英语商务邮件写作

一、邮件写作指南：6步教你写出漂亮的邮件Ifyou’rereadingthis,there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral–perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts.如果你正在阅读这篇文章，你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:it’sbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtocommunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中，因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效，我想以下这六点可以帮到你：1.StartWithanAppropriateSalutation邮件开头称呼要恰当：Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa―hi‖.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的―你好‖都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写：#DearSir/Madam亲爱的先生/女士#DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生#HiSue苏，你好#HelloFred你好，福瑞德Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,―DearMr.Johnson‖isprobablythebestwaytogo.―HiBob‖isgoingtolookunprofessional.称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，―亲爱的约翰先生‖这样的称呼应该为最得体的。像―你好，鲍勃‖更适用于随意的场合。Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using―Dear‖plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted.那么，是不是正式的用语就万能呢？绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用―亲爱的+姓‖就显得异常别扭。Ifindoubt,―Dear[firstname]‖willusuallyworkjustfine.当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用―亲爱的+名‖来应付所有情况。2.GetStraighttothePoint直奔主题Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest.相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：#I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions.我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢？#Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?可否对下面的设计项目进行引证？#I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗？#I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday.昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestioncomestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply.当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。3.KeepitShort内容言简意赅Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein.尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily.若对方需要通过你的邮件来做决策，那你一定要在邮件中将相关信息写完整。为了能更灵活地排版，你可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。4.UseNumberedPoints将内容编号Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答―是‖和―否‖的时候。例如：#Couldyouletmeknow:能否告知：#1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign1.网站设计费用#2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure2.网页设计加一份三页宣传册的费用#3.Whetheryoucouldcomplete#2bytheendofApril3.您能否在四月底完成第二点所述工作？It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed.将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。5.Re-readandUseSpell-Check重新阅读一遍，校对拼写错误Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing―not‖,forinstance,couldpotentiallycauseproblems.排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。比如：少写了个―不‖，就可能会引起某些问题。Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped.因此检查拼写将避免你犯这些低级错误，但这里强调——不仅仅用眼睛检查，还得用大脑思考。有些错误不一定能轻易检查出来。如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能，一定要把写出来的内容再通读检查一遍。6.MakeYourSignatureUseful充分利用邮件签名Doyouhaveanemailsignature?(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail.)Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying.你设置过邮件签名吗（它将会在你每次邮件内容的下方自动生成）？有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：Givingthelinktoyourwebsite加上你的网页链接Includingyourworkaddressand/orphonenumber写上你的工作地址或电话号码Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts注上你的社会媒体工具帐号（例如博客，微博，论坛）Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product宣传你最新的书籍，博文或产品Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts).有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务（比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用）。二、写英文商务邮件必备的9大黄金句子1