公文流程管理

公文流程管理壹、公文書之意義係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。貳、公文流程(ㄧ)指公文自收文或交辦起至發文歸檔之全部流程。ㄧ、收文處理二、文件簽辦三、文稿擬判四、發文處理五、歸檔處理貳、公文流程(二)收文處理簽收拆驗分文編號登錄傳遞文件簽辦擬辦送會陳核核定文稿擬判擬稿會稿核稿判行發文處理繕印校對蓋印及簽署編號登錄傳遞歸檔處理整理與裝訂典藏借調清理銷毀移交叁、公文之簽擬(ㄧ)「簽」為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據。「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。擬辦之方式如下：叁、公文之簽擬(二)一、先簽後稿（一）訂定、修正、廢止法令之案件。（二）性質重要而無法令依據案件。（三）政策性重大興革案件。（四）牽涉較廣，會商未獲結論之案件。（五）重要人事案件。（六）與人民權利義務有重大關係之案件。叁、公文之簽擬(三)二、簽稿併陳（一）文稿內容需另為說明或對以往處理情形需酌加析述之案件。（二）依法准駁，但案情特殊需加說明之案件。（三）需限時辦發，不及先行簽請核示之案件。叁、公文之簽擬(四)三、以稿代簽一般案件、簡單或例行承轉之案件。肆、擬辦文書應注意事項(ㄧ)一、對於單位收發送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢。二、機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。肆、擬辦文書應注意事項(二)三、負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。四、承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理。肆、擬辦文書應注意事項(三)五、處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項手續，如非短時間所能完成時，宜先將原由向對方說明。六、承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。肆、擬辦文書應注意事項(四)七、簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。八、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。肆、擬辦文書應注意事項(五)九、毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。十、承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。肆、擬辦文書應注意事項(六)十一、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記，以利核閱。十二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。伍、公文之會核(ㄧ)一、案件非本單位權責範圍所能單獨解決，而涉及其他業務單位之職掌，必須會辦者。伍、公文之會核(二)二、會商之方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，斟酌選擇辦理：（一）以電話商詢或面洽，必要時並紀錄備查。（二）以簽稿送會有關單位，其送會單位較多者，宜採用定型之簽稿會核單依次遞會或複製分會。（三）提例會（如處務會議、行政會議）討論。（四）約集有關單位人員定期舉行會議商討。（五）臨時約集有關人員小組會商。（六）自行持稿送會。（七）以書函或e-mail洽商。伍、公文之會核(三)三、會簽案件其文稿內容與會簽意見不牴觸時，不必再會稿，決行後以副本抄知。四、知會性質之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。陸、陳核應注意事項(ㄧ)一、文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決。如與其他單位有關者並應先行會商或送會。陸、陳核應注意事項(二)二、文書於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，權責如下：(ㄧ)初核者係承辦人員之直接主管。(二)覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。(三)會核者係與本案有關之主管人員。(四)決定者係依分層負責規定之最後決定人。陸、陳核應注意事項(三)三、承辦人員對於承辦案件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。四、承辦人員擬有兩種意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。柒、回稿或清稿（ㄧ）ㄧ、稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人閱後，再行送繕。柒、回稿或清稿（二）二、文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人清稿，清稿後應將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核、會簽者，不必再會核、會簽。捌、判行一、文稿之判行按分層負責之規定辦理。二、宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。三、對陳判之文稿認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。四、重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。五、決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，及時明確批示。玖、覆閱重要文稿或文稿陳核過程中，會核單位或各級核稿人員有不同意見或其他簽註時，應先送請相關主管及承辦人員覆核後，再行送繕或存參。拾、發文處理繕印校對蓋印及簽署編號登錄封發拾壹、歸檔處理整理與裝訂-點交文稿與附件整理裝訂成冊並蓋騎縫章避免散失。典藏-依文稿性質編號保存。借調-業務需要借檔權責單位核准借調期限原件歸還。清理-保存是否完善破損整理保存年限移交續存。銷毀-已逾保存年限簽准後銷毀。移交-業務合併或移轉。拾貳、結語公文流程管理乃所有人員共同之職責，宜由文書單位、業務單位與管考單位建立嚴謹之流程管理制度，並實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等措施，以提高公文處理時效及品質。公文流程注意時效與保密，於送會、陳核時單位間注意簽收與點交以免遺失。附記校長請各位同仁注意電話禮貌及日常禮貌。參加會議重要發言請事先請示或簽准。參加重要會議請於會議後三日內將重要內容循行政程序簽報校長。經行政會議、校務會議通過之規章仍需公布實施。