实用-公司采购流程教材

第三章采购与供应管理流程第一节采购的基本程序一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：一、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初始环节。需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。二、供应商的搜寻与分析这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。资本支出请购单专业单位：部门：地点主旨：财务分析金额用款日期购置成本费用减：旧品报废所得实际进出金额损益分析折旧年数年每年折旧金额减：费用减少每年营收增加每年净损益每年付款明细日期参考号码支票号码金额请购明细：总额申请人工作计划表职称签名日期工作项目负责人预定完成日期财产管理员意见：核准请购单三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种（一）竞争性报价竞争性报价适用下列特征：1、采购量足够大，值得进行竞争性报价2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。请购单编号材料编号规格编号单位数量说明（一）报价须知：（1）交货期限：□①需于年月日以前交清□②订购后天内交清（2）交货地点：（3）付款办法：□①分项订购□②总金额为准（二）报价期限开报价单请于年月日时以前惠予报价以便洽购为荷。注：报价有效期间务请保留至上列日期算起10天以上。填写日期：年月日某塑胶公司询价单()……字第……号付款条件厂商简称原询单价币别议价后单价议价后总价方式天数价格条件价格条件交运方式采购拟购料码品名规格数量单位料码品名规格数量单位核准检核承办单位主管承办人备注1234某电脑公司比价议价记录表单号：AG日期：年月日第二联承办单位请购号：PR第页共页5、买方没有优先考虑的供应商（二）谈判谈判下列情况适合：1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时3、当买方要求供应商的早期参与时4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：1、以高效率的方式运作2、保持价格与成本的相关性3、不利用单一供应商的优势4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整5、愿意考虑采购商的特殊情况四、拟定并发出定单采购订单的定义采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面•综合采购订单如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。如图5-2-2所示。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。•采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪序号统一编号科号名称/规格单位数量单价金额合计兹同间依照本订购单所述条件交货签认：职称：日期：签章：签认联：编号：订购日期：预定交货日：交易条件（分批交货）交货方法：付款条件：订购单某石油公司订购单交货地点：定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。（二）接收的几个步骤：1、协商送货事宜2、货物接收入库3、货物接收过程中的问题七、开票和支付货款付款操作的具体过程是：1、查询物料入库信息2、准备付款申请单据3、付款审批4、向供应商付款5、供应商收款八、记录维护一些必须要保存的记录有以下几种：1、采购定单目录2、采购定单卷宗3、商品文件4、供应商历史文件连络事项签复事项备注□经询价无着落，请提供厂商名称、地址、电话□经询价市面缺货，请提供代用品□缺货退回，请惠示对策□规格欠详，请详加填注□其他请购单编号：请购日期：需要日期：填单日期：某塑胶公司采购联络单2019/8/31采购作业流程购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段222019/8/31购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段221、确定需求2、选择采购途径内外环境和可行性分析3、编制采购计划确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间采购作业流程2019/8/31购买阶段2确定战略方案选择标准购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应商2、精选供应商3、确定供应商4、签订合同（详细购买计划和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）采购作业流程2019/8/31购后反思阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购买决策阶段221、检查合同履行情况（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评采购作业流程采购流程（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护采购流程示意图计划组织实施监控需求信息搜集市场信息采购决策采购计划编制调整采购方案采购后评价合同监督审核并付款验收入库签订合同协商谈判选择供应商物流和配送供应链供应商•采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善第二节采购手册的制定一、采购手册的含义即各种组织在采购作业时内部各单位可执行的文件。通过采购手册，促使采购活动制度化与和合理化，达到适质、适时、适量、适价的目标。采购手册用来阐述政策、步骤、指令和规定的内容。1、使采购政策、步骤、指令、规定变得更加简单明了。2、为采购与其它部门沟能提供机会、使他们能够建设性地看待现存的政策和步骤、并在需要的地方对其进行修改。3、手册上的步骤是针对采购所承担或管理、控制的业务活动来制定的、因此能促进工作的一致性，从而减少对日常工作进行具体监督。4、手册有益于员工培训与训练。5、手册有助于年度审计。二、采购手册运用书面形式有下列作用6、手册协调了政策和步骤的关系，并确保采购原则与操作一致性和连贯性。7、它为这种评诂原则和操作性提供了参考依据。8、通过展示高层对采购的重视，可借此提升采购的地位。9、采购的计算机化要求有细致，完整的文件记录体系，使得采购手册的编写和使用变得更为迫切。（一）组织机构1、组织机构的结构图。2、采购部门每个职位的工作职责。3、员工应该知道行政管理的规定。（二）政策1、采购的目标、责任和采购职能的权力。2、政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去。3、采购条款和条件。4、与供应商的关系、尤其是有关礼物、款待和娱乐等方面。三、采购手册的内容5、供应商的选择方法。6、雇员直接采购方式。7、向管理层汇报的制度。（三）步骤1、用文字结合图表来说明采购步骤。2、关于拒收及退货处理步骤。3、关于报废处理的处理步骤。4、与采购及其辅助业务有关的所有有关文件单证的图解说明，并附有它们的用途和周详的文字说明。5、有关采购记录的查考和保存维护。第三节采购业务流程改善1传统采购的弊端2电子化采购的含义及流程3电子化采购的主要优势4电子化采购的策略5电子化采购系统6政府电子化采购7案例：惠普的电子化采购之道8本章小结9本章思考题在现有的企业管理类教科书中，很少把“采购管理”作为独立的章节进行详细介绍；在企业管理实践中，采购工作也普遍被认为是难度较小、员工素质要求不高的工作，在经营管理中处于相对次要的地位。电子商务的发展对企业采购管理产生了极为深刻的影响。1、传统采购的弊端1．1采购成本居高不下1．2采购周期冗长1．3采购信息缺乏沟通与共享1．4采购文档处理费时费力1．5库存积压和物资短缺并存1．6采购范围受地理局限1．7采购环节监控困难1．8采购招标往往流于形式1.1采购成本居高不下在一般性的工业企业中，物资采购的成本占到企业生产总成本的60％以上，从事采购工作的员工的数量和日常支出也极为可观。因此，企业的采购成本水平对企业产品的总成本有直接的影响，并进而影响企业产品的市场竞争力和企业的盈利水平。1.2采购周期冗长传统的采购方式下，企业采购的周期较为冗长，主要有两个原因：一是企业在采购过程中选择合适的商品及其供应商极其不易，如果要到企业实地考察，更要花费较长的时间；二是企业采购是一项跨部门和组织的工作，每一个环节都有复杂的处理程序，要保证采购的物资按时到位，必须要求物资使用部门提前较长时间申报采购计划。1.3采购信息缺乏沟通与共享由于各业务部门“各自为政”，导致采购信息在企业内部不能得到及时顺畅的流转，影响采购效率的提高。在与外部供应商沟通的过程中，采购部门一般处于主要地位，生产、研发部门很少有机会与供应商直接接触，对缺乏经验的采购人员或有较高技术要求的采购物资来说，经常会产生所采购物资与实际需要不符，既造成资源浪费，又可能耽误生产经营的正常进行。1.4采购文档处理费时费力传统的采购活动是建立在大量的纸面文件的基础之上的，从生产部门采购需求的提出、到采购部门与供应商的各种联系、再到交货及资金的结算，整个过程产生了大量的纸质凭证，如领导的批示文件、合同、汇票、收货单等等，这些单证的制作、填写、保存牵涉到各部门员工大量的精力，常常会因某一单据的错误或遗漏而影响整个采购工作的进行。繁杂的采购文档，加之复杂的采购程序，势必导致采购活动的低效率。1.5库存积压和物资短缺并存在消费者需求越来越追求多样化和个性化的今天，如果有过多的库存成品，就必然加大销售的风险。过高的原材料、零部件的库存同样也会给企业增加经营负担，产生较高的存货成本，进而提高产成品的成本。1.6采购范围受地理局限在传统的采购业务中，采购部门选择供应商很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，与外地的供应商联系，差旅费用、通讯费用都较高，无形中会增加企业负担：另一方面，与外地供应商发生业务联系，往往在资信、运输等方面加大风险。1.7采购环节监控困难传统的采购活动，对采购活动的监控有很多困难，因为有许多权力和关系在采购过程中发挥作用。有的企业为了加大对采购监管的力度，建立起一套分级采购审批程序，以防止采购费用的过度支出以及滥用职权，但这种审批程序为本来就低效和费时的采购工作又增添了新的枷锁。1.8采购招标往往流于形式采购招标是传统采购模式中比较科学和有效的采购方法，特别是在大额采购或贵重物品的采购中用得很普遍。但在传统的采购招标过程中，真正达到招标目的的采购活动并不多见，不少流于形式。2、电子化采购的含义及流程电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流程：(1)填写订购单；(2)审核订购单；(3)联系供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克服采购