内务岗管理规范和流程

1、内务岗岗位要求1.1熟悉公司总代理产品的相关知识：品种通用名及商品名称、规格、包装大小、公司的销售政策、供货渠道、供货价格、运输要求等。1.2熟悉公司办公系统和业务网络系统的使用，严格执行公司相关规定及业务操作流程，进行部门市场信息整理、录入、文案处理及客户档案的录入与整理。保证各种信息的完整准确。1.3熟悉公司学术部业务流程，与财务部及国大药房及时有效沟通，负责处理外地邮购业务及邮购后客户服务。1.4熟悉并协助学术部会议活动的安排与组织。1.5整理及发放学术部市场宣传资料、礼品等，并做好相应记录。1.6与其他各部门间建立良好的合作与沟通，信息共享，互敬互助。1.7工作认真仔细，对各种文件、协议、部门资料能妥善管理归档，方便查询使用；并根据公司规定定期将有关文件转相关部门。2、内务岗岗位作业流程指导2.1销售流向统计流程：内务人员每月第三个工作日将碧兰麻、派丽奥的销售流向，及从商务部取得的各地区终端流向，进行准确的统计并分类：总体销量、各地区销量，统计后将该数据分别交给碧兰麻产品专员及派丽奥产品专员。交给产品经理2.2外地邮购业务：内务人员接到产品专员、销售主管推广代表、推广主管填写的邮购定单后，确认货款到达公司帐上之后，填写（TO国大药房）通知单并交至国大药房业务人员，货拿到后内务员拿到货后，负责填好邮寄地址单，认真复核后，一并交储运部。2.3内务人员需认真整理及记录学术部市场宣传资料、礼品等物品，每月做一次统计总结记录。发放时，根据产品经理审批的数量发放并做好相应记录。2.4内务人员应与其他各部门间建立良好的合作与沟通，信息共享，互敬互助。2.5内务行政事务管理：2.5.1完成部门文件的收发与传递，并做到准确、及时、安全。对于公司下发的文件，应及时整理归档。2.5.2负责对客户档案和客户信函、协议资料的档案整理与管理。接到需更新的客户档案信息后，于3日内完成。2.5.3负责本部门的日常接待工作，完成各项活动酒店的联系预定、各项会议的组织准备工作、人员出差车票的购买等。2.5.4负责各种报表的整理编制、办公用品的领发等工作。2.5.5学术部人员出差或外出时，内务人员接到客户的订货电话，要及时与产品经理、产品专员及推广主管区域经理和代表沟通，帮助处理日常的业务联络。3.礼品发放流程图：