商管作业流程(PPT31页)

商管作业流程流程目录收货流程退货流程换货流程收货流程一、收货先决条件二、相关部门工作职责三、收货前、中、后作业四、商管日常作业通则收货流程一、先决条件情况1：收货区域设置双闸门控制的收货笼，且闸门必须部分为镂空，以便厂商于收货笼外可清楚观测收货区域，并设立复检区及收货暂存区。建议:如果闸门为非镂空,建议在闸门外侧标示“闸门关闭收货中,闸门打开厂商可卸货.情况2：用地线规划收货区域.注：地线及区域名称应由店养护科于地面作明显标示.二、相关部门工作职责1、咨询部1.1必须设定：杂货、百货等处验收数量不得大于订单数量（生鲜处、散货、及部分日配以永续订单方式下订商品除外）。1.2有效订单期间系统设定：实际交货日期不得超过订单上交货日期之后七日。注：1.1物流商品、TC合单商品验收数量可大于订单数量。1.2物流订单、TC合单订单、全国订单不受七日限制。收货流程2、商管科2.1科主管全权负责收货科内商品的进出流程，营运部门不得左右其决定。2.1.1全权负责商品百分之百明细验收。2.1.2生鲜品质的查验，由生鲜营运主管（组长级以上）主控。建议：为保证商品品质生鲜品质查验人员应为主管及其职代，不可指定很多人员。2.2全权负责电脑系统内验收数量的维护。2.3科主管负责联络营运主管，以便确认是否接受有效订单但未按计划表时间的到货。2.4科主管必须负责核对厂商送货单是否与验收单相符合。注：核对完毕后敬请于整本验收单之封面签名，且需在交营运核对前完成核对动作，参见教材第16页4.1.4和4.1.5，请点击2.5必须依据捷龙销售最小单位准确清点数量。收货流程2、商管科2.6必须以手持终端机扫描单品条码，并将实际收退货数量正确键入电脑。注：在商管保证收货正确的前题下，以不闲置手持终端机为标准。2.7必须知会营运部门任何异常到货（不明条码、错误容量、错误包装入数等等）。注：使用的收货异常登记表，大部分店都有使用，现未使用店别也需于新流程执行日开始使用，格式自定，最好以科为单位登记，便于反应给营运和商品部。3、防损科3.1必须在与商管科主管确认后，回绝无文件或文件不全的到货。注：厂商送货应附之文件明细在3.1.1讲解。阅读，请点击3.2控管到货车流并予以登录。3.3必须抽查到货（参看防损科程序）。注：3.4在厂商离开时必须检查车辆内部（货车在离开收货区时必须开启门）。3.5退换货、物品携入/出、商品报废另由其他防损科人员办理。注：执行有困难，但请先执行。目的是看收货的防损科人员就只负责控管收货。收货流程4、输入小组必须每天追踪订单的到货情况，必要时通知营运催促厂商及时送货。三、收货前、中、后作业1、收货时间表1.1好的进货流程需要良好的收货时间表。1.2依各店时间订定收货时间表。1.3必须告知所有厂商我们的收货时间表。1.4收货时间表必须悬挂在收货区入口处。1.5逾时收货必须事先取得店长同意。2、收货前，商管必须2.1确定卸货区两侧卷门操作正常，且为关闭状态。2.2确定卸货区及周遭区域净空，同时空纸箱及垃圾都在其标示区域内。2.3确定有足够库存的栈板及周转箱。收货流程2、收货前，商管必须2.4检查电脑系统及手持终端机是否就绪，可开始进行收货作业。2.5确定所有手持终端机已全数充电供全日使用。2.6检查磅秤是否准确。注：检查磅秤需做登记，平时检查方法商管主管自定，电脑科应定时安排检查。2.7确定安全警卫已在定点。2.8任何人若无商管科主管同意禁止进入收货区及收货办公室。3、收货时3.1货车抵达时，防损人员必须3.1.1检查厂商或司机是否有收货文件「传真订单」及盖有厂商（或托运公司）印章的「送货单」。（非每月二次发送对账单、以发票请款之厂商，则需提交请款单）返回教材第6页，请点击注：经与财务确认现总部没有需提交请款单给分店再转交财务的厂商。每月二次发送对账单是指公司每月电脑自动传真二次对账单给厂商，厂商确认后请款。3.1.2检查「传真订单」是否为有效订单（实际交货日期不得超过订单上交货日期之后七日）。收货流程3、收货时3.1货车抵达时，防损人员必须3.1.3控管车流并在「车辆管制登记表」上登录：厂商名称、货运名称、相关部门、车牌号码、司机姓名、抵达／离开时间、备注。注：货运名称是指托运公司名称,如果由厂商自已送货则无需记录货远名称.3.1.4要求厂商或司机携带收货文件（传真订单及送货单），前往收货区。3.1.5若有例外情况，防损人员通知商管科主管，商管科主管则通知营运部门处长级以上主管决定是否接受到货。注：商管人员需看到验收单上营运部门处长级以上主管的签名同意后方可收货，所缺之文件厂商需补回，商管和营运都需追踪。3.1.6指派收货笼给厂商，同一收货笼不得同时验收两家及以上厂商商品。3.2商管必须3.2.1商管人员调出「验收单」之前，需查看厂商或司机的「传真订单」及「送货单」。收货流程3.2收货时，商管必须3.2.2根据所投订单号码调出「验收单」。3.2.3生鲜、散货、日配除外的所有部门，假使「送货单」上数量大于订单数量，商管助理应告知收货人员回拒任何超送的数量。3.2.4生鲜、散货、日配，只能按公司认可的上限超收重量（不得超过订货数量的20%），否则需经处主管签核。3.2.5操作卸货区的闸门时，必须遵循下列规则：两道闸门不可同时开启卸货时：开启外侧卷门，内侧卷门为关闭状态。卸货后：关闭外侧卷门后再开启内侧卷门，收货人员进入收货笼；若全店上月盘点损耗（不含生鲜处）超过营业额3‰，则厂商或司机卸货后，需退出收货笼，不得与收货人员会同初检。建议：当闸门坏了可如此操作，商管可制作”收货中不可卸货“（存于安全处、厂商卸货后挂于闸门外侧）和”已收货可拉入“（也存于商管处，收货后也挂于闸门内侧），待货拉入后由拉货人或防损科人员收回两牌归于保存处。3.2.6在卸货当中，厂商或司机必须依单品整齐堆放以供查验。3.2.7商管应通知营运复检人员准备验货复检。收货流程3.3商品初检时，商管必须3.3.1如到货有下列任一情况，不得验收：未盖厂商（或托运公司）印章的「送货单」、手持终端机无法辨识的条形码、商品上无条形码。3.3.2如果「验收单」上很清楚的列出搭赠品，收货科人员必须按该次到货品项之搭赠比例先清点搭赠品。3.3.3生鲜处、散货：电话联络营运科主管，小心品质数量并以磅秤称重。记得扣除容器重量。3.3.4收货人员在清点数量后，必须扫描单品条形码（如果无法刷入条形码，应于电脑查询再次确认）。如条形码是厂商黏贴上去的，必须确认手持终端机显示的商品说明与实际商品无误。若商品说明与商品本身不相符合，应予以拒收。注：以防止厂商以次充好、以小充大或以未建档商品充当建档商品逃避新品上架费用。3.3.5如厂商包装内含多个捷龙销售单位，应拆箱检测商品条形码、品名、数量。收货流程3.3商品初检时，商管必须3.3.6专业性、高单价或易丢失的重要性商品（如CD碟、卡带、服饰、保养品、高级笔类、生鲜商品等），需由营运人员与收货人员同时检测点收。注：总部先依举例执行.保养品是指化妆品中的护肤品（化妆品分为护肤品和彩妆）3.3.7生鲜收货若无生鲜科主管签名同意，不得因品质问题拒收货物。3.3.8生鲜品质是生鲜科主管的永久职责。3.3.9收货人员必须将实收数量正确、规范地填写在「验收单」上之初检实收栏位并签名。3.3.10收货人员必须确保验收品项及实收数量的正确性，并将已经初检商品移放于复检区（若因商管面积过小，未设复检区，则将商品留放于收货笼内，等待复检）。收货流程3.3商品初检时，商管必须3.3.11拒收瑕疵品，将损坏品数量注明在「送货单」上。3.3.12如作废验收单，须于该单上注明“作废”字样及作废原因，同时确认验收单号码已由电脑印出，否则应填上单号，将单据归入作废验收单档中。注：作废单据只是暂存于作废验收单档中，于4.1.3有说明作废单据需依流水号与正常验收单装订一起。3.3.13逾时收货须经店长核准，由商管指派收货人员或由店值班会同营运人员、防损科人员以订单传真件验收商品并签名，次日由商管根据夜间收货订单列印「验收单」，填写验收数量并签名。注：逾时收货须填写《延迟收货申请单》在1.5已有讲解，我们再回顾一下说明点。查看，请点击3.4商品复检时，营运部门必须3.4.1营运部门各处需指派复检人员，每天固定至商管负责监督商品初检及执行复检工作。建议：各处指派复检人员（生鲜科主管需参予收货故无须另外指派复检人员）建议由各科轮流派人，且各处应于每月月底排定下月复检人员明单并复印一份给商管科和防损科。收货流程3.4商品复检时，营运部门必须3.4.2营运复检人员必须核对商品条形码、品名及清点数量，并核对验收单上初检数量，无误则将复检数量填写在验收单上之复检实收栏并签名。3.4.3若复检数量与初检数量有差异时，须当场会同收货人员及厂商或司机进行点数，将会点确认数量填写在「验收单」上之复检实收栏位，并于「验收单」或「送货单」错误数量上划“×”，在其旁边填写正确数量后，三方于更正处签名。注：所有错误数量都要划“×”并在旁边填写正确数量、三方于更正处签名，请看3.5.1。3.5商管必须3.5.1确认所有收货文件（送货单、验收单）上数量无误后，加盖收货章。3.5.2收货人员、营运复检人员及厂商或司机在「验收单」上签名。3.5.3将「送货单」、「验收单」厂商联交给厂商或司机。提醒：与旧流程不同厂商联需于复检完成后方可将“验收单”交给厂商或司机。3.5.4将「验收单」与「送货单」装订一起。收货流程3.5商管必须3.5.4将「验收单」与「送货单」装订一起。3.5.5将商品拉入收货暂存区，容易丢失或高单价商品需立即由营运人员移至仓库妥善保管。3.6防损科必须3.6.1在厂商离开时，检查车辆内部是否有任何捷龙的资产或本公司商品在里面。4、收货后4.1商管必须：4.1.1在电脑上输入实际收货数量。4.1.2列印「每日进退货明细表」，将其与「验收单」、「送货单」装订一起。4.1.3商管晚班人员需列印「进退货清单」，将因打印跳号或作废而造成缺单情况及不连续流水号原因标注于上，作废单据需依流水号与正常验收单装订一起。收货流程4、收货后4.1商管必须4.1.4商管科主管必须核对确认所有收货文件。返回教材第5页4.1.5所有文件隔天早上一起交给营运部门。注：商管科主管需在交营运核对前完成核对动作4.1.6将营运部门每日复核完毕之收货文件送交财务。4.2营运部门必须4.2.1处主管每天在收到文件时，立即在「进退货清单」上签收。注：可有两种操作方法1：打印两份「进退货清单」，一份与验收单一起装订存档，一份用于商管与营运部门的签收存于商管科；方法2：打印一份「进退货清单」，先用于签收后与验收单一起装订存档。4.2.2核对所有收货文件。4.2.3核对完毕后在「每日进退货明细表」上签名，于当日（即收货完成后第二天）交回商管。注：由处主管签收，收货文件的核对和「每日进退货明细表」上的签名仍由各科主管于收货第二天完成。收货流程4.3收货后，财务人员必须4.3.1收到商管「每日进退货明细表」等收货文件后复核。4.3.2如文件有任何不符之处，财务人员必须立即调查。。四、商管日常作业通则1、每日1.1在收货作业当中1.1.1保持垃圾处理区、纸箱弃置区、及整个收货区的清洁。1.1.2密切注意合约商是否按时收集纸箱。1.1.3商管科主管必须随时抽查收货作业。1.2关闭商管科时1.2.1将所有手持终端机放入充电槽。1.2.2确保所有的拖板车都已在「空拖板车区」归定位。1.2.3系统已关闭，商管科办公室已上锁。1.2.4确保卸货区及周遭区域净空。1.2.5所有铁卷门都已放下。1.2.6确保所有应充电的电动器材都已插上电源。收货流程2、每周2.1列印并控管「科别进退货验收单检查表」。注：「科别进退货验收单检查表」。观看列印「科别进退货验收单检查表」之界面，请点击2.2将报表交给财务部门。对出现在报表上的不连续「验收单」应标注原因。3、卫生管理规则、保存期限、及地方法规3.1卫生管理规则应依地方法规制定。3.2商管全权负责保证验收商品符合公司的最低保质期限