企业科技事业单位档号设置及条目录入

企业科技事业单位档号设置及文书档案条目录入2011.5一档号设置依据：《档号编制规则》（DA/T13-19941995-06-12）1术语•1.1档号：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。•1.1全宗号：档案馆（室）给定每个全宗的代码。•1.3案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。•1.4类别号：馆（室）藏档案类别的代码。1术语•1.5项目号：产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。•1.6案卷号：案卷排列的顺序号。•1.7文件号：案卷内文件的顺序号•1.8页（张）号码：案卷内文件每页（张）的顺序号。•1.9代码：一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。2档号编制原则•2.1唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。•2.1合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。•2.2稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。•2.4扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。•2.5简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。3各种门类档号格式•管理性文件材料（件装）：全宗号—年度.类别号—件号，•如：Grt-2009.0—0001格瑞投资有限公司2009年党群工作类第1件；•管理行文件材料（卷装）：全宗号—目录号.类别号—案卷号，如grt—1.0—0001—001格瑞投资有限公司第1号目录党群工作类第1卷。大类下可根据实际需要增设下级类目。3各种门类档号格式•科技档案（卷装）：全宗号—类别号—案卷号,•如：grt—5.1—0001—001格瑞投资基建类*项目第一卷。•会计档案（卷装）：全宗号-类别号-案卷号，•如：grt—6.1—0001—001格瑞投资会计业务类永久第一卷。3各种门类档号格式•实物档案：全宗号-类别号-件号，位数3-1-4，030-T-0001•照片档案：全宗号－分类号－张号，或全宗号-保管期限-张号。•档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“—”（短横）相隔，上下级类目之间用“.”相隔。4档号的编制方法•4.1全宗号的编制：全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，一个单位所有档案都是这一全宗号。全宗号统一用3位阿拉伯数字表示。•4.2类别号的编制：类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时，省略间隔符。类别号一般不应超过三级。在一个全宗内，不应有重复的类别号。4档号的编制方法•4.3目录号的编制：案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。用3位阿拉伯数字标识。•每一案卷目录内案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。•在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。4档号的编制方法•4.4案卷号的编制：案卷号用3位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。•4.5件号的编制方法：件号用4位阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件必须以“件”为单位装订编号。二条目录入•依据：•《档案著录规则》(DA/T18-1999)；•《重庆市涪陵区文书档案条目录入细则》（涪档发〔1006〕39号）；•重庆市统一推广的“科怡文档一体化管理系统”软件的操作要求。1有关概念•1.1档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。•1.2档案条目：又称款目，档案著录的结果，是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。1有关概念•1.3档案条目录入：按照一定的格式和规则将档案条目录入到档案管理软件的过程。它是建立档案目录数据库，以供计算机进行检索、统计等项工作的基础工作。•1.4录入项目：根据《档案著录规则》的规定,档号各组成项目、归档年度、保管期限、题名、责任者、文件形成时间、文号、页数等为必录项目。其余项目各单位可自行决定是否录入。1有关概念•1.5条目种类：按不同的著录对象，分为案卷级和文件级两种条目。案卷级条目以卷（册、袋、盒）为录入对象进行录入。文件级条目以单份文件为录入对象进行录入。•按传统案卷整理方式整理的档案，既要录入案卷级条目，也要录入文件级条目。按《归档文件整理规则》整理即按“件”整理的档案，只需录入文件级条目。2科怡软件的初始设置•2.1全宗设置：在科怡软件的“初始化”模块中，根据本单位所藏档案的全宗情况，选择“单全宗”或“多全宗”，并输入相应的三位数全宗号、全宗名称（即单位全称）。•无全宗号的可以单位拼音字母代替，如涪陵区就业局可设为jyj。2.2档号格式设置•按件整理的文书档案的档号设置：在“系统维护-档号格式设置”模块中，“文书档案”类的“简化方法整理”依次设置为以下格式并保存：•“全宗号”，长度为“3”，分隔符“-”；•“归档年度”，长度“4”，分隔符“.”；•“实体分类号”，长度“1”，分隔符“-”；•“件号”，长度“4”，分隔符选空。•如：Grt—2009.0—0001表示：格瑞投资有限公司2009年党群工作类第1件；2.2档号格式设置•按卷整理的文书档案的档号设置：在“系统维护-档号格式设置”模块中，“文书档案”类的“传统方法整理”依次设置为以下格式并保存：•“全宗号”，长度为“3”，分隔符“-”；•“目录号”，长度“3”，分隔符“.”；•“实体分类号”，长度“1”，分隔符“-”；•“案卷号”，长度为4，分隔符为“-”；•“页号”，长度“3”，分隔符选空；卷内文件未拉通编页号的，可将此项设为“顺序号”，长度“3”，分隔符选空。•如grt—0.1—0001—001表示：格瑞投资有限公司党群大类的党务工作第1卷第1页；2.2档号格式设置•“科技档案”类档号设置为以下格式并保存：•科技档案档号格式为：全宗号—类别号—案卷号—件号,位数3-8-4-4。格式设置如下并保存：•“全宗号”，长度为“3”，分隔符“-”；•“类别号”，长度“1”，分隔符“-”；•“案卷号”，长度为4，分隔符为“-”；•“件号”，长度“4”，分隔符选空。2.2档号格式设置•会计档案档号格式为：全宗号—类别号—案卷号—件号,位数3-2-4-4。格式设置如下并保存：•“全宗号”，长度为“3”，分隔符“-”；•“实体分类号”，长度“1”，分隔符“-”；•“案卷号”，长度为4，分隔符为“-”；•“件号”，长度“4”，分隔符选空。2.2档号格式设置•照片档案档号设为：：全宗号－分类号－张号，或全宗号-保管期限-件号。•“全宗号”，长度“3”，分隔符“-”；•“分类号”，长度“1”,分隔符“-”;•“张号”，长度“4”，分隔符选空。•特殊载体档号设为：全宗号－类别号－件号•“全宗号”，长度“3”，分隔符“-”；•“类别号”，长度为“1”,分隔符“-”•“顺序号”，长度“4”，分隔符选空。2.3保管期限项的设置•进入软件的“辅助字典”模块，选择“保管期限”，增加以下两个项目并保存：•30年保管期限：“名称”填“30年”，“代码”填“30”；•10年保管期限：“名称”填“10年”，“代码”填“10”；•如有其它保管期限的，可按此法进行相应设置。3.文书档案条目录入•依据：•《档案著录规则》(DA/T18-1999)•《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。•涪档发[2010]13号转发《重庆市机关归档文件整理实施细则》（渝档发[2009]34号）•涪档发[2011]14号印发《重庆市涪陵区文书档案条目录入细则》及全市统一推广的“科怡文档一体化管理系统”软件的操作要求。3.1简化整理方法文件条目录入规则3.1.1档案类别：通过下拉菜单选择“文书”。3.1简化整理方法文件条目录入规则•3.1.2全宗号：录入本立档单位的全宗号，不足2位数的，用0补足。如全宗号为30号，则此项录入“030”。无全宗号的单位可录入设定的代用全宗号。3.1简化整理方法文件条目录入规则3.1.3保管期限：录入本件文件的保管期限。如永久3.1简化整理方法文件条目录入规则•3.1.4归档年度：录入本件文件的归档年度，采用4位数年度的表示方法，如“2010”。3.1简化整理方法文件条目录入规则3.1.5件号：填入每件文件材料首页归档章“室编件号”处的数字一般以每份文件为1件。3.1简化整理方法文件条目录入规则•文件正本与定稿为一件（正式印件、领导签发手续、原始底稿）•正文与附件为一件（正文提及的“附件1”、“附件2”等）•本机关去文与外机关复文可各为一件（最好各为一件）•简报、会议纪要等一期一件•会议记录原则上以一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件（以本为单位时，最好是同一种类型的会议）3.1简化整理方法文件条目录入规则•原件与复制件为一件（因原件纸张或字迹不耐久，故需复制）•转发文与被转发文为一件•报表一套为一件•名册、图册等一册为一件•外机关来文与本机关复文可为一件（最好各为一件）•会议文件每份一件3.1简化整理方法文件条目录入规则3.1.6密级：根据文件的实际密级进行录入，无密级则不录入。3.1简化整理方法文件条目录入规则•3.1.7文号：填入每件文件材料的发文字号，无则不填。文号即发文字号，一般由机关代字代号、发文年份、文件顺序号三部分组成，录入时三部分内容需全部录入。3.1简化整理方法文件条目录入规则•简报、信息的期数、会议纪要（议事纪要）的期数不作文号内容，不能录入（填入）“文号”栏•发文年份不论其原始内容如何，全部改用4位年度进行录入，为便于录入和检索，年份前后的圆括号、六角括号等，统一改用方括号“[]”，如原始文号为“涪委（91）26号”，则修正录入为“[1991]”。文号内容有明显错、漏的，应结合前后文件同类文号的格式补充完整。3.1简化整理方法文件条目录入规则•3.1.8责任者：是指对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人，即文件的署名者。3.1简化整理方法文件条目录入规则•团体责任者一般以公章为准。机关、团体、企事业单位一律用全称或规范化简称，不常见的单位名称或不便简称、不宜简称的单位则使用全称，不得简称为“本部”、“本委”、“本局”等（规范的通用简称见“涪档发[2006]54号关于印发《涪陵区机关、企事业单位全称简称对照表》的通知”）。3.1简化整理方法文件条目录入规则•个人责任者形成的文件材料，如为公务活动形成的，则录入其任职单位、职务和姓名。例：本单位赵XX局长的会议发言材料，责任者则录入为“涪陵区XX局局长赵XX”。•如以个人身份形成的，则只录入其姓名。例：张XX撰写的思想汇报材料，责任者录入为“张XX”。3.1简化整理方法文件条目录入规则•联合发文的多责任者原则上全部照录，每个责任者均录入全称或规范化简称，中间用顿号隔开。当录入字数超出限制时（100汉字），则至少录入与发文字号相对应的责任者和立档单位本身（如果本单位也是责任者之一）。•如区民政局与区档案局联合制发的文件，责任者录入为“涪陵区民政局、涪陵区档案局”。3.1简化整理方法文件条目录入规则•会议文件的责任者除明确署名的外，录入为会议的组织、承办者。•会议纪要、简报、信息等文件的责任者为材料的制发单位。•合同、协议文件的责任者录入为各方签字单位。•审批表责任者为最后的审批单位。•无责任者的应考证清楚后再录入，无从考证的不录。3.1简化整理方法文件条目录入规则3.1.9题名：题名由“责任者+问题+文种”组成，原则上全部照录，包括标点、标记、字句、汉语拼音等。3.1简化整理方法文件条目录入规则•题名中涉及年度、时间的汉字数字统一改用半角阿拉伯数字。如题名过长超过字段字数限制的，则可不录入责任者部分，直接从问题部分（一般从“关于”开始）开始录入。•录入时字与字之间不得夹杂空格，关键的字与字之间不得夹杂空格。3.1简化整理方法文件条目录入规则•部分没有标题或题名不完整、含义不清,不