办公自动化实训教程之Excel部分

办公自动化实训教程第二部分Excel办公自动化实训教程第二部分ExcelExcel2003是Microsoft公司推出的Windows平台下最流行的电子表格软件，它提供了强大的数据处理功能，是MicrosoftOffice2003办公套装软件的一个重要组成部分。Excel2003集数据表格、图表和数据库三大基本功能于一身，具有强大的数据管理、统计与分析功能，被广泛应用于教育、科研、财务、和经济等各个领域，特别是需要处理大量数据的报表工作中。办公自动化实训教程第二部分Excel第7章制作客户信息表——基本操作第8章制作个人明细表——数据计算第9章外币资金月报表第10章制作销售统计表——分析统计办公自动化实训教程第7章制作培训通知案例的制作展示了一个完整电子表格制作过程，从开始新建Excel文档，到在单元格中录入数据，进行格式化操作，对工作表进行页面设置，重命名工作表，及最后的保存及打印工作簿。返回目录第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点：熟悉Excel2003的基本功能掌握表格的格式设置掌握图片等图形对象的插入掌握工作表的基本操作了解工作表的打印返回目录第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：熟悉Excel2003的基本功能建立文档①双击桌面Excel图标，或从开始菜单启动Excel②启动后，默认打开一空白Excel文档。也可以单击“常用”工具栏中【新建空白文档】按钮进行创建。保存文档单击“常用”工具栏中【保存】按钮输入数据手工输入，可输入中、英文文本、数字、公式等使用自动填充功能快速复制或填充有序数据返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：格式的设置单元格字体、对齐方式、数字格式、边框和底纹等设置单击菜单栏的【格式】【单元格】命令通过“格式”工具栏进行设置返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：格式的设置数字格式设置数字格式可改变单元格中数据的显示格式。常见的数字格式有常规、数值、货币、日期、时间、百分比、文本和自定义等。调整工作表行高列宽鼠标操作—拖动列标右边界调整列宽；双击列标右边界“最适合的宽度”单击菜单栏的【格式】【行】或【列】命令返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：插入图片单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令Excel中，可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选图形等图形对象，与Word不同的是，插入的图形总是浮于文字上方。返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：工作表的操作增加、删除、命名工作表①在工作表标签区中单击选择工作表标签②单击右键，在快捷菜单上选择【插入】/【删除表】/【重命名】命令冻结窗格单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格】隐藏工作表中的网格线①单击菜单栏中的【工具】【选项】命令，打开的【选项】对话框②选择【视图】选项卡，在“窗口选项”中取消“网格线”的勾选返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：打印工作表页面设置设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等页眉/页脚的设置①单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的【页面设置】对话框。②选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页眉/页脚】按钮，打开【页眉/页脚】对话框返回知识点第7章制作客户信息表办公自动化实训教程案例知识点讲解：页面设置设置标题行—使得每页顶端或左端都出现标题①在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡②在“顶端标题行”或“左端标题列”选项框中选择设置标题行或列返回知识点第7章制作客户信息表打印预览打印工作表办公自动化实训教程第8章制作个人收支明细表案例中一些基本的原始数据外，其他的各项统计项都是通过Excel提供的公式和函数自动计算完成的。同时通过有效性及保护来尽量避免在输入数据时的误操作。返回目录第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点：公式和函数验证数据有效性设置条件格式保护工作表复制工作表返回目录第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点讲解：公式和函数插入函数①选择结果单元格，单击菜单栏中的【插入】【函数】命令②打开的【插入函数】对话框，选择应用函数③打开【函数参数】对话框，设置函数各计算参数返回知识点第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点讲解：公式和函数输入公式①选择结果单元格②输入等号“=”，③输入运算公式，按回车键确认。Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本一致。它总是以“=”开始，可以使用+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、^（乘幂）、()（小括号）、（大于号）、（小于号）、=（等于号）、=（大于等于号）和&（连字符）等运算符。公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制返回知识点第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点讲解：单元格引用引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位置。相对引用如：A2绝对引用如：$A$2混合引用如：$A2或A$2相对引用与绝对引用的区别：当复制公式时，相对引用会根据其发生改变，而绝对引用不会。在公式中输入单元格引用，可直接选择该单元格或区域，支持Ctrl键和Shift键。返回知识点第8章制作个人收支明细表引用运算符含义示例说明:（冒号）区域运算，两个引用间的连续单元格区域SUM(A2:B3)A2～B3四个单元格的和,（逗号）联合运算，多个引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三个单元格的和（空格）交叉运算，同属于两个引用的单元格SUM(A2:B3B2:B4)B2,B3二个单元格的和办公自动化实训教程案例知识点讲解：验证数据有效性通过给单元格设置“数据有效性”，来限制单元格数据的输入，从而避免输入数据时误操作。①选定设置“数据有效性”的单元格区域②单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令，打开的【数据有效性】对话框。③选择【设置】选项卡，设置“有效性的条件”④选择【出错警告】选项卡，设置“输入无效信息时显示出错警告”返回知识点第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点讲解：设置条件格式通过条件格式，可将满足特定条件的单元格以指定的格式显示，从而达到突出重要数据的目的。①选定设置“条件格式”的单元格区域②单击菜单栏中的【格式】【条件格式】命令，打开的【条件格式】对话框③在“条件？”中设置满足条件④单击【格式】按钮，在打开的【单元格格式】对话框中设置满足条件后的格式⑤还可以单击【添加】按钮，添加新的条件格式返回知识点第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点讲解：保护工作表保护工作表的作用为保护工作表中的锁定单元格（默认），使得这些单元格不能被编辑修改。①选定所有不需保护的单元格区域②单击菜单栏中的【格式】【单元格】命令，打开的【单元格】对话框。③选择【保护】选项卡，单击取消“锁定”选项。④单击菜单栏中的【工具】【保护】【保护工作表】命令，打开的【保护工作表】对话框。⑤选择“保护工作表及锁定的单元格内容”选项，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入工作表的保护密码，并设置保护后可执行的操作。返回知识点第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程案例知识点讲解：复制工作表①在工作表标签区中，选中工作表标签。②单击右键，在快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框中③在“工作簿”选项中选择目标工作簿④选择“建立副本”（如不选择则为移动），单击【确定】按钮。返回知识点第8章制作个人收支明细表办公自动化实训教程第9章外币资金月报表实例中通过【新建Web查询】功能，从网页中获取数据，并实现自动刷新，从而减少了原始数据的录入，提高了数据的有效利用。返回目录第9章外币资金月报表办公自动化实训教程案例知识点：导入外部数据单元格引用（加强）隐藏行、列和工作表制作图表返回目录第9章外币资金月报表办公自动化实训教程案例知识点讲解：导入外部数据导入数据从数据库或文本文件等外部文件中获取数据①单击菜单栏中的【数据】【导入外部数据】【导入数据】命令，打开的【选取数据源】对话框。②选取外部数据源文件③根据导入向导设置导入选贡返回知识点第9章外币资金月报表办公自动化实训教程案例知识点讲解：导入外部数据新建Web查询从网页中获取数据①单击菜单栏中的【数据】【导入外部数据】【新建Web查询】命令，打开的【新建Web查询】对话框。②在浏览窗中选择要导入的数据区域③单击对话框右上角的“选项”按钮，打开【Web查询选项】对话框，设置查询选项。返回知识点第9章外币资金月报表办公自动化实训教程案例知识点讲解：单元格引用（加强）引用当前表：单元格引用引用不同表：工作表名称!单元格引用引用不同工作簿：[工作簿文件名称]工作表名称!单元格引用返回知识点第9章外币资金月报表隐藏行、列和工作表隐藏行或列选定要隐藏的列，单击菜单栏中的【格式】【列】【隐藏】命令要显示隐藏列，首先选定整个工作表，单击菜单栏中的【格式】【列】【取消隐藏】命令隐藏工作表单击菜单栏中的【格式】【工作表】【隐藏】命令要显示隐藏工作表，单击菜单栏中的【格式】【工作表】【取消隐藏】命令办公自动化实训教程案例知识点讲解：制作图表创建图表①首先选定建立图表的数据源单元格区域②单击菜单栏中的【插入】【图表】命令，或单击“常用”工具栏上的【图表向导】按钮。打开的【图表向导】对话框。③根据向导依次设置图表类型、源数据区域、选项、位置等返回知识点第9章外币资金月报表办公自动化实训教程案例知识点讲解：图表编辑修饰图表创建后，可通过菜单栏中的【图表】菜单对图表类型、源数据、选项、位置等进行编辑图表是由图表区、绘图区、系列、图表标题等一系列图形对象组成的。可分别对这些对象在外形、色彩、大小和位置等方面进行格式化设置。返回知识点第9章外币资金月报表办公自动化实训教程第10章销售统计分析Excel中除了可以通过公式和函数对数据进行计算外，还提供了许多分析统计数据的功能，如排序、筛选、分类汇总和数据透视表等，从而为我们的决策提供依据。返回目录第10章销售统计分析办公自动化实训教程案例知识点：数据清单排序筛选分类汇总数据透视表和数据透视图返回目录第10章销售统计分析办公自动化实训教程案例知识点讲解：数据清单数据清单（也称数据列表），指包含系列相关数据的标准二维表格，其中每行是一个完整的信息，而同列的数据项应具有的相同数据类型。记录单可对数据清单进行浏览、修改、输入、删除、和查找等管理操作单击菜单栏中的【数据】【记录单】命令，打开【记录单】对话框返回知识点第10章销售统计分析办公自动化实训教程案例知识点讲解：排序①首先选定数据清单中任一单元格（如果要排序的是部分数据清单或非标准数据清单，则要选择要排序的完整数据区域。）②单击菜单栏中的【数据】【排序】命令，打开【排序】对话框③依次设置排序字段及方式。简单的排序可直接选定关键字所在列的任一单元格，然后单击“常用”工具栏上的【升序排序】按钮或【降序排序】按钮完成排序。返回知识点第10章销售统计分析办公自动化实训教程案例知识点讲解：筛选自动筛选一般适用于简单条件的筛选，允许叠加。①首先选定数据清单中任一单元格。②单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令③单击列标题右侧的自动筛选下拉箭头，从下拉列表中选择自动筛选状态下，再单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令，可撤消筛选返回知识点第10章销售统计分析办公自动化实训教程案例知识点讲解：筛选高级筛选可任意组合筛选条件，适用于复杂的条件筛选①首先在工作表中空白处输入筛选条件②选定数据清单中任一单元格，单击菜单栏中的【数据】【筛选】【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框③依次选择设置列表区域、条件区域和筛选结果位置提示：筛选条件中，不同行间的条件是“或”的关系，同一行中不同列的条件是“与”的关系