数字档案管理系统手册

系统概述档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定，在对档案的处理速度和精度方面，远远不及网络版的档案管理软件，无法满足日益增长的档案管理需求。《数字档案馆管理系统》是济南国子数码科技有限公司自主开发的网络版的档案管理软件，该软件的设计遵循国家档案局（馆）的相关规范、标准，操作简单、性能稳定、数据安全性高，极大提高了数字档案馆的建设速度。公司介绍济南国子数码科技有限公司，独立软件开发商，已通过软件企业认定、软件产品认定、CMMIL3软件开发成熟度认证、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证。公司以各类管理软件研发和软件系统集成为主营业务。解决方案国子数字档案馆管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速的多媒体信息存取服务，有效提高档案部门信息化工作。国子数字档案馆管理系统是以分布式的海量数据支撑，基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库，结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系，使档案工作提高到全新的管理模式，为用户带来显著的管理效益。国子数字档案馆管理系统的开发和建设将按照数字档案管理的相关标准，规范和制定系统的业务流程，并按照此业务流程和制度进行数字档案分类、编目、立卷、编号，制定数据标准和管理办法；按照制定数据标准和管理办法，应用当前国际上成熟稳定的软件系统架构，进行软件系统设计、数据接口标准设计与开发，系统集成、调试、数据迁移；建立一站式窗口，实现一站式电子档案查询、检索、借阅服务；建立与其他相关系统的数据共享，数据交换，数据采集服务。主要功能1.1档案著录档案著录分为自动收集、接口录入和扫描上传。自动收集，能够在系统中公文流转过程（发文、收文、分类管理）中，自动完成。接口录入，支持其他业务系统通过接口导入档案信息进行著录。扫描上传，可以将纸质档案扫描后录入系统，进行数字化处理。1.2档案归档由档案管理员对提交的档案进行审核操作，审核不通过的打回档案著录处修正后重新提交；审核通过的由相关人员对档案进行入库操作。1.3档案信息调整在档案生命周期中，某些信息如档案名称、存放位置、密级、保管期限、档案编号可能会发生变动。用户可以通过此功能来对这些档案信息进行调整管理。1.4档案借阅管理借阅管理不但能够对电子档案借阅进行管理，而且能够对实体档案借阅进行管理，包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。1.5原件管理原先档案管理人员的工作内容是以档案实体的收集（征集）、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节为主，主要凭借手工处理，程序繁琐易出错，检索和编研无法顺利完成，不能满足新形势下的档案管理需求。而系统中提供的原件管理，借助于现在先进的信息技术，对原件内容进行上传、下载、在线预览等操作，在保证原件安全的基础之上，提高对原件的利用及管理，方便用户对原件的查找与使用。1.6库房管理此功能是将实体的库房形象化，便于用户对库房的管理与操作，更加有效地管理库房，便于日后库房的维护。1.7档案鉴定和销毁档案将要达到保管期限时，用户可以借助系统对档案进行鉴定。鉴定结果会生成档案销毁清册。档案销毁清册生成后，移交上级领导审批，批准销毁的档案会由档案管理人员销毁实体档案，也会在“档案管理”中销毁电子档案。销毁记录将自动保存在系统中。1.8档案移交管理档案将要达到保管期限时，用户可以借助系统对档案进行鉴定。鉴定结果会生成档案销毁清册。档案销毁清册生成后，移交上级领导审批，批准销毁的档案会由档案管理人员销毁实体档案，也会在“档案管理”中销毁电子档案。销毁记录将自动保存在系统中。1.9档案开发利用档案开发利用功能分为档案检索、档案浏览和借阅管理。检索出的档案信息，有权限的用户可以直接在线浏览，无权限的用户可以对档案发出借阅申请，相关人员审核后，可对借阅的档案进行浏览。用户可以根据自身需求，将馆藏的静态信息通过查找、筛选、加工和编辑等手段变为动态信息，充分发掘档案的信息价值和知识价值，为进一步的档案信息公开做好充分的准备。1.10档案统计分析统计分析分为档案利用率、年鉴、档案工作基本情况统计年报、报表管理。借助档案统计分析，用户可以了解到馆藏档案的利用情况，可以借此来衡量档案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的档案管理情况，可以了解到档案管理人员的工作内容。1.11档案编研用户可以在研究档案内容的基础上，在系统中编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著，完成档案编研工作。用户可以根据自身情况，在系统中组建专题库，对入库档案进行登记、归类和整理。1.12数字化处理系统连接扫描仪，将扫描后的各种格式的图片文件经过OCR等技术进行智能加工处理后，导入到档案管理系统中，处理完成的图片符合国家档案主管部门规定的视图效果。同时系统支持文档（包括领导签字）、视频、音频等不同格式档案的录入与储存，将会极大丰富数字档案馆管理的内容。1.13OA系统接口系统支持OA系统的档案类文件通过接口，归档到档案管理系统中，实现OA系统数据的共享共用。