会务工作流程（PPT30页)

会务工作流程一、会前准备工作*1、确定会议主题与议题*2、确定会议名称*3、确定会议规模（大型、中型、小型）*4、确定会议时间、会期•会议的最佳时间，要考虑主要的领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。•5、确定会议所需用品和设备•包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、投影、音像设备等。（如租用外部会议室，则由场地工作人员准备，但秘书应提前到现场检查落实）•6、确定与会人员名单•7、确定会议地点•应考虑交通是否便利、会场与会议规模相适应、是否有良好的设备、避免外界噪音干扰、环境是否整洁、是否有停车场、场地租借成本是否合理。•--预定会议室的程序：•确认召开时间和人数，确认所需会议室类型—申请使用会议室—确认会议室是否已预留—落实会议所需用品—预先调试设备*8、安排会议议程与日程•会议议程：对会议中所要解决问题的概略安排。•会议日程：会议在一定时间内的具体安排。•9、制作、发送会议通知•注意把会议有关的事项一次性交代清楚。•选择恰当的方式发送会议通知：书面、口头•确认会议通知是否送达。•10、制作会议证件•会议证件内容应包括：会议名称、与会者姓名、所在单位、职务、证件号码等。若重要会议，证件上必须贴上本人照片、加盖公章。•11、准备会议文件资料•12、安排食住行•（1）会议的餐厅和住宿应尽量选择离会场较近的地方。•（2）预定会议住宿•确认到会人员数量—选择住宿地点（应综合考虑价格、地理位置、安全性、环境、设施等）--确认预定•（3）其他注意事项：会议住宿的房间安排•（参照《培训教程》p23）•13、制定会议预算方案•文件资料费、通讯费、会议设备和用品费、会场租用费、食宿费、交通费等。•14、布置会场•15、检查•A.文件材料的准备情况•B.现场落实会场的布置情况会中服务工作•（1）接站的准备内容：《培训教程》p25•（2）接站的车辆安排：《培训教程》p251、完成接站工作2、完成会议签到和引导工作•—门前迎接（引领与会者到签到处）•—会议签到和引导（核实与会者身份、发放会议证件和文件，把重要来宾引领到会场）•—耐心解答与会人员的询问。•—安排合影（主人居中，主人右侧为上，引导参会者按照其身份按一定顺序排列）•—引领会议领导进入会场签到的方式•在签到表上签名。（签到表应事前制作，其内容应包括姓名、单位、职务、到会时间、签名栏）•小型会议或公司内部会议，秘书可自行在名单上批划。•有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。•注意：秘书应根据签到名单及时统计到会人数，发现未到会的及时电话联系。3、做好借用物品和代保管物品的登记工作•P33事例分析4、做好会议记录•格式：•1、记录头：会议时间、会议地点、会议主席（主持）；会议出席、列席、和缺席情况；会议记录人、会议主要议题•2、记录主体：与会者的发言（重要领导、嘉宾发言需详细记录）、议定事项。要求准确、完整、简洁、明确。•3、记录尾部：散会时，主持人、记录人签字。会议记录模板会议记录的重点•1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。•2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。•3、权威人士和代表人士的言论。•4、会议开始时代表人士的讲话和结束前的总结性言论。•5、会议中已通过的决议和未通过的决议。•6、对会议产生较大影响的其他言论和活动。会议记录的方法•1、重点记录主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下。其他内容简要记录。•2、漏记内容先做记号，会后对照录音修改，或会后请发言者重复。•3、与会者提的意见、建议，要记人名。•4、如发现错漏，应及时修改。案例分析•华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她事先对情况估计不足，当许多记者向她所要宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求；协会领导想她询问各大媒体对会议情况的报道情况时，她也没有做好简报收集、留起各种资料，无法为领导提供适用的信息。一、返程工作•1、提早登记与会人员返程所需票据，并及时分发。•2、合理调配车辆•3、结算与会人员的会议支出，不符合财务管理制度的开支项目可以拒付。•4、及时归还代保管物品，提醒与会人员及时归还借用物品•5、妥善安排暂留人员•6、需要时可召开欢送会，尤其对重要宾客。二、清退会议文件•1、会议文件清退的程序（1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出清退文件资料建议。（2）待主席团或主持人批准后，下发收退文件资料目录，并做好必要的解释工作。（3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失应查明原因，及时向领导汇报。•文件清退的方法：1、小型会议•由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员将文件放在桌上，由秘书统一收集。•由秘书在会议室门口收集•由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。2、大中型会议•提前发出文件资料清退目录，先由与会人员个人清理，再统一交给大会秘书处。•对会议工作人员，下发收集目录，限时交退。清退文件时应注意•1、统计并印刷好清退文件资料的目录。•2、分清清退文件和不清退文件的资料范围。（P35）•3、避免只要求部分与会人员退回文件资料的造成误会。•4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交接双方清点无误并签字后留存。•5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上送到指定地点销毁。三、整理会场、会议室•1、清点、检查物品•2、归还会议所借物品•3、揭去会场标示物、拿走指示牌•4、如有与会者遗留物品，应代为保管•5、与会议室（会场）管理人员交接四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经验和教训（复习指导P115操作题第二小题）•=4TeytV8KDlBqAJ9-32BwyWP2blAiHqhsXdzpQg9sUP8yWxwxmVwkk723gRpiYj4PpvvewXYZK-G1UBFfmTfsg-xTcrDlDxA53ZduC9xH-hK