会务流程管理

会务流程管理一、会前准备（一）会议计划和成本预算1．会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。（1）会议议题:运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会（2）会议名称：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会（3）出席对象：院、系领导，离退休代表、学生代表（4）主持人：赵小狮2.会议成本预算（1）会场装饰费400元，租用花卉礼仪300元；（2）设备费200元（3）文件资料费，即制作筹备400元，宣传会议以及完成会议议程所必需的各类文件的费用及相应的文具费150元（4）人工费，即会场布置者、礼仪生的报酬600元（5）茶水费800元（6）奖品费用2000元（7）餐费3000元。总计：7850元3.会议时间：2011年10月11日4.会议地点：运城学院（老校区）2号楼大礼堂（二）文件准备1.开幕词开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：（1）对来宾和与会人员表示欢迎；（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍；（3）预祝会议成功。2．工作报告工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。3.发言稿这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，一般不宜太长。4.其他会议文书除了文件之外，秘书还应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性额文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单等等。（三）会场准备对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。1.会场布置会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求以外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。本次会议在礼堂前方安排主席台。主席台为长方形桌，上铺黑色桌布。2.主席台席位第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依此类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。3.会场设施会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。本次会议采取中型会议模式。（四）会议议程、程序的拟定1.运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会议程时间：2010年10月11日（1）主持人宣布：请参加大会的院领导、系领导、离退休老年同志其他与会者入座（2）奏国歌（3）院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。（4）与会代表发表讲话（离退休代表、各系代表、学生代表、院党委副书记、院长姚纪欢，院党委副书记赵小狮）（5）主持人宣布：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会结束。2.日程表时间活动名称内容地点参加对象主持人10月11日上午8：00-12：00举行会议各与会人员召开会议老校区大礼堂各与会人员赵小狮10月11日中午12：00-14：00就餐就餐老校区小餐厅各与会人员赵小狮（五）会议通知的发送此次会议的通知方式主要有以下几种：1、通知书送达会议通知xxx老师：兹定于2010年10月11日上午8：00——12：00在老校区大礼堂召开运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会，请准时出席。院办公室2010年10月7日2、电话通知二、会间工作（一）会场的组织与服务1.报到与签到会议正式开始前，应做好与会者的报到与签到工作，并准确统计人数（包括出席者姓名，缺席者姓名及原因），提交给会议主持人。本次会议与会者报到与签到，采用签到本签到的方式。2.材料发放与会者到达会址后，秘书应及时发放会议材料，以供在会议上学习、参考之用。本次会议材料较多，秘书可事先集中放在材料袋内，待与会者报到时领取；3.会场服务会场服务包括引导与会人员入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要等等。会场服务还包括接听会场外打来的电话，接待来访的客人，尽可能排除会场因素对会议的干扰。特别是本次会议，多数与会者为老年人，必须时刻关注老年人的身体状况。4.会场临时调度当会场发生意外情况或意外事故时，秘书应及时建议会议主持人修改会议程序或暂时中止会议，必要时协助主持人，组织与会人员撤离会场。（二）会议信息的收集与编发秘书人员应该做好本次会议的记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档工作。（三）会议记录本次会议的记录以书面记录为主，摄影记录为辅。完整的书面会议记录的内容应包括：会议名称；会议记录人的姓名、盖章；日期、时间（开始时间、结束时间）；会议地点；议题；主持人；出席者名单；会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定日期。重要会议记录需主持人签名。会议记录要求：（1）准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点、会议性质（2）详细记录下主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职位，记录者的姓名（3）忠实记录会议上的发言和动态，记录可分为摘要式和全文俩种（4）记录会议的结果，如：会议的决定、决议或表决等情况。（四）信息沟通：做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作：（1）秘书人员要多听、多记、多想、多跑，才能比较全面地收集信息（2）要深入实际，掌握第一手资料（3）要注意信息的加工提炼，使成果让上司、与会者、新闻媒体都能方便利用（4）要注重时效，反映敏捷，重视反馈信息的收集。（五）做好会议的保卫工作：做好会议的保卫工作，确保与会重要人员人身安全、会议重要文件、会议的各种设备用品与与会者私人贵重物品的安全。三会后工作（一）会场清理会场的临时布置（如会标、彩旗、盆景等）应撤除，一应用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样，会场地面、门窗应清扫、擦洗干净。尤其是会议所要参考、学习的文件应收齐、归档，废弃的文书应回收，用碎纸机销毁，不留纸屑，这也防止泄密。（二）人员离会会后的送行与会前的迎接应同样的热情、周到。（三）会议决算开会应计算成本，应做预算。会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支，因此决算应与预算大体相当。总之，应注意节约，切不可大手大脚、铺张浪费。（四）会议报道做好会议报道工作，起到良好的宣传作用。本次会议应在学院网以及本院院报《大学生活报》报道。