单证流程

同舟货物的运输安排流程；订单审核录入系统出仓配送总流程交货安排单据整理回收提货通知书：指货主向仓库发出的指货有效指令，双方确认认可的有效凭证。送货单：用于送货给客户时货物权转交交接的有效凭证。运输委托书：指货主委托运输公司运输的有效指令，双方确认认可有效，用于委托信息的传递，费用的结算等。一、审核订单，录入系统二、交货安排1同舟送货1.1供应链部产品小组负责人系统排期，通知运输公司送货安排及要求；·排期信息：1）客户要求2）业务要求3）双方协商后的要求·排期方式：对应订单信息处录入送货日期、送货数量·注意事项：·指令名称：运输委托书，内容如下：·货物基本信息：产品名称/型号、批号、包装/规格、数量·委托公司信息：公司名称，联系人，联系方式，联系电话，有效签章·提货仓库信息：仓库名称，地址、联系人，联系方式，联系电话·收货公司信息：公司名称，收货地址、联系人，联系方式，联系电话·其它特殊要求：送货时间要求、单证要求、收款要求等·传递方式：1）由供应链部产品小组负责人或物流专员传真至运输公司；2）口头或其它方式通知，司机到同舟指定地方办理正本运输委托书；3）其它方式通知完成时间：送货的前一天/当天安排的需在当天提货前通知1.2运输公司根据运输要求安排运输车辆；异常情况：不能满足配送要求，送货时间不能满足、车辆规格不能满足处理方案：及时反馈至供应链部产品小组负责人，与业务、客户/客户共同协商处理，重新确定送货要求；1.3供应链部产品小组负责人跟进接收运输安排信息；接收方式：1）运输公司书面传真反馈2）运输公司口头反馈，再由司机到同舟指定开单处办理手续3）运输公司通过其它方式反馈反馈内容：车牌号、司机姓名、证件名及号码、装货名称、装货数量、装货时间、送货客户名称完成时间：提前一天反馈或当天安排提货前（车辆安排确认后即刻）供应链部产品小组负责人将相关信息录入系统排期表中。录入资料：运输公司、司机姓名、车牌号、证件名称、证件号、联系方式完成时间：提货的前一天/当天安排的需在当天提货前1.4供应链部产品小组负责人立即通知仓库提货；·指令名称：提货通知书，内容如下：·货物基本信息：产品名称/型号、批号、产地、供应商、包装、数量、罐号/仓号-堆位·存货公司信息：公司名称，联系人，联系方式，联系电话，有效签章·运输公司信息：公司名称，车牌号，司机姓名、证件名及号码、联系方式·其它特殊要求及注意事项·发送方式：1）由供应链部产品小组负责人传真至仓库；2）由司机带正本提货通知书到仓库提货3）其它方式通知完成时间：提货的前一天/当天安排的需在当天提货前1.5供应链部产品小组负责人制作发送提货通知书给运输公司，运输公司司机凭提货单到指定仓库提货。·指令名称：指货通知书；·发送方式：1）供应链部产品小组负责人或物流专员传真提货通知书到运输公司2）运输公司提货司机到同舟指定开单处办理；2客户自提：2.1供应链部产品小组负责人跟进接受提货资料；·接收方式：1）客户传真提货资料2）业务电话、业务短信、客户电话3）订购单中已有提货安排·基本资料：司机姓名、证件名称及号码、货名、数量、车牌号、提货日期，对应订单号2.2供应链部产品小组负责人确认审核资料的正确、可行性；·确认基本资料：司机姓名、证件名称及号码、提货名称、数量、车牌号、对应订单号·审核其它条款：提货日期/时间、对比库存、运输备案证明、款到发货是否到款、其它注意事项异常情况：未收到传真、传真不清楚、数量不正确、库存不足、时间不能满足、易制毒备案超有效期/有效数量处理方案：立即与客户协商重新安排，更改提货信息/重传；2.3确认正确后，供应链部产品小组负责人立即将运输资料录入系统进行排期；·对应订单：需选择客户要求的对应订单·录入内容：日期、数量、交货方式、仓库编号、仓库名称、罐号（仓号-堆位）、其它·易制毒品备案证明选择：在排期保存时自动判断提示易制品运输备案选择·处理方案：反馈至对应业务代表及主管经理，协商处理1）要求办好易制品运输备案后再提取货物2）特殊情况下，主管经理指示处理方案2.4供应链部产品小组负责人立即通知仓库提货；·指令名称：提货通知书，内容如下：·货物基本信息：产品名称/型号、批号、产地、供应商、包装、数量、罐号/仓号-堆位·存货公司信息：公司名称，联系人，联系方式，联系电话，有效签章·运输公司信息：公司名称，车牌号，司机姓名、证件名及号码、联系方式·其它特殊要求及注意事项·发送方式：1）由供应链部产品小组负责人传真至仓库；2）由司机带正本提货通知书到仓库提货3）其它方式通知完成时间：提货的前一天/当天安排的需在当天提货前2.5供应链部产品小组负责人发送提供通知书给客户，客户凭提货单到指定仓库提货。·提货指令：指货通知书；·发送方式：1）供应链部产品小组负责人或物流专员传真提货通知书到运输公司2）运输公司提货司机到同舟指定开单处办理；三、单据回收1同舟送货1.1司机装货前领取送货单证·单证名称：送货单·领取方式：1）同舟指定（或委托）的开单处填写送货单；2）同舟委托运输公司填写送货单（同舟送货单或运输公司自用送货单）；3）同舟供应链部单证发放人员填写送货单；1.2运输公司司机按指定时间到仓库装货，装货完成后，确认出仓通知书实装重量；·出仓凭证：出库单或其它单证；·凭证返回：由仓库保管，统一交回同舟供应链部收单人员·数据反馈：1）传真出库单至同舟供应部产品小组负责人2）直接将出仓数反馈至同舟指定的专门负责人员3）其它方式及时反馈·运输公司留存相关联用作费用结算凭证依据。1.3完成送货后，司机将送货单返回；·司机直接交回同舟指定（或委托）的开单处；·司机交给运输公司指定的单证回收人员；1.4收单人员审核整理单证·同舟指定（或委托）的开单处人员审核单证·运输公司指定的单证回收人员审核单证·审核内容：1）完整性：签收数，签收日期，客户盖章，签名2）特殊约定异常情况：未签收，未填写签收数，未注明日期，客户未盖章，盖章与抬头不符，数量不正确，日期不正确，签名无效处理方案：反馈至供应链部产品小组负责人，协商处理，如特殊情况可以接受则接受，其它按指示执行。1.5同舟供应链部单证回收人员回收单证；·同舟指定（或委托）的开单处直接返回同舟供应链部单证回收人员；·运输公司直接返回同舟供应链部单证回收人员；·运输公司将单交到同舟指定（或委托）的开单处，统一返回同舟供应链部单证回收人员。完成时间：送货完成的第二天12：00前（利丰运输）送货后第二天传真送货单，三天内返回正本其它特殊情况及时协商处理2客户自提：2.1客户按指定时间到仓库装货，装货完成后，确认出仓通知书实装重量；·出仓凭证：出库单或其它单证；·凭证返回：由仓库保管，统一交回同舟供应链部收单人员·数据反馈：1）传真出库单至同舟供应部产品小组负责人2）直接反馈至同舟指定的专门负责人员3）其它方式及时反馈2.2司机签收单据，确定签收数；·单据名称：送货单·签收方式：1）直接到同舟指定（或委托）的签收处签收；2）传真送货单给客户预签收，再由专人送或寄送货单给客户签收；2.3签收后单据审核，收取整理·直接由同舟指定（或委托）的签收处审核、收取整理；·供应链部单据回收人员先回收传真件，再联系客户将正本送货签收单返回并审核·异常情况：未签收，未填写签收数，未注明日期，客户未盖章，盖章与抬头不符，数量不正确，日期不正确，签名无效。·处理方案：反馈至供应链部产品小组负责人，协商处理，如特殊情况可以接受则接受，其它按指示执行。2.4正常或异常处理完成后，同舟供应链部单证回收人员回收单据·直接由同舟指定（或委托）的签收处人员返回；（送货后第二天内返回）·先传真，后客户寄回或安排人员到客户处取回正本送货单；（传真件送货后3天先返回）--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------关于百安货物提货出仓的程序1、提货司机提货开单:地点：利丰公司开单处人员：利丰开单员（梁永才）1）审核司机证件（身份证、行驶证、车牌号）2）打印《送货单》、《提货通知书》、《运输委托书》（其中《运输委托书》仅限于送货的车辆）3）发放封条（仅限于送货的车辆，封条号需记录在送货单上，须确保实际与记录一致）4）如自提需收款，则先收取要求数目款项（仅限于09：30-17：00、并在《提货通知书》注明不能超过提单数量，需收款：由利丰负责安排收款具体操作流程）2、司机办理装货手续:地点：百安客户服务中心人员：百安开单员1)审核司机证件（身份证、行驶证、车牌号）《提货通知书》上有注明运输公司名称、车牌号码、司机姓名、身份证号码。2)审核《提货通知书》的有效性，并根据其指示办理提货手续与同舟Lifeng系统核对《提货通知书》内容，并核对有效签名、签章的正确，如有异常立即反馈给同舟公司供应链管理部，由供应链管理部确认有效性。3、司机到仓库内装货:地点：百安仓库内人员：装车操作人员1)百安操作人员核对提货信息，根据《提货通知书》要求按量装货（如要求不能超过提单数量，则严格按要求执行）；2)装车后车辆施封（确保施封的封条号码与送货单上记录的一致）（如自提货物则无需施封，特殊要求除外）4、出仓时货物的签收：地点：百安过磅窗口人员：百安过磅人员1)出仓前要求司机签收《散装货物车运发货证明》（如自提，则同时司机签收同舟《送货单》）2)百安审核司机的签名、数量的正确性；3)利丰送货司机将出仓数量及时反馈给利丰开单处（方式：单据、手机短信，时间：出仓后10分钟内），开单员立即将出仓数录入同舟Lifeng系统。5、单证整理回收地点：百安公司人员：百安相关人员1)百安回收《散装货物车运发货证明》、同舟《送货单》2)当日17：00前将当日00：00-16：00的所有单证整理完成次日08：30前将前日18：00-24：00的所有单证整理完成要求：列出对应时间段的所有出货明细及对应单证回收情况6、单证交接返回地点：利丰公司人员：利丰开单员（梁永才、）1)当日17：00将当日00：00-16：00的所有单证取回次日08：30将前日16：00-24：00的所有单证取回2)核对审核单据，并核对、录入同舟Lifeng系统数据3)将利丰公司返回的前日《送货单》、磅单等整理（12:00前）4)将整理好的单证全部交给同舟的司机返回同舟。要求：列出前一日所有出货明细及对应单证情况。5）同舟的收单人员每天去利丰公司将单证收回。每日库存报表1)当日9：30前将前日00：00-24：00的所有库存日报表（散货、桶装货、包装物等）发送给利丰开单员；2)利丰开单员核对百安的库存日报表、Lifeng系统、实际出入库数量，如有异常，及时审核并更正；3)利丰开单员12：00前将完成核对的库存日报表发送至同舟公司。7、散装货物包装加工（灌桶）的单证流程1)打印：散装货的提货通知书由利丰开单员根据出仓排期打印《提货通知书》；2)传递：《提货通知书》由利丰开单员交给百安客服中心人员（注意签收单证交接）百安公司只有在接到同舟《提货通知书》正本才能安排储罐灌桶，特殊情况除外3)签收：散装货物出仓的签收，即《散装货物车运发货证明》的签收同舟自行灌桶：由百安代签收，灌桶后向同舟发送灌桶入仓证明；桶装货货权仍属于同舟公司客户自行灌桶：根据客户要求签收（百安代签收/客户指定人员签收）；灌桶后向委托灌桶的客户发送灌桶入仓证明；桶装货货权已转移至委托灌桶的客户4)出仓：桶装货物出仓根据上述出仓流程进行操作；5)回收：根据上述单证回收要求回收单证。8、代收货款的流程：1、开收据、收款（分两种情况）A、送货司机代收货款1)利丰开单处发放空白收据给代收款司机（一式三联