会务接待流程

会务接待流程一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组1.会务组组长：总体负责。2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。备注：任务分解后形成《会务接待方案》。（二）明确会议概况1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）注：日程安排形成会务指南。（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。（三）下发会议通知、登记代表名单1.责任人：文秘材料小组。2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排（4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。（四）选定会议地点1.责任人：后勤保障小组。2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）（4）交通（便利与否）（5）当期有无接待能力3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣（2）根据会议预算在财务借款（五）准备会议材料、用品1.责任人：两组分工协作。2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：（1）会议代表名单（附房间号）（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：（1）会场条幅（或现场LED显示器）（2）会议代表证（3）与会领导桌签（4）文件袋、笔记本、笔（5）录音笔、照相机、摄像机（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）（8）药箱（备常用药品）（9）现场安全帽的准备（六）餐饮安排1.责任人：后勤保障小组。2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：（1）吃饭人数（2）包间预定（3）烟、酒水准备（4）饭后车辆安排（七）会场安排1.责任人：后勤保障小组。2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：会议室领导临时休息室各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪（八）文体活动安排会后去周边旅游景点应按实际时间安排。（九）房间安排1.责任人：后勤保障小组。2.责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：房间内水果、烟、矿泉水摆放。三、会中服务（一）接站（二）签到1.在正式报到前日，应完成以下工作：（1）将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆（2）统一领取代表房间钥匙（3）花卉、水果等分发到各房间2.签到工作包括以下环节：（1）在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）（2）在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到（3）确认返程日期及订票四、会后收尾（一）退房、送站（二）纪念品的发放