现行项目管理体系评估

新世纪挑战下的突破性业务发展方正奥德中长期发展战略和项目管理第一阶段工作报告：现行项目管理体系评估2000年4月18日北京1A.T.Kearney/Founder/PM项目进展回顾项目管理的现状评估和差距分析项目管理改进的重点和方向下一阶段的工作附录：•A.项目管理中存在的主要问题•B.现行项目管理流程概览•C.工作模板今天的主要议题和目标•听取奥德管理层对第一阶段工作汇报的意见和建议•讨论确定第二阶段设计工作的方向和重点•项目管理设计小组动员，确定在新体系设计中的分工和工作日程会议目标：2A.T.Kearney/Founder/PM项目进展回顾3A.T.Kearney/Founder/PM方正奥德必须加强项目管理，以适应新的市场环境的要求财务目标：—有效的预算方法和成本控制时间目标：—合理的进程和时序安排—项目进程按时完成质量目标：—项目达到或超过客户的质量要求人力资源目标：—人力资源的有效利用—管理、技术人才的培养—员工的个人职业发展目标业务发展目标：—知识资本的积累—新产品/服务的开发—新的业务机会方正奥德面临的挑战项目管理的目标开源（通过项目管理提高客户满意度，增加业务收入）客户对项目的服务和质量的要求越来越高国外竞争者进入中国，引入一流的服务随着竞争的加剧，国内竞争对手在不断改进服务仅靠一流的销售在竞争中已无法取胜节流（通过项目管理降低成本）利润率不断降低，粗放性经营已无法适应对优秀人才的竞争使项目成本不断增加项目进展回顾4A.T.Kearney/Founder/PM目前，项目管理小组已经完成第一阶段的工作，项目管理优化优化的工作已进入第四周公共假日公司活动中期报告1中期报告2最终报告项目开始星期主要任务•第一阶段：分析市场发展对公司的挑战—了解系统集成市场的发展状况—了解公司的经营目标—分析市场发展对公司的关键性挑战•第二阶段：评估现行项目管理体系—了解公司现行的项目管理体系—分析公司文化和价值观对改进的阻碍—评估现行项目管理体系的绩效水平—比较分析与主要竞争者之间的优劣势—比较分析与行业最佳表现之间的差距•第三阶段：重新设计项目管理体系—明确公司对新管理体系的具体要求—建立标准化、系统化的新体系—分析新体系实施的可行性•第四阶段：试点运行及完善新管理体系—选定实施新体系的试点项目—培训、指导试点项目组及相关人员—监控新体系的实施效果—总结分析新体系的实施效果—编写项目管理手册4/1-4/74/8-4/144/15-4/214/22-4/284/29-5/55/6-5/125/13-5/195/20-5/265/27-6/26/3-6/96/10-6/163/25-3/311234567891011126/17-6/2313今天项目进展回顾5A.T.Kearney/Founder/PM1.1现行项目管理体系评估1.3新管理体系试点运行及完善1.2项目管理体系重新设计目前完成的工作基本上和我们的计划相符主要工作预期成果选定实施新体系的试点项目培训、指导试点项目组及相关人员监控新体系的实施效果总结分析新体系的实施效果编写项目管理手册分析市场发展对公司的挑战了解公司现行的项目管理体系评估现行项目管理体系的绩效水平比较分析与主要竞争者之间的优劣势比较分析与行业最佳表现之间的差距分析公司文化和价值观对改进的阻碍明确对新管理体系的具体要求建立标准化、系统化的新体系分析新体系实施的可行性对方正奥德项目管理现状的深入分析方正奥德与主要竞争对手及行业最佳表现的对比分析对项目管理体系改进目标和改进方向的初步确定实施新体系的试点项目报告—实施效果分析—改进意见修正确定的项目管理体系方案项目管理手册对新管理体系的明确要求标准化、系统化的新的项目管理体系方案对成功实施新体系的主要成功因素的分析标准化、系统化和高效率的项目管理体系目前已完成的工作项目进展回顾3/264/185/186/236A.T.Kearney/Founder/PM项目管理的现状评估和差距分析7A.T.Kearney/Founder/PM方正奥德在项目管理中的主要问题是缺乏系统的项目管理体系和具体实施的标准项目目标和范围难以确定对项目的盈利能力估计不足项目的范围经常发生变动项目的工期经常被延长客户对项目的实施质量不很满意不清楚每个项目盈亏状况项目实施水平参差不齐，因项目经理而异项目成员的积极性、主动性不高，素质提升不明显跨部门项目小组的沟通不够畅通，较难协调项目经验对项目管理支持的力度不显著物流控制不力，给项目造成不必要的损失对客户的要求反应不及时，不准确主要问题现象缺乏完善的售前客户沟通，不能明确确定客户的需求缺乏详细的客户需求说明书以及客户对需求说明的确认缺乏根据成本预算制定项目报价的制度缺乏有效规范的系统分析缺乏系统的客户反馈和跟踪的机制缺乏以项目为单位的成本管理缺乏有效的项目质量控制和评估的体系缺乏有效的项目进度控制体系缺乏明确的项目管理职责规范缺乏规范统一的项目成果评估体系缺乏规范统一的项目成员绩效评价体系缺乏员工培养和激励的机制缺乏高素质的项目经理队伍缺乏系统有效的知识积累和共享的机制缺乏整合的物流管理支持缺乏有效的项目售后管理和客户管理售前计划和资源管理项目实施管理项目组织、人员和管控项目支持工作项目管理的现状评估和差距分析8A.T.Kearney/Founder/PM导致的直接结果是项目延期，资源浪费和较低的客户满意度项目按时完工率客户满意度“严格地按照计划来讲，我们没有一个项目是按时完成的。”——某部门主管“延期的原因很多，比方说客户需求的变化，物流跟不上，项目经理水平低，人员调配不及时等等。”——某部门主管有些项目严重延期，半年的项目变成了2年的项目，而且也没有因此增加项目经费…——某项目经理“让客户满意的项目，我个人觉得没有几个。大多数项目结果是客户不满意的。”——某项目经理“奥德可能公司太大了，对我们这个项目不急。”——某客户IT部门主管“奥德在项目总体控制方面做得不好，内部协调不够，这也是导致效率降低、项目拖延的原因之一。”——某客户IT部门主管项目管理的现状评估和差距分析9A.T.Kearney/Founder/PM起始日期明确，中间阶段没有细节规定项目组得到资源分配，但未实现资源组合利用与项目管理的最佳表现相比，方正奥德目前还处在初级阶段评价内容资源分配资源利用不充分，项目没有足够的资源按时完成资源按照项目的优先级分配公司范围的整体资源最佳配置并适时调整项目范围管理项目过程中没有规范的方法明晰和控制项目范围应用系统的方法界定项目范围，对项目范围的控制能力成为项目成功的基础应用成熟有效的方法界定项目范围；清晰、详细的项目范围将风险降低到最低限度对项目范围进行的界定和控制的方法不够系统和成熟；使用了控制里程碑的方法跟踪系统没有系统跟踪项目进展和结果项目的跟踪依赖项目组的定期报告，具有一定的滞后性项目进展和项目结果得到系统的预测和跟踪；重视客户满意度跟踪系统监控了项目资源的最佳利用和客户满意度的不断提升项目管理的发展阶段阶段1:随机/没有规范阶段2:控制阶段3:功能卓越阶段4:整合而有组织知识资本没有建立系统进行主动的积累，知识共享具有随机性鼓励知识资本的总结和共享，但缺乏有效的方法和系统系统化的知识资本的积累和共享推动公司竞争能力的提高严整高效的知识资本系统成为公司的核心竞争力之一工作计划项目确定了若干里程碑项目的各个过程都建立了明确的关键路径整合的关键路径明确了过程和项目组的交叉，协调了项目的详细的工作计划职责划分职责划分不明确，存在重叠和/或空档工作任务明确定义，但工作目标不明确职责和工作成果清晰规定；共担的责任得到确认职责规定定期检审，所有项目成员明确工作责任和目标变化管理在项目管理过程中几乎没有或没有变化管理的专门技能在项目管理过程中具有一定的变化管理的专门技能在项目管理过程中具有较强的变化管理的专门技能，项目经理受过正规的培训公司整个组织内具备广泛的技能和专长来支持对于变化的控制和管理项目领导能力项目经理领导能力低，难以得到信赖项目经理具有一定的领导能力项目经理管理能力扎实稳健项目经理领导能力出众，是最好的、最具智慧的指导、方向和控制高级管理层的总体控制不充分；项目组缺乏统一的方向建立了项目指导委员会；项目或许有良好的启动部分，但阶段性总结不充分较强的项目总控结构，但与公司现行的管理结构未经整合；建立了阶段性总结项目进展的制度项目总控与公司管理结构协调一致；有力的项目计划和指导机制，并通过每周的项目进程总结付诸实施来源：科尔尼公司分析方正奥德目前的位置项目管理的现状评估和差距分析10A.T.Kearney/Founder/PM项目管理体系优化的重点和方向11A.T.Kearney/Founder/PM通过对各个问题的重要性、紧迫性和实施难度的综合分析，我们将确定待解决问题的优先级重要和紧迫程度实施的难度1.缺乏完善的售前客户沟通管理和流程设计，不能明确确定客户需求2.缺乏详细的需求说明书和系统分析3.缺乏系统的项目实施中客户反馈和跟踪机制4.缺乏明确的项目管理职责规范5.缺乏合适的项目经理队伍6.缺乏系统规范的知识积累和共享的机制7.缺乏以项目为单位的成本管理8.缺乏员工培养和激励的机制9.缺乏统一的物流管理制度10.缺乏有效的项目质量控制和评价制度11.缺乏有效的项目成果评估体系12.缺乏有效的项目售后管理需要解决的主要问题高中低低高中项目管理体系优化的重点和方向待解决问题优先级分析问题6问题2问题3问题4问题5问题1问题7问题8问题9问题10问题11问题12示意12A.T.Kearney/Founder/PM在进行项目管理优化设计时，观念的转变将是改进项目管理的基础和出发点以人为本的管理观念，依赖管理人员的经验和主观判断为员工创造自由发展的空间，任其自由发展增长是奥德的第一要务，奥德的问题都应当在公司业务的高速发展中解决以制度为本的管理观念为员工建立个人职业发展计划并为其实现创造条件奥德追求的增长应当是创造价值的增长管理观念的转变从到项目管理体系优化的重点和方向13A.T.Kearney/Founder/PM下一步的设计将从下面这些模块出发项目管理体系项目知识管理项目范围管理项目进度管理项目成本管理项目质量管理项目人力资源管理项目风险管理项目评估管理项目沟通管理•知识管理范围定义•知识积累制度设计•知识共享机制设计•项目范围管理流程•需求说明编写规范•范围管理职责定义•项目范围变化控制•项目系统分析•项目活动定义•工作进度设计•工作进度控制•项目成本基准制定•项目成本预算方法•项目成本控制方法•项目质量计划•项目质量保证•项目质量控制•项目组织设计•岗位职责定义•项目人员选拔制度•员工职业发展计划•绩效评估制度设计•内部沟通体系设计•项目沟通计划•项目绩效汇报•项目风险辨别•风险类型定义•风险反馈设计•风险反馈控制•项目评估标准设计•项目评估体系设计•项目奖惩制度设计项目管理体系优化的重点和方向项目物流管理•物流管理流程设计•采购合同管理设计•物流跟踪机制设计14A.T.Kearney/Founder/PM最终的项目管理体系将对上述解决模块进行整合，提交完整的方案确保项目的严格规划实现资源的最佳配置项目范围管理项目成本预算和控制人力资源利用项目计划与资源管理项目实施管理项目组织、人员和管控项目支持目标：关键议题：确保项目按时按预算高质量完成实现客户满意度提升项目进度管理项目质量管理项目沟通管理充分激发员工的主动性和积极性实现员工素质与公司效益的提升岗位职责定义绩效评估和激励制度个人职业发展计划确保公司对项目组从知识、物流等各方面的有力支持知识积累和共享机制物流管理售后管理•优化的项目管理体系项目管理体系优化的重点和方向15A.T.Kearney/Founder/PM在具体的方案设计过程中，将充分借鉴国内外优秀的项目管理模