×日通报通报是党政机关公文共有的文种，是党政机关和社会团体在一定范围内告知所属下级需要指导的事项的公文，是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或沟通重要情况的一种文种。通报属下行公文。通报的组成标题：发文机关（可省略）+事由+文种（通报）上款：主送机关正文：特此通报（可省略）落款：发文机关时间（中文全称：二○○六年十月十日）通报的分类和写法*表扬性通报—表扬好人好事，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。应写明组织结论与予以表彰的决定，同时提出对表彰对象与读者的希望、要求。*批评性通报—批评错误、事故、反面典型，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。陈述主要错误事实，分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。也应写明组织结论与处理决定。为了防范和杜绝类似错误发生，结尾处通常要有针对性地提出防范的措施或规定。*情况通报—向一定范围内告知一些重要情况，传递信息，传达上级重要精神与重要情况，引起人们的注意，对当前的工作起指导作用。情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。通报例文河南省教育厅关于洛阳市新安县发生重大学生安全事故的通报各省辖市教育局，各重点扩权县（市）教育局，各高等学校，厅直属各单位、学校：2006年2月19日（星期日）下午3:30许，洛阳市新安县第五高级中学学生李功效、廖智明、邓杰、李巧明、黄彪、郑朝博与该县职业高中学生陈黎明、孔鹏等八名学生，在穿越陇海铁路时被火车撞倒，李功效、廖智明、陈黎明、孔鹏当场死亡，黄彪重伤，目前已脱离危险。去年10月份，省教育厅针对四川省通红县广纳镇小学发生重大踩踏事件，造成10名学生死亡。11月份，山西省长治市沁原县二中学生在马路上出早操跑步，被一辆大货车撞死21名师生的特大交通事故，连续两次印发《紧急通知》，对学校的安全工作进行全面地安排，要求各级教育行政部门，各级各类学校引以为戒，采取得力措施，严防各类安全事故发生。我省这起事故的发生，再次给学校的安全工作敲响了警钟。为了进一步做好学校安全管理和防范工作，避免类似安全事故再次发生，根据厅领导指示精神，现提出如下意见，请认真贯彻执行。一、要举一反三，全面排查，坚决消除安全事故。……二、认真组织开展各类安全教育活动。省教育厅决定2006年在全省教育系统广泛深入地开展“校园安全年”活动，……三、严格管理，严防各类事故发生。……四、进一步落实责任制。各级教育行政部门，各级各类学校要牢固树立安全第一的思想，进一步增强责任意识，二○○六年二月二十三日报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的