管理费用管理制度

-1-管理费用管理制度第一章总则第一条为规范非销售性费用支出的合理性，明确费用报销的标准及审批流程，特制订本办法。第二条本办法适用于深芏科技下属工业中心、研究中心、财务部、综合管理部。第三条各项费用报销按照本制度规定执行。第二章职责第四条经办人员的责任：（一）经办人对所报销项目的真实性、准确性、及时性及单据的合法性、完整性负责。（二）经办人如有公司借款，必须按公司的有关规定及相关要求如期归还借款。第五条部门负责人的责任：（一）部门负责人一般指经办人所在部门的经营单位负责人或职能部门负责人。（二）负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销的金额是否控制在预算标准之内。（三）对报销的内容(包括各项附件)的真实性、完整性、合法性负责。（四）对本部门人员的个人借款承担担保责任，当借款经办人不能如期归还借款或无法在其工资中扣回借款时，担保人须在一个月内代为清偿借款。第六条财务审核人员的责任：（一）负责审查报销单据的合法性、真实性。-2-（二）负责审查报销单据金额的正确性和报销内容是否符合公司有关制度。（三）审查报销项目审批手续的完整性和对费用标准的控制。（四）负责审核费用项目报销的金额是否控制在预算标准之内。第三章费用细则第七条电话费（一）标准：固定电话：150元/月/部；移动电话：科员50元/人/月主管100元/人/月中层200元/人/月高层500元/人/月（二）适用范围：工业中心各部门、研究中心、财务部、综合管理部。（三）权限设置：预算内、标准内，中层以下人员费用，由直属上级高层领导审批；预算内、标准内，中层以上（含中层）人员费用，由总经理审批。（四）相关规定：1.中层以下人员移动电话费用报销必须经总经理批准，报财务备案；2.报销时需提供上月话费发票，并于次月10日前填写费用报销单，标准内的以发票实际金额为准；3.综合管理部定期抽查固定电话使用情况，每月10日前打印电话费清单，并区分公话、私话费用；对于员工公话私用的处以当事人2倍话费罚款，从次月工资中扣除。第八条办公费：（一）定义：办公费包括各部门及单位日常运营所必需的办公文具用品、生活用品、家具、2000元以下办公设备及配件、耗材、饮用水等购置费用；（二）标准：办公文具、配件、耗材、印刷品20元/人/月；-3-饮用水等其他购置费用5元/人/月。（三）权限设置：预算内、标准内，由直属上级高层领导审批；预算外、标准外，由总经理审批。（四）适用范围：工业中心（除车间产线一线员工外）、研究中心、财务部、综合管理部。（五）相关规定：1.办公用品由采购部负责统一招标定价、确定供应商，各经营单位自行到指定供应商按招标价格购买，各中心、部门统一由综合管理部购买，各中心、部门不允许到非指定供应商购买。办公用品的领用，须由各中心、部门指定专人填写领用申请表交部门负责人审批，综合管理部根据已审批的领用表按科室发放。2.所有办公用品必须经综合管理部按采购申请表进行实物验收后发放，并登记收发台账。3.采购办公用品报销时，应有合法、真实的发票，采购计划、购置申请表，收料清单。4.非招标供应商一次性采购支出(1000元以上)要求提供3家以上询价单；电脑设备外出维修报销需附设备使用部门的维修申请和使用部门负责人审核签名的验收报告。5.办公文具费用标准按每年度每个管理人员人民币240元(平均每月20元)核定，新聘职员(即新增岗位的新入职人员)可一次性领取80元以下的办公文具。第九条业务招待费：（一）定义：业务招待费是指公司员工与客户、政府机关等外部单位进行业-4-务联系时所发生的餐费、礼品费、娱乐费、公关费等。（二）标准：实报实销（三）适用范围：工业中心各部门、研究中心、财务部、综合管理部。（四）权限设置：预算内且单笔金额500元以下的，直接上级高层审批；预算内且单笔金额500元以上的（含500元），总经理审批；预算外的费用一律由总经理审批。（五）相关规定：1.业务招待费申请，由经办人员填写业务【招待费申请】，注明招待事由、受接待的单位、人数、招待地点、预计开支金额。2.单次业务招待费用超过300元时，经办人员原则上须用银行卡支付费用，报销时需附银行刷卡存根；特殊情况用现金支付，报销费用时须说明合理事由，否则不予报销。3.业务招待费按年度预算总额考核、月度预算控制，各部门负责人必须在预算总额内审核或审批业务招待费的申请和支出。4.超审批金额外的招待费，一般不予开支；如有特殊情况，须经总经理审核批准。7.宴请招待时，陪餐人数原则上不超过就餐人数的50%，且最多不超过四人。第十条差旅费：（一）定义：差旅费包括各部门日常运营中因公国内外出差所发生的交通费、住宿费、餐费补贴、签证费、机场建设费和保险费等相关费用。（二）标准：-5-单位：元/天/人出差人员级别出差地点住宿费长途交通(跨省、跨镇)目的地的本地交通餐贴科员一类地区200实报实销3015元/餐40元/天二类地区15020主管一类地区25030二类地区20020中层一类地区30050二类地区25030高层一类地区30070二类地区25040说明：A一类地区为北京、上海、深圳、广州、南京、无锡、宁波、杭州、苏州、青岛、武汉、珠海；其他地区为二类地区。B超过标准按照标准报销;不够标准根据实际单据费用报销。（三）适用范围：工业中心、研究中心、综合管理部、财务部出差人员。（四）权限设置：预算内、标准内，中层以下人员费用，由直属上级高层领导审批；预算内、标准内，中层以上（含中层）人员费用，由总经理审批。（五）相关规定：1.差旅费申请，由经办人员填写【出差申请表】,注明目的地、事由、天数、预计费用等，由出差人员部门直属高层审批，交综合管理部备案；-6-出差结束，在【出差申请表】总结出差任务完成情况，附在费用报销单后交财务报销。2．出差发生的各类票据，按长途交通费、住宿费、市内交通费和其他类分项统计填报。每次出差(含多人一起)发生的费用只能一次报销，不能分次报销。3．长途交通费用仅指搭乘飞机、火车、轮船及长途汽车等长途交通工具发生的费用，包括往返机场费用，但仅限于有效对应票据，有车接送的，不能报销相应机场往返费用。4．公司员工在公司周边地区出差，原则上要求当日往返，不予报销住宿费，确有特殊情况需住宿的，须经部门直属高层批准，否则财务不予报销。5.主管级以下人员(含主管)到省外城市或地区出差，原则上要求乘坐火车或汽车；若有特殊情况的，经部门直属高层批准方可乘坐飞机；未经批准擅自乘坐飞机的，按乘机费用总额的60%报销。6.多人(同性别)一同出差，应选择二人间或三人间住宿，住宿费报销按人头标准相应降低20%。7.公司委派参加各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据报销有关差旅费用。由会议方或培训方统一安排餐饮、住宿者，公司不再另外报销伙食补贴、住宿费。8.出差人员每报销一次业务招待费用，相应扣减当天的伙食费用报销。9.出差的人员因工作需要，中层以上人员(含中层)允许乘坐出租车；中层以下人员经部门直属高层同意方可乘坐出租车。10．报销市内交通费时必须使用对应的的士、公交发票；对于单张的票大于50元的，应注明起止地点，否则不予报账。11．报销住宿费用时，必须附有对应住宿费用清单。清单需列明：住宿酒店名称、住宿天数、入住及离店时间、酒店联系电话、费用结算清单或支付凭条。-7-在住宿标准内凭发票据实报销，超支部分自理。住宿费用不包括账单中除住宿费以外的其他消费。12.公司长期派驻外协厂家的员工，其费用报销及各项补贴，不适用本制度规定，由部门提交专项申请，逐级审批。13.出差过程中的业务应酬费按第九条业务招待费的相关规定单独报销。第十一条邮寄费：（一）定义：邮政费用包括信件、快递、包裹邮寄费用。（二）标准：实报实销。（三）适用范围：工业中心各部门、研究中心、财务部、综合管理部。（四）权限设置：预算内、单笔金额200以下的，由直属上级高层领导审批；预算内、单笔金额200以上内，由总经理审批。月结费用，部门预算内的，由部门所属高层审批；月结费用，部门预算外的，由总经理审批；（五）相关规定：1.员工个人快递一律不予报销。2.邮寄费单笔报销的，必须附原始快递底单；月结付款的，经办人员需及时将原始快递底单交财务部费用会计以备月度核算。第十二条汽车费用：（一）定义：汽车费用是指公司保证商务用汽车的正常使用所发生的年检费、路桥费、保险费、维修费、租赁费以及经总经理审批给予部分员工的车辆补贴。（二）标准：1.补贴类：中层：A级800元/月B级1200元/月-8-高层:A级3000元/月B级实报实销2.公务类：实报实销（三）适用范围：公司范围内享有车贴的员工及公用费用报销。（四）权限设置：预算内且标准内的补贴类汽车费用，由直属高层审批；预算外或标准外的补贴类汽车费用，由总经理审批；除补贴外所有的汽车费用，由总经理审批。（五）相关规定：1.补贴类汽车费用，原则上只有中层以上人员才可以享受。2.公司有条件地执行鼓励买车计划。对于在公司工作三年以上的员工或公司中层以上员工自己购车的，公司可给予5万元以内或购车价款30%（二者取其小）的无息贷款，贷款分三年还完。4.享受车贴的员工，取消市内交通费报销。广东范围内出差，除特殊情况外原则上不得租用的士或其它外界车辆。5.员工出差使用公司车辆，需提前填写【用车申请单】，经部门负责人或经授权的人员批准，由综合管理部统一安排。6.对于员工因公在广东省内出差用车，若未能安排厂车：1)跨市（镇）的，无论级别，一律不准乘坐出租车；2）如业务紧急，或多人去同一方向，且租车费用不超过200元的，经总经理批准，方可乘坐出租车或公司租车。7．公司给予配车临时使用，其汽车费用报销标准参见第十二条（二）的相关规定。超出部分一律不予报销；对车辆造成损伤的，需向公司赔偿受损等同金额的赔偿金；-9-8.用车过程可避免之费用，如私用、违章、保养及使用不当等不予报销；用车过程因事故产生的法律及经济责任，由用车人自己承担。9.车辆拥有人或临时借用人如将车辆私自借给他人私用，所产生的全部费用公司不予报销，如有发现此类现象，将按申请报销金额的两倍进行处罚车主或临时借用人，同时，取消临时借用资格，如因工作需要外借同事，需提前向总经理或董事长请示后方能外借及给予报销。10.费用报销要求：10.1公用汽车报销路桥费时，必须完整据实填写「路桥费明细表」，记录车牌号、起点、终点、途径收费站、收费金额、事由等项目，所附票据必须同记录一致；供费用会计核对。10.2车辆补贴报销，必须提供公司抬头的汽车类发票（汽油发票、车辆维修发票、ETC充值发票、过桥过路费发票等）。第十三条员工培训费（一）定义：员工培训费是指公司为员工发生的上岗、转岗培训、各类岗位适应性培训、岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训、专业技术人员继续教育、特种作业人员培训、职工外送培训的经费、职业技能鉴定、职业资格认证、岗位自学成才奖励、职工教育培训管理等与职工教育相关的开支。（二）标准：实报实销（三）适用范围：公司所有与职工教育相关的费用列支。（四）权限设置：预算内且单笔金额500元以下的，由直接高层审批。预算外或单笔金额500元以上的（含500），由总经理审批。（五）相关规定：-10-1．公司员工报销培训期间费用，由财务部门根据举办单位的培训通知或培训合约、公司外出培训申请表进行审核。2.如培训合约包含住宿与伙食条款，公司不再报销伙食补贴、住宿费；第十四条会务费（一）定义：会务费是指公司召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等。（二）标准：实报实销（三）适用范围：公司内部管理类会议费用。（四）权限设置：预算内，部门直属高层审批。预算外，总经理审批。（五）相关规定：1.会务费实行按次预决算管理；2.会务费发生前应由会议组织部门发出会议通知。费用报销时，需附会议通知、会议签到表、会议费用明细、会议总结。3.每次会议费用预算均需总经理签批。第四章费用报销审批与报销第十五条事前申请制度：差旅费、业务招待费、办公费实行事前申请制度。对于广东地区的临时性出差，无需填写【出差申请单】，由部