办公自动化基础Excel篇

1办公自动化基础·Excel篇基本操作部分2教学要求v了解Excel的特点v了解Excel的工作环境和操作方法v掌握Excel的常用操作v会使用公式和函数23内容提要v中文Excel的主要功能vExcel操作环境及常用工具v建立一个简单的报表v编辑工作表v使用公式、函数v格式化工作表4一、中文Excel功能简介v中文Excel是一个集成化的快速制表、数据库管理、数据图表化“三位一体”的软件工具包；可用于对数据进行分析、管理和制表，可为用户完成各种商业、科学和工程应用数据处理的任务。v概要地说:ØWord的首要功能是编辑处理文字ØExcel的首要任务是编辑处理表格35Excel主要功能v表格处理能同时处理256张表。每张表包含256列、65，536行。v数据库管理不仅可以建立、查询数据库信息，还可以对数据库记录进行添加、删除，及按照某种条件进行统计操作。v图表处理根据数据可自动生成十四种标准图表类型、二十种系统内部图表类型以及用户自定义图表类型。6中文Excel功能简介（续）v自动完成当需要在一列中键入相同的内容时，只要键入前几个字，Excel会自动填充余下的内容。v自动计算当想快速检查汇总时，只要选择要汇总的单元格，在状态栏中会自动显示汇总结果。47Excel基本概念v工作簿是Excel运算和存储数据的文件,是Excel的基本工作环境。每个工作簿最多包含256个工作表。工作簿中还可以包含图表和模块表。v工作表是一组行、列交叉组成的单元格的集合。每个工作表包含256列、65，536行。v单元格工作表中行、列交汇点，称为单元格。每张表共有16,777,216个单元。每个单元可存放一个数字或者字符；最大字符长度是32,000。v行号是工作表的行标识符，每一行有一个行号，其编号为：1~65，536。v列标是工作表的列标识符，每一列有一个列标，其编号为A、B、…AA、AB、…IA、IB…IV。8二、中文Excel的操作环境v标题栏v菜单栏v工具栏v编辑栏v单元格v行号v公式栏v插入点v滚动条v工作表标签v状态栏v列标Excel窗口的组成部分：59Ⅰ、Excel窗口I单元格工作表标签行号列标状态栏编辑栏公式栏“常用”工具栏“格式”工具栏滚动块、条鼠标指针10Ⅱ、菜单简介vExcel共有9个菜单，它们的功能是：v文件（F）有关文件的各种操作，包括：新建、打开|关闭、保存、打印预览、打印、发送等；v编辑（E）各种编辑操作，包括：剪切、复制、粘贴、清除、删除工作表、查找、替换、定位等；v视图（V）包括：显示状态栏、页眉和页脚、全屏显示等；v插入（I）插入单元格、行列、工作表、函数、图片等内容；v格式（O）单元格、行列、工作表、自动套用格式等；v工具（T）各种编辑工具，例如：自动更正、共享工作簿等；v数据（D）有关数据的操作；排序、分类汇总、筛选等；v窗口（W）各种窗口操作的命令；例如新建、重排、拆分；v帮助（H）提供各种联机帮助。611Ⅲ、启动Excelv//开始//程序//MicrosoftExcelv进入Excel操作窗口，缺省文件名“book1.XLS”12Ⅳ、退出Excelv//文件//退出v若编辑了表格，则显示下列对话框，供选择操作：v退出Excel713Ⅴ、活动单元格v单元格是Excel全部处理活动的承受对象，而活动单元格是当前活动的承受对象，任何操作都是施加于活动单元格的。v通过移动活动单元格，可达到对整个表格的处理。14三、建立一个简单的工作表v创建一个工作簿•执行“//开始//程序//MicrosoftExcel”，自动创建一个名为“book1.xls”的工作簿。v输入数据•在当前单元格内输入数据信息，按[Enter]键确认当前的输入；按“Ctrl+Shift”选择输入方式v移动活动的单元格•Tab向右移动一个单元格•Shift+Tab向左移动一个单元格•←→↑↓向左、右、上、下移动一个单元格•保存工作簿•执行“//文件//保存//输入文件名”815建立工作表举例（例1）v16四、编辑工作表v移动活动单元v选择范围v输入数据v编辑数据v使用公式（单元格引用）v使用函数9171、移动活动单元vExcel工作表是由单元格组成的。对工作表的操作实际上是对当前活动的单元格的操作。要想对指定的单元格进行操作，必须移动活动的单元格。活动的单元格用粗黑框表示。v移动单元格操作可用下列方式：Ø鼠标操作Ø键盘操作Ø使用菜单命令18⑴移动活动单元格（鼠标操作）v单击指定的单元即可。例如，选择“C5”为活动单元格，单击“C5”单元。v大范围内移动；先选择移动到指定的页面，再单击指定的单元。例如，要选择“A150”，先拖动“垂直滚动条”向写滚动，当出现“150”行号时，停止拖动，在单击“A150”。1019⑵移动活动单元格（键盘操作）键盘操作列表按键说明按键说明¬左移动一个单元格®右移动一个单元格­上移动一个单元格¯下移动一个单元格Ctrl+®移至当前表的右边Ctrl+¬移至当前表的左边Ctrl+­移至当前表的顶部Ctrl+¯移至当前表的底部Ctrl+Home移到表的第一个单元Ctrl+End移到表的右下角单元PgDn下移一屏PgUp上移一屏Alt+PgDn右移一屏Alt+PgUp左移一屏Ctrl+PgDn移至下一个工作表Ctrl+PgUp移至下一个工作表20⑶移动活动单元格（使用菜单命令）v使用菜单命令也可以移动活动单元格，v//编辑//定位v输入指定位置，例如“D6”，选择“确定”。11212、选择范围v移动活动单元的操作是针对一个单元的。若要对多于一个的单元进行操作，则要先选择操作范围。范围可以包括：一行、一列、一组连续的单元区域、或不连续的单元区域、甚至整个工作表。v选择范围可用鼠标方式和键盘方式。22⑴选择范围（鼠标方式）v选择一行Ø单击工作表左侧的行号v选择一列Ø单击工作表顶部的列标v选择一行（列）中的若干个连续单元Ø单击行（列）中起始单元，然后拖动鼠标向右（下）至终止单元。v选择一个矩形区域Ø单击矩形区域的左上角单元，然后拖动向右、下方移动至矩形区域的右下角。例如，选择B3到D7的矩形区域。v选择几个不连续的矩形区域Ø先选择一个矩形区域，然后按下“Ctrl”键不放，再选择其它的矩形区域。例如，选择A2：C5，D5：F8，A10：D14v选择整个工作表Ø单击工作表左上角行、列交叉的按钮。v取消选择单击选择范围之外的任何一处即可。1223⑵选择范围（键盘方式）v选择一行Ø将活动单元指向当前行，按Shift+Spacev选择一列Ø将活动单元指向当前列，按Ctrl+Shift+↓v选择一个矩形区域Ø将光标移至一个矩形区域的角单元，按Shift键不放，用↑↓←→键选择连续的区域。v选择整个工作表Ø按Ctrl+Shift+Space键24⑶在选择范围内移动光标v选择了范围后，就可以在选择的范围内移动：ØTab右移一个单元ØShift+Tab左移一个单元ØEnter下移一个单元ØShift+Enter上移一个单元1325范围选择举例（例2）v263、输入数据v进入Excel环境，就可以往工作表中输入数据了。所有键入的数据都将自动存入各单元中。当前输入的数据，存入当前的活动单元中。vExcel允许输入两种不同的基本类型：v常数和公式Ø常数包括：文本、数字及日期和时间Ø输入当前日期：Ctrl+分号Ø输入当前时间：Ctrl+冒号Ø公式对选择的数据进行各种计算，•包括Excel提供的函数计算1427⑴输入数字v下列符号被认为是数字：Ø+-.，（）%$/EeØ+、-表示正、负数Ø，分位付；例如，1,234,567Ø.表示小数点。Ø$货币符号;例如$45.67Ø/表示分数。例如，11/2表示为1.5ØE、e表示科学记数法;例如,123.456被记为0.123456E+0328输入数字注意事项v输入时,若单击“取消”按钮,则放弃当前输入的数据;v若单击“确认”按钮(按Enter),则完成本次输入操作;v若输入一个小于1的分数值时,应输入“0分数”；v否则,则将其作为日期值处理。v一般情况下，输入的数字右对齐，并按普通格式显示。取消按钮确认按钮编辑公式按钮1529⑵输入正文v如果输入的数据是以字母（汉字）打头的，则被认为是正文信息。例如，HellO、E12345、姓名等。若想输入字符串“12345”，则必须用字符串定界符将字符串括起来。v输入的正文信息自动左对齐显示。30⑶输入日期和时间vExcel规定了日期和时间数据的格式：v日期：ØXXXX-XX-XX年-月-日例如：1998-5-1ØXXXX/XX/XX年/月/日例如：1998/5/1ØX-XX月-日（年取当年的年份）ØXX-X日-月例如：20-5，显示5月20日v时间：ØXX：XX：XX时：分：秒Ø例如，9：10pm下午9点10分1631⑷输入数据举例（例3）324、编辑数据v编辑数据操作包括：Ø修改数据Ø删除数据Ø移动、拷贝数据Ø互换数据Ø填充数据1733⑴修改数据v修改单元数据，首先要选择指定的单元，然后修改其中的内容(“Excel例题.xls”中的例1)。v例如，修改D4，将770，改为870：Ø选择D4，将其变为活动单元Ø双击D4单元，用鼠标光标移动插入点至第1个“7”的前面；Ø键入“8”，删除“7”，即可。34⑵删除数据v删除操作可以针对单元或指定范围的数据。通常是选择，在执行删除操作。v删除指定单元中的数据Ø单击指定的单元，然后按“Del”或“BackSpace”键v删除指定范围内的数据Ø选择指定的范围，然后按“Del”键Ø也可以在工作表中单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令，删除选择的数据。1835⑶移动数据v将工作表中指定的数据从一处移到另一处。通常有两种方法：命令方式和拖动方式。v命令方式（利用“剪贴板”）：Ø先选择要移动的数据；举例：将A2：A4移至D7：D9Ø//编辑//剪切•先选择A2至A4Ø指定目标区域的单元•//编辑/剪切Ø//编辑//粘贴•单击D7•//编辑//粘贴v拖动方式(在“Excel例题.xls”中例1)Ø先选择要移动的数据Ø将鼠标指针移动到选择范围的边界处，这时鼠标指针变成箭头状，拖动边界至目标处释放即可。36⑷拷贝数据v拷贝操作和移动操作类似，也是要先选择，再操作。也分两种方式：命令方式和拖动方式。v命令方式Ø先选择要移动的数据Ø//编辑//拷贝Ø单击目标区域的起始单元Ø//编辑//粘贴v拖动方式Ø先选择要移动的数据Ø将鼠标指针移动到选择范围的边界处Ø按下“Ctrl”键不放，同时拖动鼠标至目标处释放即可。1937⑸互换数据v在Excel下，可以很方便地实现数据互换；即把工作表中的行、列互换。操作步骤为：Ø选择全部工作表Ø//编辑//复制（选择的范围呈虚线框）Ø指定数据互换后要存入的第1个单元Ø//编辑//选择性粘贴//转置//确定Ø双击选择的区域即可v例如，将“销售报表”的行、列数据互换v（“Excel例题.xls”中的例6）38⑹填充数据v在制作表格时，经常会遇到前后相关的数据。例如年度财务报表中的月份，使用填充功能，则使得输入过程简单、轻松。v自动填充功能适合于下列情况：Ø所有数据是一致的；Ø数据是数字的、且相互之差是一个常数。例如5、10、15…等;Ø数据是日期的、且相互之间间隔是相同的；Ø数据是字符串、且具有相同的关系；例如，第1章、第2章等等。2039填充数据举例一v第一种情况：填充数字，例如5、10、15、…。Ø先在第1个单元中输入5，第2个单元中输入10；Ø选择这两个单元，被选择范围的右下角有一个填充柄；Ø将鼠标移至填充柄处，这时光标变为十字形，拖动十字光标至指定单元释放即可。填充柄40填充数据举例二v第二种情况：填充日期数据；例如，1月1日、1月2日、…、1月10日。Ø先在第1个单元中输入“1月1日”，第2个单元中输入“1月2日”；Ø选择这两个单元Ø将光标移至填充柄处，拖动十字光标至终止单元止释放即可2141填充数据举例三v第三种情况：填充文字数据；例如，第1章、第2章、…、第10章。Ø分别在第1、第2单元输入“第1章”