包装采购流程与管理

包装采购流程与管理华印传媒黄明东•采购概述•包装的作用•包装采购流程•包装采购案例•包装采购通常问题及解决方案采购概述采购一直是影响公司成功和盈利能力的关键因素。对绝大多数企业而言，外部采购占据公司费用的最大部分，占公司平均费用的60%到80%。作为产品的一部份，包装采购是公司采购的一部份，包装占产品的成本因产品的不同而不同，从几个百分点到十几个百分点，甚至有些行业达几十个百分点。包装的作用保护功能保护功能，也是包装最基本的功能，即使产品不受各种外力的损坏。提高产品储运效率包装对小件产品起着集中的作用。包装袋或包装纸上有有关产品的鲜明标记，便于装卸、搬运和堆码，利于简化产品的交接手续，从而使工作效率明显地提高。便于使用适当的包装还可以起到便于使用和指导消费的作用。包装上的使用说明、注意事项等，对消费者或用户使用、保养、保存产品，具有重要的指导意义。销售功能产品包装还具有识别和促销的作用。产品包装后，可与同类竞争产品相区别。精美的包装，不易被仿制、假冒、伪造，有利于保持企业的信誉。在产品陈列时，包装是“无声的推销员。增加产品的附加值优良、精美的包装，不仅可以使好的产品与好的包装相得益彰，避免“一等产品，二等包装，三等价格”的现象，而且，还能够提高产品的身价，使消费者或用户愿意出较高的价格购买。从而使企业增加销售收入。因此，为了实现以上功能，就要求每个企业的包装采购建立一个适合自己的流程，并在采购过程中不断地完善和改进。流程的定义是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动输入资源若干活动输出结果相互作用在企业管理中，对采购基本要求主要是：采购方应确保采购的产品（包装）符合规定的采购要求。对供方及采购的（包装）产品控制的类型和程度取决于采购的（包装）产品对随后的产品实现或最终产品的影响。在与供方沟通前，采购方应确保所规定的采购要求是充分与适宜的。采购方应确保并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。包装采购流程为了达到以上采购要求，通常包装采购流程为：获取有关包装供应商信息初步选择合适备选的供应商供应商评估（评估的方式是多样的）样品的确认定期（通常每年）供应商评价下达正式订单与供应商签订正式合同成为合格的供应商周期选择包装采购案例案例1海尔集团的包装纸箱采购流程首先，通过各种方式发布本企业的采购信息，有意向的包装生产企业需登陆海尔物流网站在网上进行供应商信息注册，填写并确认《供应商调查表》，由物流推进本部依据企业标准进行审核，通过后将安排专人与供应商联络，并由物流公司和检测公司人员一起到瓦楞纸箱生产企业现场进行评审。第二，海尔集团根据自己的产品特点及对包装的要求向定点瓦楞纸箱配套厂家提供图纸，由各厂家完成具体设计，并出具设计方案。第三，包装设计方案得到海尔集团确认后，定点瓦楞纸箱配套厂家生产出样品。第四，样品交至海尔集团实验室，实验室按照企业标准进行瓦楞纸箱外观及物理性能方面测试，实验检测指标主要包括耐破强度、戳穿强度、边压强度、粘合强度和抗压强度。目前，海尔集团希望引进更多的国际化大型瓦楞纸箱生产企业，有为世界500强企业提供配套包装产品的包装生产企业为其提供高质量的瓦楞纸箱的经历（成功案例）。对于提供瓦楞纸箱的供应商，海尔集团希望这些企业能够考虑就近建厂，以便及时为海尔集团配套瓦楞纸箱产品。案例2上海金枫酿酒有限公司包装纸箱采购流程上海金枫酿酒有限公司在产品外包装箱的采购上建立起了一套行之有效的采购流程，其中也包括对瓦楞纸箱的采购上。金枫公司确定瓦楞纸箱供应商的具体步骤如下：确定纸箱厂纸箱厂材料认定确定招标单位合格供应商认定纸箱厂考虑招标通知招标初步招标单位确定中标单位案例3北京三元食品股份有限公司采购流程北京三元食品股份有限公司采用的是中央采购（也称集中采购/集约采购）模式。由各厂提供年度销售预测（包括产品品种、数量）或生产计划（包括库存需求），汇集到总公司供应部，采购预算是为配合公司年度销售预测或生产计划(包括产品品种、数量)，供应部门对所需求销售预测或生产计划做详实地估计，统一整个企业对纸箱的需求。再将计划交给供应部，供应部做采购计划，制定合同，再向供应商下定单。正确考查、评估、认证和选择合适的供应商，是纸箱采购工作成功的关键。供应商的开发为今后采购工作的顺利进行打下坚实的基础，为此，供应商的确立必须成立评选小组，确定科学、合理和系统的评审项目，一般包括经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标，将合格厂商分级建立档案。供应商将包装交付给各加工厂，由加工厂验收，最后供应部门申请付款。案例4某照明企业彩盒采购流程该照明企业作为一家出口型企业，所有产品均直接销往国外。为适应国外对环保的要求，以及近年欧盟提出的RoSH法令，公司在所使用的包装上也要求必须通过RoSH法令认证。由各厂提供年度销售预测（包括产品品种、数量）或生产计划（包括库存需求），汇集到总公司供应部，采购预算是为配合公司年度销售预测或生产计划(包括产品品种、数量)，供应部门对所需求销售预测或生产计划做详实地估计，统一整个企业对纸箱的需求。为了缓解仓库压力，他们通常在产品上线以前，二十天左右下达采购单给供应商，并明确要求供应商在何时送货到厂。这样一来，当他们的产品上线生产的时候，包装也可以及时到达，在不占用仓库空间的情况下，他们可以及时将送来的包装产品安排到生产线上。在寻找供应商上，这家企业已经创建了一套完整流程；首先，他们会通过网络或者自己的人际关系去选择比较适合的供应商。在确定几家供应商后，他们会对其进行验厂。也就是派出品质部和包装工程师一起到供应商处进行公司的审核。对包装企业的审核他们一般会通过以下几个方面来进行：确定供应商的步骤•了解其公司的性质，是港资、美资、私营或者三资公司。•通过第三方了解其公司的信誉和服务态度；•了解其公司的资金周转能力；•了解其公司的各方面手续是否齐全。公司基本情况生产能力•供应商设备的性能，加工尺寸和机器配置数量；•供应商是否有能力满足物料/服务的技术规格；•供应商的生产过程是否足够灵活以适应设计/数量的变化；•供应商能否在规定的前置时间里提供约定数量的物品/服务；•供应商有无可接受的新产品开发/认证过程。•运输队伍的实力，如：有多少量车；•车队是公司所有还是承包经营责任制；•运输车辆大容积；•运输的费用如何计算。运输能力报价方面•提供原材料价格表；•提供纸板价格表；•提供彩盒的计价方式。管理水平•公司有否ISO9001认证；•是否有推行7S管理模式；•有无奖罚制度；•是否定期对员工进行质量意识培训。客户反馈系统•有无识别客户需求的系统方法；•客户和组织各管理层间有无建立程序，用以沟通客户需求和投诉(反馈)；•供应商组织的使命和目标是否反映出重视客户的反馈和需求；•日常管理活动是否都与客户的反馈和需求联系在一起；•对客户退料进行详细的原因分析吗；•客户反馈和沟通是否可通过认证和提供整改计划得到支持；•是否建立客户的订单资料和档案库。以上四个案例各有特色，基本代表了目前大型消费品企业的纸箱采购流程和方式。由于部门设置和流程整合的不同，分别在纸箱的采购流程特点上各有千秋。包装采购通常问题及解决方案最常见问题：（1）没有明确的采购计划缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养。采购上随意性很大，采购上没有最基本的计划，并且缺乏部门间必要的沟通与衔接，这样采购回来的就很难满足产品的需要。（2）不注重供应商的关系管理许多用户在采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变，更没有从一味压价向建立双赢机制转变。采购就是一手交钱一手交货，货款两清各自走人，这种采购其后果是售后服务没有保障。（3）不重视采购管理没有把采购管理上升到战略性高度来考虑，没有把采购策略和合作伙伴的选择评估作为企业整体战略中的一部分来考虑。（4）企业缺乏有效的采购工具和信息平台究竟什么样的采购才是符合企业利益的？到底采购价格为多少才是合理的？这些问题困惑着管理者，其根本原因在于没有找到一个有效的工具进行采购的跟踪、评估、分析和科学决策。解决方案以一种综合而全面的思维来看待采购问题，将解决问题的重心放在总成本上，包括使用成本、管理成本和其他无形资本。采购决策影响着后续的运输、调配、维护、调换乃至产品的更新换代，因此必须有总体成本考虑的远见，必须对整个采购流程中所涉及的关键成本环节和其他相关的长期潜在成本进行评估。（1）挖掘更优质的供应商众所周知一个企业只有拥有合格的包装供应商，才能为企业产品提供适当的品质、充分的数量、准时交货、合理的价格以及热忱的服务，因此寻找优质的供应商是企业采购工作中最重要的任务之一。一般而言，包装供应商的家数愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。因此，需要尽可能地扩大寻找包装供应商的来源，根本上提高所采购包装的质量和优质的服务。（2）挖掘供应商潜力，获取更多增值服务为了稳保自己的供货地位，许多包装供应商会积极与企业联系，主动提供更多的增值服务。当然，这些增值服务的内容要取决于企业的具体要求和供应商自身的生产能力。企业要最大化地获取这些增值服务。如果供应商看重你们之间的合作，他会尽量满足您的需要。（3）定期考核评估同供应商的合作选择了一两个主要的包装供应商并不意味着一劳永逸，永远与他们合作下去，而应该是一个不断选择的过程。企业需要定期评估自己的耗材供应商并调查其他供应商，以确保当前的安排与选择仍然是明智之举。一种较好的处理方法是，选择一两家包装供应商作为候选对象，以便应急和重新选择。如果经过调查、评估，当前的包装供应商已经不是最佳选择，就要毫不犹豫地选择另外的耗材供应商，从而保证自己获取更多的利益。（4）经常咨询包装供应商，提高投资收益包装供应商是企业很好的信息来源，可以从他们那里得到当前市场的情况，同时，在供应商和生产厂家的网站里都有大量的包装信息，并且有很多关于如何选材、用材、节省资金的好建议。（5）提高采购人员素质随着市场竞争日益激烈，企业经营管理的竞争也愈演愈烈。为了提高企业的竞争力，越来越多的企业正在关注和完善采购管理体制、提高管理水平。为了提高企业的采购水平和采购效益，越来越多的企业重视选拔任用采购从业人员。对企业来说，拥有精明能干的采购人员是一笔巨大的财富。他们只负责包装这一个方面，时刻关注包装市场，对其行情和发展都了如指掌，并且能抓住时机下定单，以减少成本。（6）善于利用网络采购随着网络的飞速发展，企业可以在网上寻找到更多的包装信息。许多供应商提供网上订购服务以减少销售成本，这项举措也为企业节省了资金。供应商会在网上提供某一段时间内纸产品的预先定价，企业可以通过网络将自己的预算系统与之连接，当需要搜索某种纸的最低价时，通过该系统很快就可以得到结果。总之，这样的结果才能保证用户企业要以最合适的价格采购到最合适的包装。谢谢大家!