招商管理制度

-1-茂名市君和商业经营管理有限公司发文稿纸签发：审核：签发日期：发文单位：招商部拟稿人：陈嘉维发文单位复核人：梁勇发文单位负责人：陈嘉维文件标题：《招商管理制度》文件编号：NO:JH-ID-MF2-I-001\1.0文件类型：二级管理文件文件附件：《兴和广场商铺认租需知》等八份密级：机密文件阅览权限：总经理、总经助、集团总经办、招商部全员纸质文件份数：1份发文形式：电子版受控状态：主送单位：无抄送单位：世和集团总经办2015年12月4日封发完毕第1页-2-茂名市君和商业经营管理有限公司文件招商管理制度（NO:JH-ID-MF2-I-001\1.0）第一章总则第一条为规范兴和广场招商部门的工作、加强对工作流程各环节的控制与管理、明晰工作权责划分以提高工作效率，特制定本管理制度。本制度以文件化、档案化的形式对工作流程实行监督控制以实现标准化管理。第二章适用范围第二条本管理制度适用于茂名市君和商业经营管理有限公司招商部全体员工。第三章招商管理系统及术语定义第三条招商管理系统主要由以下四部分组成：1、职能架构：为保证工作质量及效率而必须建立的组织结构及其职能。2、权责划分：对招商部门的各项工作在商场经营管理系统中的与其他管理部门职能发生交叉或重叠的职责及权限进行明确划分。建立与其-3-他管理部门顺畅的协作管道。3、流程控制：流程控制是对工作的全部过程加以控制，是面的控制，不是点的控制。并要求过程具有监督性和可追溯性。4、文件表格：文件表格是实现流程控制的手段，通过该手段的实施确保管理层对部门工作的有效介入，并通过管理评审实现对招商部门的内部运作进行监督。第四章招商部门结构与职能第四条部门组织架构图如下：总人数：7人第五条部门职能描述如下：1、负责商场商铺招商及各项工作的统筹安排、组织实施和协调监控，认真执行和贯彻落实公司下达的各项工作指令和工作制度。2、负责建立和完善各项租赁、租务管理制度和工作程序；检查、监招商总监1人招商经理/副经理1人招商助理2人招商主任2人招商文员1人-4-督部门员工落实执行公司的各项规章制度和工作程序，按照公司的工作指令按时完成工作任务。3、负责根据各时期租赁和租务工作的实际情况，制定相应可行的招租计划、租赁合同和租赁租务业务操作规程，报公司审批后组织实施。4、负责组织、协调、安排、跟进和指导所属员工开展各项工作。5、负责组织收集其它商场租赁经营、市场发展变化趋势、竞争对手等情况和信息，定期向总经理汇报。6、负责组织商场营运的各类报表、资料和统计整理工作，及时掌控商场的各项招租、租金收缴、租户经营等工作的进展情况，定期向总经理报。7、负责各类租赁合同及其相关协议和各类审批表的初审工作，并呈报总经理审批和签署。8、负责对租户各类投诉案的处理工作，对重大投诉案要及时报公司处理，并根据公司工作指令做好有关跟进工作。9、负责组织对租户提出的各种意见、建议进行收集和分类汇总工作，并进行分析和研究，认真做好协调处理和解释工作，并定期向总经理汇报。10、负责协调处理各类租户纠纷案。11、对违约租户提出具体的处理意见，报总经理批准后负责组织实施工作。12、负责租户进场、退场手续的办理及相关工作的协调跟进。13、负责抓好各项经营管理服务措施的贯彻落实工作，向租户提供良好的服务及其相关的协调配合。-5-14、及时掌握员工的工作情况，加强对员工的业务培训和工作指导，对员工的工作作出合理的安排，力求使每位员工做到一专多能、一职多用，充分发挥员工的工作积极性。15、完成领导交办的工作任务。第六条部门各岗位职能描述如下：1、招商总监：（1）根据公司发展战略及经营目标，负责招商部门整体工作的分解、部署，确保招商指标的完成。（2）负责建立及完善各项招商管理制度，制订各阶段招商计划，布置和安排本部门各项工作按计划开展；（3）负责制定本部门员工业务培训计划，指导及帮助本部门员工的工作，不断强化和提高员工的素质；（4）负责组织考核和考评本部门员工，调动员工工作积极性，增强本部门员工的凝聚力。（5）负责整体招商规划及楼层业态布局，确定公司的招商定位。（6）负责组织部门人员进行市场调查，预测市场发展趋势，并针对市场的变化和竞争的需要提出应对策略。（7）负责把控公司整体招商工作流程，对各项招商业务的洽谈、签约工作进行管理、协调、指导、监督及审核。（8）负责指导本部门员工对招商合同的管理、建档、查询工作。（9）负责安排部门员工进行新品牌的开发、引进及品牌的优化工作。（10）负责为公司重大经营决策提供信息、方案及建设。（11）负责协调本部门同其它部门之间的工作。-6-2、招商经理/副经理（1）负责将上级领导下达的任务分解至部门各人员，并拟定招商任务的实施计划（细则），分阶段、有序地按上级要求完成各项指标。（2）管理和协调部门各项具体工作，协助上级对招商工作进行全面的计划、实施和监管。（3）协助上级建立和完善各项招商管理制度，根据岗位工作要求指导下属做好工作，以确保其符合各项守则和条件。（4）建立和完善部门员工的培训计划，予以实施和监督。（5）负责审核各类租赁合同及其相关协议、合作意向书和各类审批表的初审工作。（6）负责协调、解决租户提出的各种意见、建议，管理商场的各项招租、租金收缴、租户经营状况的统筹工作。（7）管理监督下属的具体工作情况。（8）了解市场发展动态、竞争对手运营情况，收集租赁市场有关资料和信息，为制定决策提供依据。3、招商主任（1）按时完成上级所分配的招商任务，并接受公司对业绩的考核。（2）保持与商户的密切联系，了解商户的经营变化情况，不断向公司提供招商策略的意见和建议。（3）深刻理解商场经营规划和经营发展的策略和方针，并融入到具体的招商工作当中。（4）向外对潜在客户进行主动招商，挖掘潜在租户，负责招商业务-7-的拓展。（5）接待到商场进行咨询的客户并对之进行招商。（6）负责保持与广场租户的联系，提供经营管理的原始资讯。（7）跟进已签订合同的租户进场、装修情况，并定时反映有关情况。（8）定期以各种方式关注广场内租户的经营状况，并及时向公司反映有关情况。（9）负责与租户进行沟通，解释公司相关政策。（10）了解租户对广场的意见，并向招商经理反映相关情况。（11）在客户递交的书面申请审批结束后告知租户审批结果。4、招商助理（1）负责协助上级开展招商工作，积极跟进意向客户；（2）完成部门下达的招商任务；（3）定期拜访及回访客户并及时反映客户问题；（4）负责招商客户签定合同、记录客户档案、整理客户资料等；（5）负责客户资料的搜集与整理；（6）做好市场调研、客户分析工作并及时反应市场信息；（7）定期对竞争项目进行跟踪调查；（8）跟进已签订合同的租户进场、装修情况，并定时反映有关情况；（9）定期以各种方式关注广场内租户的经营状况，并及时向公司反映有关情况；（10）负责与租户进行沟通，解释公司相关政策；（11）了解租户对广场的意见，并向上级领导反映相关情况；（12）完成上级领导安排的其它工作。-8-５、招商文员（1）负责配合招商人员做好租赁文件的草拟和打印工作。（2）负责搜集和管理客户的相关资料、建立健全的客户档案，并提供相关查询工作。（3）负责租户合同签署手续的跟进落实，及时将租赁合同送交签约租户和相关部门保存。（4）负责租赁合同在政府部门的备案工作。（5）负责租赁部办公室的日常接待工作。（6）每周将客户的登记资料分类归档，每天将需跟进的工作及需请示的工作做好交班。（7）每月统计场内出租率、场外促销收入的情况，定期送至总经办。（8）协助租赁员办理日常的租赁手续。（9）协助完成招商部经理分配的文书工作。（10）协助完成招商部日常管理工作，完成部门人事考勤工作。第五章招商工作流程控制第七条根据本商场的特点及运作方式编制招商部门的各项工作职能流程，并以文件表格形式实施过程控制。因部分工作职能执行过程单一，不具备编制流程图的条件，故不编制流程图，以文件/表格形式实现过程控制。-9-1、招商租赁（手续办理）执行流程如下：不通过通过不通过通过招商助理／主任接洽潜在客户招商经理评估客户经营状况招商助理／主任与客户洽谈位置、租赁条件及进场日期及递交相关合约范本公司领导审批招商经理与客户签订《租赁确认书》招商经理与客户签订《租赁合同》《商铺综合管理费及其它费用收缴协议书》及《物业管理公约》并提交公司领导签名《租赁确认书》《租赁合同审批表》招商助理／主任带客户到财务部缴交租金及押金并加盖合同公章《租赁合同》《物业管理公约》《商铺综合管理费及其它费用收缴协议书》招商经理移交相关合约资料予客服部备档《租赁合同》《物业管理公约》《商铺综合管理费及其它费用收缴协议书》公司领导审批《租赁确认书》招商助理／主任带客户到财务部缴交定金《认租须知》-10-2、租赁合同终止（退场）执行流程：不通过通过不通过通过不通过通过第六章附则第八条本管理制度由招商部负责编制、解释及修订。第九条本管理制度自颁布之日起执行。商户提出退场申请招商助理／主任递交申请《终止合同申请表》招商部经理审批经营总监审批总经理审批招商助理／主任移交相关资料予客服部继续跟进《解除合同协议书》-11-附件：1、《兴和广场商铺承租须知》2、《商铺认租确认书》3、《兴和广场商铺租赁合同审批表》4、《茂名市兴和广场商铺租赁合同》5、《茂名兴和广场商铺综合管理费及其它费用收缴协议书》6、《兴和广场商铺业务管理公约》7、《兴和广场终止合同申请表》8、《解除租赁合同协议书》茂名市君和商业经营管理有限公司2015年12月5日抄送：世和集团总经办、世和集团财务部茂名市君和商业经营管理有限公司招商部2015年11月20日印发-12-附件1：《兴和广场商铺承租须知》-13--14-附件2：《商铺认租确认书》-15-附件3：《兴和广场商铺租赁合同审批表》-16-附件4：《茂名市兴和广场商铺租赁合同》-17--18--19--20--21--22--23--24--25-附件5：《茂名兴和广场商铺综合管理费及其他费用收缴协议书》-26--27-附件6：《兴和广场商铺业务管理公约》-28--29--30--31--32--33--34--35--36--37--38--39--40--41--42--43--44--45--46--47--48--49--50--51--52--53--54--55--56--57-附件7：《兴和广场终止合同申请表》-58-附件8：《解除租赁合同协议书》