成都部品采购流程与管理规定(讨论稿）

前言编制本规定的目的在于为公司的部品采购提供简明实用、可备查、可供参考的操作程序资料。本规定的主要内容：总包合同中甲供材料、三方供货材料、甲限（乙供）材料的划分；甲供材料与三方供货合同的管理规定及操作程序；甲限材料的管理规定及操作程序；三方施工合同确定的部品的管理规定与操作程序；其中涉及部品的定板定样、供货商（材料施工单位）的选择、部品的招标程序、定标程序、部品合同的管理、部品到现场后的管理规定、结算依据等相关内容。本规定的撰写为部品小组根据实际操作近一年来的工作总结与归纳，其中结合了城花项目经理部与公司成本管理部及设计部的良好建议，但因撰写人员水平有限，请各位领导及同事批评指正，以使本手册不断的得已完善，更好地为公司科学化、规范化管理服务。成都万科房地产有限公司城花项目经理部2001年10月9日甲供、乙供与三方供货材料的划分一：属甲供范围的材料：门碰、门锁、橱柜、热水器等；甲供材料及设备应提前24小时通知乙方，货物到工地现场后，乙方应安排卸货地点并在2小时内组织验收,逾期未验收，视为验收合格，相应的保管责任由乙方承担；甲供材料与设备在结算时直接扣除其材料设备费用，不计其管理费和利润等其他费用；其中橱柜与热水器属甲方指定分包工程相关的材料部品；关于甲供材料及三方供货合同的采购规定见附件1。二：属三方供货合同范围的材料：洁具及其五金配件、水龙头、配电箱柜、给水管材及管件、开关插座、墙地砖、电缆、母线槽等；三方供货合同中的材料采购保管费的规定比例为：一般材料3％，三材2.5%,安装材料1.5%的70％支付给总包方；另支付与总包方0.5%作为质量验收、保修总协调费用。三：属乙供范围的材料：水泥、钢材、原木、石材、屋面彩瓦、杜拉纤维、聚苯板、内墙涂料、防水粉、室内灯具、水泵、风机、水箱、线槽、电线管、排水管、消防材料及设备、轻质隔板、各类阀门、厨卫吊板、钢管、钢筋砼管、成品烟道、屋顶天窗、防水材料、阳台雨棚等；关于限价材料的管理见附件2《限价材料管理规定》。四：属三方施工合同范围的材料：铁花栏杆、户内门、进户门、雨水天沟、外墙涂料、铝合金门窗、单元门等；关于三方施工合同材料管理规定见附件3。附件1甲供材料及三方供货材料管理规定甲供材料及三方供货材料指为缓冲总包单位资金压力，保证总包方承包范围内的材料及设备及时到及所采购部品的质量，解决甲乙双方对限价材料价格的争议，由甲方直接支付货款，由总包方负责工程量的统计、提交订货数量并督促供货商按时到货、验收、保管的材料。1、部品小组在成本管理部给定的成本控制价范围内寻找可提供相应产品的供货商（包括生产厂家、代理商、分销商）；2、根据收集到的供应商所提供的产品资料提交设计部，以初选符合设计要求的产品；3、在设计部初选产品的基础上对可提供该产品的供应商组织考察，考察成员由部品小组成员、成本管理部、设计部共同组成，并由该项部品负责人填写《供货商考察报告》见附表一，考察人员会签；以上程序见附件1.1《确定可采用供货商程序》4、由该部品负责人在上撰写招标书，标书送与已考察过的供货商及与集团各地产公司有过良好合作关系的供货商。标书中的产品数量由成本管理部提供，产品性能描述由设计部提供。以上程序见附件1.2《招标书审批程序》5、填写《部品定标履行表》见附表二，由部品小组负责人召集相关的部品定标会，招投标领导小组形成会签意见。部品招投标小组的成员包括：公司总经理、公司副总经理、公司总经理助理、项目总监、财务总监、项目部总经理、项目部副总经理、成本管理部经理、设计部经理、部品小组负责人、部品小组专业工程师；招投标小组的领导人为公司总经理。所采购部品金额在＿＿万元以下时由项目经理部确定定标意见，其招投领导小组成员包括：项目总经理、项目副总经理、项目总经理助理、设计主管、成本主管、专业工程师、部品小组工程师；招投标小组的领导人为项目总经理。6、标书撰写人拟定合同，并负责报审批程序《合同审批表》见附表三。若是三方供货合同在交与总包单位及供货商签字盖章前应交与《合同审批表》中确定的相关领导审批。7、审批过的合同交总办文档管理员，我司留贰份原件，总办与财务各一份；总办文档管理员编号并复印与成本及项目经理部各一份。第5－7条参见附件1.3《部品定标及合同管理程序》。8、甲供与三方合同确定的部品由项目经理部工区负责人在所需部品进场20天前要求总包单位报送，并经成本管理部审核后交与该项部品专项负责人。9、甲供与三方供货合同确定的部品在施工过程中该项部品专项负责人建立三方供货及甲供材料的领用记录（见附表四），施工完毕后需填写《三方合同及甲供材料领用量表》见附表五。甲供与三方供货合同的部品的施工过程的管理与施工后的结算参见附件1.4《甲供与三方施工合同部品管理程序》。附件1.1确定可采用供货商程序附件1.2招标书审批程序成本管理部确定部品的成本控制价部品小组寻找相应的产品供应商设计部在提供的产品基础上初选部品小组组织考察（项目经理部、成本部、设计部）部品小组专项负责人填写考察报告留作备用供货商可采用供货商淘汰的供货商将供货商分类附件1.3部品定标及合同管理程序部品小组专项负责人网上撰写招标书，标书拟发送与《可采用供货商》及与各地产公司有过合作关系的供货商成本管理部提供招标产品数量设计部提供招标产品性能描述通过公司内部网站用Word文档方式交与相关各部门经理审批设计总监或设计部经理项目部总经理成本管理部经理财务总监或财务部经理按各部门经理意见修改后在网上发送与材料管理员与公司分管领导审批材料管理员检查是否按部门经理要求修改并在网上填写审核意见公司材料采购分管领导查看材料管理员的审核意见栏，无误后点击发送标书审批意见在1天内返该部品专项负责人附件1.4甲供与三方供货合同部品管理程序根据网上招投标情况部品小组专项负责人撰写定标履行表部品小组负责人通过总办发送邮件召集招投标领导小组招开该项部品定标会定标并会签，确定部品供货商部品专项负责人撰写合同，交供货商签章后进入公司审批程序，审批的跟踪由总办文档管理负责总办文档管理盖章、编号并复印财务与总办各留一份原件成本管理部一份交项目经理部其它原件及连同合同审批表复印件一份原件由部品经办人返供货商复印件部品经办人交与项目经理部文档管理项目经理部工区负责人督促总包单位提前20天报送部品进场计划附表一供货商（厂）家考察表部品名称商家名称部品进场数量交与成本管理部审批（具体见《部品进场通知单》）部品专项负责人根据审批过的数量发材料供货商以组织备货供货商在部品进场提前1天通知总包单位做验收准备部品专项负责人会同总包单位一起验收货物并填写《三方供货及甲供材料一鉴表》供货完毕后部品专项负责人填写《三方供货及甲供材料超领用量表》将上述表格交总包单位与供货商确认后返成本管理部，以做结算。对于甲供材料由部品专项负责人填写《部品验收报告》（附表六）材料名称办公地址单位性质及资质办公室概况产品性能工程概况厂房及设备概况考察人员该供应商评估是留作备用、可采用、淘汰招投标领导小组会签日期：＿＿年＿月＿日附表二部品定标履行表制表单位:工程管理部供货商供货商名称供货商名称供货商名称报价付款方式生产周期质量保证产品特点售后承诺企业简介样板工程定标意见定标意见确认经办人(签字)项目经理部(签字)成本管理部(签字)财务部(签字)设计部(签字)副总经理(签字)总经理(签字)制表时间：＿＿年＿月＿日附表三合同（协议）审批表—材料及设备采购类申报时间：申报部门：公司编号：工程项目名称签约单位甲方乙方丙方工程内容概要承包范围工期约定质量要求合同总额付款条件奖罚措施保修约定经办部门意见施工队选择理由招投标否□，说明：经办人：是□，资料编号成本分析目标总额预测/包干总额差异总额目标单价预测/包干单价单价差异差异分析及其他签名：经理签名：相关部门成本管理部签名：财务管理部签名：副总经理签名：总经理签名：备注附表四三方供货及甲供材料进场一览表总包单位部品名称供货商名称所属合同预进数量实进数量预进时间实进时间付款情况总包单位名称总包单位名称总包单位名称总包单位名称附表五三方供货及甲供材料超领用量表序号部品名称单位领用数量结算数量超用数量订货单价超用总价时间附表六验收报告物品名称：存放地点：合同编号：供货单位：合同要求数量：单价：总金额：元规格及品牌：质量等级：其它（交货时间等）：验收情况数量：规格及品牌：质量等级：其它（交货时间等）：验收结果验收人：验收日期：年月日附表七：部品进场通知单＿＿＿＿＿＿＿公司：为确保工程进度，请依据《合同名称》约定，于＿＿年＿＿月＿＿日前，将以下部品送到我司工地现场，为配合贵司货品验收，我司已做好货品验收准备及货品堆场。特此通知，请支持为感！总包单位名称：签字：万科项目经理部成本审批意见：部品清单：货品名称型号（规格）数量备注附件2限价材料管理规定限价材料指由甲方根据选定的样板、品牌及市场情况在施工过程中根据实际需要进行实时限价的材料，限价中应包含：产品、指定供货商、价格、限价范围、限价适用时间等（三大材可不指定供货商）。第一条：限价的依据来源于四个方面：1、网上招投标：其结果是限价的主要依据，参照招投标的有关规定执行；2、公司价格信息库；3、建材信息价下浮一定比例；4、询价。第二条：选择四种限价方式的规定：1、在条件充许且没有重复劳动的情况下应尽量采取网上招投标方式，其中应注明该材料的采购方式为乙供；2、在市场价格相对稳定的情况下，若公司价格信息库中有最近的限价数据，则可直接参照使用；3、若无法参照上述两种方式确定限价，可参照本地最近时期的的信息价下浮一定比例后执行；4、总价低于1万元人发币的零星材料或属独家经营的材料由于工期短、用量少可采取询价的方式确定限价。第三条：限价管理规定：1、项目经理部在工程项目开工30天前编制《＊＊＊材料采购计划及＊＊＊限价计划》提交与部品小组,并报送成本管理部、设计部。其中要求明确定板定样时间、标书发布时间、合同签定时间（或给出限价通知时间）；2、成本管理部是限价的责任部门，应按计划在接到通知20天内完成限价；3、在招投标方式下应保证至少有三家及以上的供货商参与招投标；4、在询价方式下，经办人员需填制《材料询价情况比较表》（附表七），并报成本管理部经理审批；5、限价确定后，经办人员应在第一时间填写《材料限价表》（附表八）发送与总包单位，并由总包单位内业管理人员签收确认。6、甲方完成限价，乙方在收到通知20天内末订货，此后因材料价格的涨落责任由乙方承担；7、对于限价材料的价格，乙方若认为限价无法接受，应在接到《材料限价表》5日内书面通知甲方，否则甲方按此价格进入结算，乙方不得提出价格差异。如经甲方证实在市场上能够按甲方限价购买某种材料，并将此信息反馈与乙方后，乙方仍拒绝购买，该种材料可改为甲供或三方供货合同，甲方向乙方收取该材料总价款的20％作为违约金，由此造成的工期损失由乙方承担；附表七材料询价情况比较表工程名称：填写时间：部品名称规格单位报价单位名称最终报价最终报价最终报价最终报价经办意见审核意见1、审核意见由成本管理部经理、项目总经理审批2、5万元以上应报公司管理层审批附表八材料限价单工程名称：＿＿＿＿＿＿＿编号：＿＿＿＿致施工单位：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿以下材料价格将作为双方结算时的依据，请贵公司尽快按要求联系采购。产品名称规格型号产地指定单位单价备注其它说明使用范围执行时间执行标准供货说明1、2、3、项目经理部：项目总经理部签字日期：年月日附件3三方施工合同材料管理规定三方施工合同确定的部品是为了保证工程进度及工程质量由我方与总包方共同推荐施工单位进行招投标而确定的部品施工单位，合同签定后由我司统一支付总包管理配合费与总包单位，总包单位对分包单位的施工进度、施工质量、售后服务进行监督。1、部品小组在成本管理部给定的成本控制价范围内寻找可提供相应产品并可以施工的部品施工单位；2、部品小组对可提供该产品的供应商组织考察，考察成员由部品小组成员、成本管理部、设计部共同组成，并由该项部品负责人填写《供货商考察报告》见附表一，考察人员会签；以