入库流程设计

入库流程设计一、入库流程•要对入库作业活动进行合理的安排和组织，就需要掌握入库作业的基本业务流程。入库作业的基本业务流程包括：入库申请、编制入库作业计划及计划分析、入库准备、接运卸货、核查入库凭证、物品验收作业、办理交接手续、处理入库信息、生成提货凭证（仓单）等作业，如下图所示。•（一）入库申请入库申请是由仓储服务的需求方门仓储企业发出的。仓储企业接到申请之后，对此项业务进行评估并结合仓储企业自身业务状况作出反应，或拒绝该项业务，并作出合理解释，以求客户的谅解；或接受此项业务，并制定入库作业计划，并分别传递给存货人和仓库部门，做好各项准备工作。所以，入库申请是生成入库作业计划的基础和依据。•（二）入库作业计划及分析入库作业计划是指仓库部门根据存货人对仓储需求的实际情况与仓储企业自身的存储能力，通过科学的预测，突出在未来一定时期内仓库要达到的目标和实现目标的方法。入库作业计划是存货人发货和仓库部门进行入库前准备的依据。入库作业计划主要包括：到货时间、接运方式、包装单元与状态、存储时间及物品的名称、品种、规格、数量、单件体积与重量、物理特性等详细信息。仓库部门对入库作业计划的内容进行分析后，并根据物品的在库时间及物理、化学、生物特性等，即可合理安排货位，进行物品入库前的准备工作。•入库准备•仓库应根据仓储合同、入库单或入库作业计划，及时地进行库场准备和仓储设备准备，以便物品能按时入库。仓库的入库准备需要由仓库的业务部门、仓库管理部门、设备作业部门分工合作，共同做好以下工作。1．熟悉入库物品仓库业务人员、管理人员应认真查阅入库物品资料，掌握入库物品的各种属性及保管要求。2．掌握仓库情况仓库业务人员、管理人员应了解物品入库期间和保管期间仓库的库容、设备、人员的变动情况，以便安排入库工作。必要时对仓库进行清查，清理货位，以便腾出仓容。对于必须使用重型设备操作的物品，一定要确保可使用设备的货位和装卸搬运空间。3．制定仓储计划仓库业务部门根据物品情况、仓库情况、设备情况，制定仓储计划，并将任务下达到各相应的作业单位、管理部门。•4．妥善安排货位仓库部门根据入库物品的各种属性，结合仓库分区分类保管的要求及货位使用原则，妥善安排货位，并确定堆垛方法、苫垫方案。对于自动化的仓库，货位的分配一般由计算机管理系统自动完成。5．做好货位准备仓库管理人员要及时进行货位准备，包括彻底清洁货位，及时修理或重新安排货位。同时，应详细检查照明、通风等设备，发现损坏及时通知修理。6．准备苫垫材料、作业用具在物品入库前，根据所确定的苫垫方案，准备相应的苫垫与衬垫铺设材料，并准备好所需用具，以便能及时使用。7．验收准备仓库理货人员根据物品情况和仓库管理制度，确定验收方法，准备验收所需的点数、测量、测试、开箱、装箱、丈量、移动照明等工具和用具。•8．装卸搬运工艺设定根据物品、货位、设备条件和人员等情况，合理科学地制定物品装卸搬运工艺，保证作业效率。9．文件单证准备对物品入库所需的各种报表、单证，记录簿等，如入库记录、理货检验单、料卡、残损单等预填妥善，以备使用。实际操作中，由于仓库种类、物品种类和业务性质不同，入库准备工作有所差别，需要根据具体实际和仓库制度灵活调整，做好充分的准备。•接运卸货•物品到达仓库的形式除了一小部分由供货单位直接运到仓库交货外，大部分要经过铁路、公路、航运、空运和短途运输等运输工具转运。接运的主要任务是及时而准确地从供应商或其承运商那里提取物品。在接运由承运商转运的物品时，必须认真检查，分清责任，取得必要的证件，避免将一些在运输过程中或运输前就已经损坏的物品带入仓库。接运可在车站、码头、仓库或专用线进行，因而可以简单分为到货和提货两种方式。到货形式下，仓库不需要组织库外运输。提货形式下，仓库要组织库外运输，除要选择运输路线、确定派车方案外，更要注意物品在回库途中的安全。商品进入仓库，卸载可以分为人工和机械两种情况。在大型仓库里一般使用装卸机械进行，例如叉车、吊车、输送带等。在装卸的过程中，必须注意轻搬轻放，保证商品的安全无损。在条件允许的情况下，应尽可能在卸载的同时，按照商品的保管要求，将不同收货单位或不同品种的商品分别堆放，为商品入库做准备。••物品验收作业•验收的作用通过验收不仅可以防止企业遭受经济损失，而且可以起到监督供货单位和承运商的作用，同时可指导保管和使用。具体表现为：(1)入库验收为物品保管和使用提供可靠依据。(2)验收记录是货主退货、换货和索赔的依据。(3)验收是避免物品积压，减少经济损失的重要手段。(4)验收可以防止劣质商品进入流通渠道，有利于保证商品质量和维护国家利益。••验收作业流程物品验收包括验收准备、检查入库凭证和实物检验三个作业环节。•(1)验收准备。仓库的验收准备工作大致包括以下内容：①人员准备。安排好负责质量验收的技术人员或用料单位的专业技术人员，以及配合数量验收的装卸搬运人员。②资料准备。收集并熟悉待验商品的有关文件，例如技术标准、订货合同等。③器具准备。准备好验收用的检验工具，例如衡器、量具等，并校验准确。④货位准备。确定验收入库时存放货位，计算和准备堆码苫垫材料。⑤设备准备。大批量商品的数量验收，必须要有装卸搬运机械的配合，应做好设备的申请调用。此外，对于特殊危险物品的验收，例如毒害品、腐蚀品、放射品等，还要准备相应的防护用品。••(2)检查入库凭证。物品到达仓库后，仓库人员首先应进行验单，检查随物品同时到达的货单，按照货单开列的收货单位、物品名称、规格、数量以及交货日期等项内容，与物品的各项标志逐项进行核对。入库物品必须具备下列凭证：①货主提供的入库通知单和订货合同副本，这是仓库接受物品的凭证。②供货单位提供的材质证明书、装箱单、重量单、发货明细表等。③物品承运单位提供的运单，若物品在入库前发现残损情况，还要有承运部门提供的货运记录或普通记录，作为向责任方交涉的依据。在验单过程中应注意，如果发现错送，应当拒收退回。对于一时无法退回的物品，必须在清单后另行存放，并且要及时作出记录待以后处理。•(3)实物检验。实物检验就是根据入库单和有关技术资料对实物进行数量和质量检验。①数量检验。这是保证物资数量准确不可缺少的重要步骤，一般在质量检验之前，由仓库保管职能机构组织进行。按物品性质和包装情况，数量检验主要有计件、检斤、检尺求积等形式。在做数量验收之前，还应根据商品来源，包装好坏或有关部门规定，确定对到库商品验收是采取抽验还是全验方式。在一般情况下数量检验应全验，即按件数全部进行点数，按重量供货的全部检斤，按理论重量供货的全部检尺，后换算为重量，以实际检验结果的数量为实收数。②质量检验。质量检验包括外观检验、尺寸精度检验、机械物理性能检验和化学成分检验四种形式。仓库一般只作外观检验和尺寸精度检验，后两种检验如果有必要，则由仓库技术管理职能机构取样，委托专门检验机构检验。•办理交接手续•交接手续是指仓库与送货人之间就送到的物品进行的确认，表示仓库已接受物品。办理完交接手续，意味着划清了运输、送货部门和仓库的责任。完整的交接手续包括：•1．接受物品•仓库通过理货、查验等操作，对收到的物品的数量、质量、品种、规格等加以确认。•2．接受文件•仓库接受送货人送交的物品资料、运输的货运记录、普通记录等。•3．签署单证•仓库与送货人共同在送货人交来的送货单、到接货交接单上签字，并留存相应单证。•（二）处理入库信息•物品入库后，仓库应建立能详细反映物品储存信息的详细资料，包括物品名称、规格、数量、件数、累计数或结存数、存货人或提货人、批次、金额、货位号或运输工具、接（发）货经办人等，用以记录物品入库出库和库存动态的过程。二、影响入库作业的因素•1．平均每天送货的供应商数量及最多送货的供应商数量•平均每天送货的供应商数量和一天中来送货的供应商的最大数量对仓库入库作业的影响最大。来送货的供应商越多，入库物品的数量和品种就越多越复杂，必然引起入库过程中的验单、接货、卸货、分类、货物点验、签发入库凭证、入库堆码、登记入账、产生提货凭证等环节工作量的增加和计划性、效率的降低。所以，入库作业时应充分考虑供应商送货数量的常态性与动态性，以做到人员安排的合理性及设施设备等资源配置（购置或租赁）的合理性与经济性•2．送货的车型及车辆台数•送货的车型主要影响卸货站台的合理安排与利用及卸货方式，车辆台数直接影响作业人员的配置和作业设备、作业方式的选择。•3．每台车平均卸货的时间•每台车平均卸货的时间是用来衡量入库作业效率高低的重要指标，每台车平均卸货的时间越短，服务水平就越高，但对设施设备的自动化、机械化的程度要求就越高。•4．物品到达的高峰时间•物品到达的高峰时间是制定作业人员轮班轮岗的重要依据，要合理安排不同班次的作业人数，以求做到作业人员的作业量和劳动强度的均德性，同时既可以降低成本又可以保证服务水平。••5．物品的装车方式•物品的装车方式主要影响卸货的方式和方法。如果物品是以散货形式散装的话，在卸车时要充分利用物品自身的重力；如果物品是以件杂货形式且经过配装的话，卸车时主要以人工为主，采用不落地的装卸搬运方式，以降低作业强度；如果以单元形式装车的话，则尽可能选择机械化作业方式。•6．中转运输的转运方式•中转运输的转运方式包括：直达转运、直通转运、储存分拣转运、流通加工转运、投机转运等形式，不同的转运方式有不同的入库作业量和作业方式，会极大地影响物品入库时接运方式、人员配备等方面的选择。•（1）物品的种类、特性及数量物品的内在属性与外在形态也会直接影响到入库计划的制定、接货方式与接货人员的安排、装卸搬运机械及仓储设施设备的配备、库区货位的确定、苫垫材料的选择及温度湿度控制等方面，具体表现在：每天平均送达的物品品种数、单位物品的尺寸及重量、物品包装形态、物品的保质期及装卸搬运方式等。•（2）人力资源入库作业要考虑如何合理利用仓库的人力资源，包括员工的技术素质、工作时间、工作时间的合理调配、高峰期的作业组织等。•（3）仓库设备及存储方式仓库设备也是组织入库作业的重要影响因素，叉车、传送带、货架储位的可用性等要都加以综合考虑。同时也要考虑物品在仓库期间的作业状态、是否需要拆捆开箱、再包装工作等，为入库安排提供帮助。•