党政机关公文处理知识讲座1

党政机关公文处理知识讲座第一部分：公文格式18要素解读说明：此部分内容以《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号，以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》国家标准(以下简称《格式》标准)为依据。党政机关公文格式18要素构成《条例》第九条规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。18个要素按其所在位置，又可分为版头部分、主体部分、版记部分。公文各要素组成版头份号发文机关标志秘级和保密期限紧急程度发文字号签发人公文各要素组成主体标题印章主送机关正文附注附件附件说明发文机关署名成文日期公文各要素组成版记抄送机关印发机关和印发日期页码一、份号《条例》规定：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。《格式》标准：如需标注份号，一般用3—6位3号阿拉伯数字(如果是3位，从“001”编起，不能编为“1”，或“01”)，顶格编排在版心左上角第一行。何为版心？版心怎么设置？公文的排版形式采用国际标准A4型纸，210mm×297mm公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口(左白边)28mm，版心尺寸156mm×225mm（不含页码）发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm用纸幅面尺寸一、份号常见问题：1.涉密文件不标注份号；2.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行，而是编排在右上角，或编排在版心之外。二、密级和保密期限《条例》规定：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”（引号与引号之间、书名号与书名号之间不加顿号，如《中国共产党纪律处分条例》《中国共产党党内监督条例（试行）》）和保密期限。《格式》标准：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。二、密级和保密期限要点说明：标注了密级未标注保密期限的公文，则按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★1年”，“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”“秘密”两字之间空一字。二、密级和保密期限常见问题：1.确定密级和保密期限时存在过紧或过松两种倾向；2.密级标注不规范，有的保密期限中的数字使用汉字；有的标注在右上角；有的不标保密期限，但“绝密”“机密”“秘密”两字之间未空字。三、紧急程度《条例》规定：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”或“加急”。《格式》标准：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。三、紧急程度要点说明：紧急程度标注位置分三种情形：1.既没有份号，又没有密级和保密期限，则编排在左上角第一行；2.只有份号，但没有密级和保密期限，则编排在左上角第二行；3.既有份号，又有密级和保密期限，则编排在左上角第三行。非紧急公文不标注紧急程度。如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间空一字，即应标注为“特急”。三、紧急程度常见问题：1.不急的公文标注了紧急程度；2.标注位置随意，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；3.紧急公文标注的紧急程度错用电报的紧急程度“特提”“平急”，或将“加急”件标注为“紧急”“急件”等。四、发文机关标志要点说明：发文机关标志推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重；字号没有规定具体数值，应以不大于上级机关的发文机关标志为原则自行酌定；具体排布总体要小于版心的宽度。四、发文机关标志常见问题：1.发文机关标志字体、字号不规范，有的使用宋体、华文中宋，有的下级单位发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志字号；2.发文机关标志红色偏暗、偏淡；3.发文机关标志与发文机关署名或印章不一致。五、发文字号《条例》规定：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。《格式》标准：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。五、发文字号要点说明：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线。红色分隔线的高度推荐使用0.35mm～0.5mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。党的机关公文分隔线中部为红色实心五角星。五、发文字号常见问题：1.发文字号年份、发文顺序号标注不规范。年份没有使用全称；没有使用六角括号，有的单位用方括号“[]”或圆括号“（）”或“【】”；发文顺序号编虚位，如“1”编为“01”，前面加“第”字等。2.发文字号标注位置不规范，有的离发文机关标志太近，有的离红色分隔线太近甚至直接与分隔线重叠；上行文发文字号有的居中标注或左侧顶格。六、签发人《条例》规定：上行文应当标注签发人姓名。《格式》标准：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右依次均匀编排。六、签发人要点说明：签发人指发文机关的主要负责人，标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责。常见问题：1.上行的“请示”“报告”应标注签发人但未标注；2.有的机关任何副职都签发，有的非领导职务者也作为签发人；3.签发人的标注不规范：有的未右空一字，签发人姓名不用楷体标注而使用黑体或仿宋体。七、标题《条例》规定：由发文机关名称、事由和文种组成。《格式》标准：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。七、标题要点说明：发文机关名称可用全称或规范化简称；事由要高度概括公文的主要内容；文种应选用《条例》规定的15个公文种类。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、括号和破折号等。标题排列应当使用正梯形、倒梯形或上下短、中间长的菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。七、标题常见问题：1.标题使用文种错误，如使用“请示报告”等；2.标题排列不规范，使用长方形或沙漏形，有的回行时断开词意；3.标题使用标点符号不规范。八、主送机关《条例》规定：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。《格式》标准：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。八、主送机关要点说明：使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确，如“各乡镇党委和人民政府，县人武部党委，县委各部委，县级国家机关各办局，各人民团体”中的“县级国家机关各办局”是使用统称，包括县级人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关等。主送机关移至版记，要标注“主送：××××”，而不使用“发：××××”，置于抄送机关之上一行，与抄送机关之间不加分隔线。八、主送机关常见问题：1.主送机关标注位置不正确，没有顶格编排；2.主送机关标点符号使用不规范，主送机关结束之后应用冒号却不用标点符号，主送机关移至版记时最后一个主送机关名称后不使用句号而用冒号。九、正文《条例》规定：公文的主体，用来表述公文的内容。《格式》标准：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“l.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。九、正文常见问题：1.层次序数中的标点符号使用不规范，如“（一）、”“1、”“（1）、”。2.正文引用公文时先引发文字号后引标题（应先引标题，再用圆括号引注发文字号）。十、附件说明《条例》规定：公文附件的顺序号和名称。《格式》标准：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．××××”)；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。十、附件说明要点说明：附件说明有两种形式：一是在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”；二是正文下空一行注明。注意：1.用“附件”而不是“附”，在正文下空一行左空二字位置编排；2.附件名称接排在“附件：”之后，不用转行；3.序号用阿拉伯数字而不是用汉字或汉字加圆括号；4.序号后用圆点而不是顿号；5.附件名称后不加书名号等标点；6.附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐，不要顶格；7.如果正文中涉及附件内容处，已标注“（见附件）”或“（附后）”，则不另标注附件说明。十、附件说明常见问题：1.公文中带有附件的却漏标附件说明；2.附件说明编排位置不规范，有的与正文未空一行，有的未左空二字而顶格编排；3.附件顺序号用汉字或汉字加圆括号标注；4.附件名称后标注标点符号；5.文字较长的附件说明回行后顶格或左空二字编排。十一、发文机关署名《条例》规定：署发文机关全称或者规范化简称。要点说明：发文机关署名应与标题中的发文机关名称相一致。行政机关公文此前不署名，《条例》和《格式》标准均明确要求署名。十一、发文机关署名常见问题：1.有的公文只用印不署名；2.发文机关署名简称不规范；3.发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致。十二、成文日期《条例》规定：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。《格式》标准：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即l不编为01）。十二、成文日期要点说明：成文日期是公文生效的重要标志。成文日期确定的原则是：1.会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；2.经机关负责人签发的公文，以签发日期为准；3.联合行文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准。十二、成文日期标注位置：一是会议审议通过的决议、决定等公文，成文日期用3号楷体字编排在公文标题下一行居中位置，写全年、月、日并用圆括号括起来（这种情形主送机关置于版记部分；不署名）；二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注。十二、成文日期常见问题：1.成文日期中的数字用汉字；2.成文日期距正文的行距过大或过小；3.成文日期标注位置不规范（如右侧顶格）。十三、印章《条例》规定：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。要点说明：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。纪要也不加盖印章。上行文一定要加盖印章。十三、印章常见问题：1.用印位置比较随意；2.二个或二个以上机关用印时，印章相交或相切；3.多个机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章；4.印章与发文机关标志不符。十三、印章要点说明：单一行文时，成文日期编排的横纵坐标通过以下方法确定：横向位置，右空四字，以确保印章两端不超出版心；纵向位置，处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。发文机关署名标注在成文日期之上，以成文日期为准居中排布。实际操作中，发文机关署名多标注在成文日期上一行，离正文（或附件说明）三至四行。印章居中下压是指印章下边缘与成文日期下边相切，印章的上边缘距正文（或附件说明）距离应在一行之内，既不超过一行，又不上压正文。联合行文时，发文机关署名按照发文机关的顺序排列，每排最多排3个印章，确保两印章间互不相交或相切。十四、附注《条例》规定：公文印发传达范围等需要说明的事项。