会计档案管理流程

深圳市长城投资控股股份有限公司流程管理文件编号：CC-LC071版号：A/0会计档案管理流程编制马玉红日期2005.8.25审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人会计档案管理流程1.适用范围长城地产集团股份有限公司及其所属企业的会计档案资料管理。2.控制目标与关键绩效指标(KPI)2.1确定会计档案管理过程中的步骤和事项，明确会计档案保管的责任，加强会计档案的科学管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。2.2关键绩效指标：(绩效管理部分)A（数量）Q（质量）C（成本）T（时效）R（风险）会计档案的完整会计档案的妥善保管及时归档整理借阅及时归还会计档案的安全差错、保密差错档案销毁的差错3.主要涉及部门及职责3.1.财务部3.1.1.具体负责会计档案的整理、归档、保管、交接、借阅、销毁等事项；3.1.2集团财务部负责指导下属公司按照会计制度的要求管理会计档案。3.2.财务部经理3.2.1.负责会计档案的总体组织、安排、协调等工作。3.3公司档案室3.3.1负责接收、保管财务部移交的会计档案。4．流程关键控制点(CPP)4.1会计档案的立卷、归档4.2会计档案的保管4.3会计档案的借阅4.4会计档案的销毁5．流程责任人5.1财务部的档案管理员及财务部经理6.支持性文件6.1会计档案管理流程会计档案管理流程销毁整理、立卷、归档移交查询、借阅上级主管单位支持性文件公司领导外部单位相关职能部门公司档案室财务部会计凭证会计账簿财务报告其他会计资料整理、归档、装订成册、编号(1)编制会计档案目录清单(2)会计档案(3)查询、借阅(8)查询、借阅(9)审批(7)销毁会计档案(16)会计档案销毁清册(13)需要保留的档案另行立卷归档(18)提出会计档案销毁意见(10)审批(11)财务部人员(14)档案室人员(15)会计档案移交清单(4)销毁情况(17)《会计档案管理办法》《会计档案管理办法》《会计档案管理办法》《会计档案管理办法》审批(12)会计档案存档(5)财务部经理批准(6)需要移交的需要查询、复印、借阅的只可以查询、复印需要借阅的需要销毁的反馈情况需要查询、复印、借阅的7.流程说明步骤说明负责人输出1、会计档案立卷、归档、存放1.1会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：1.1.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；1.1.2会计账簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；1.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；1.1.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册。1.2按照会计档案管理办法，将会计档案整理、立卷、编制序号、装订成册、填制封面、编制会计档案目录清单：1.2.1会计凭证应按统一规定项目填好封面，编制序号，装订成册，按年度存放；1.2.2会计账簿应按册编制序号，活页应装订成册，并按统一规定填好账簿启用表，经管人员一览表及账簿目录等，按年度存放；1.2.3会计报表应分别按快报、月报、季报、年报装订成册；1.2.4其他会计资料应按年度进行整理、分类、编号，并装订成册。财务部会计档案管理员会计档案目录、清单2、会计档案保管2.1会计档案必须进行科学管理、妥善保管、存放有序、查找方便；2.2会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定财务部会计档案管理员会计档案目录、清单期保管分为3年、5年、10年、15年、25年5类。①会计凭证类15年②会计账簿类总帐、明细帐、日记帐、辅助账15年（其中:现金、银行存款日记帐25年固定资产报废清理后卡片5年）③财务报告类月、季度报告（包括文字分析）3年年度财务报告（包括文字分析）永久④其他类会计移交清册15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表5年银行对账单5年2.3会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。2.4做好会计档案的日常清洁卫生工作，做好防潮、防火、防虫、防鼠、防盗工作。3、会计档案交接3.1每年形成的会计档案，按规定应存放在财务部，需要移交档案室的，应编制会计档案移交清册，由经办人员及监交人员共同签字；3.2档案室接收、保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。财务部会计档案管理员档案室管理员会计档案移交清单4、会计档案借阅4.1会计档案原件原则上不得借出。需要查询、复印会计档案的，需登记会计档案查询、复印登记表，经财务部经理批准，；如有特殊需要，必须借阅会财务部会计档案管理员财务部经理会计档案查询、复印登记表计档案原件的，需登记会计档案借阅登记表，经财务部经理、本单位负责人批准，并不得拆散原件、限期归还。会计档案借阅登记表5、会计档案保密5.1严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。财务部会计档案管理员档案室管理员6、会计档案销毁6.1会计档案保管期满需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务部共同派人员进行鉴定、严格审查，编制会计档案销毁清单，经集团公司领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。销毁后，在销毁清单上签名盖章，并将销毁情况报告主要领导。6.2对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案室保管至结清债权、债务为止。财务部经理会计档案销毁清册