战略采购管理流程KWG-PD-ZJ-03

战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第1页共14页战略采购管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第2页共14页1.流程图战略采购管理流程（主导：集团经营管理部）战略采购招标计划及标准制定战略采购伙伴确定战略采购协议确定战略采购实施与效果评估集团招标委员会支持文件/相关记录集团总裁集团分管副总裁集团风险控制部集团财务资金部集团运营管理部相关部门是否审批审核组织投标答疑组织考察发布招标信息审核经济谈判审核编写招标文件（包括商务、技术、战略采购框架协议）战略采购协议审批表拟定战略采购协议集团相关部门：推荐供方信息资格审查经济标评议组织开标、评标组织推荐入围单位审核集团产品研发部、战略及品牌营销部：参与推荐供方信息编制战略采购招标总体计划定标审批审核收集供方信息发标审核审批集团产品研发部、战略及品牌营销部：参与参加开标、评标是否需要考察审批参加考察确定技术入围单位签定战略采购协议并内部通告战略采购产品战略采购招标总体计划表供方资格审查表供方考察评价表招标文件审批表投标情况对比分析表招标结果审批表城市公司设计部、造价采购部、工程部、客户服务部、营销策划部：参加组织战略采购效果评价审批合同管理流程投标单位资格审批表开评标记录技术标评分表战略合作伙伴执行通知单更新维护战略合作伙伴信息库并公布招标文件会签审批参加投标答疑确定中标单位初步定标结果采购方式分判作业指引制定战略采购评价标准发出中标单位通知书，并调整《采购方式分判作业指引》中标单位通知书招标采购管理流程战略合作伙伴评价表编制战略采购招标发展计划（战略采购界定）审核招标委员会成员名单注：招标委员会由总裁、相关副总裁、各部门负责人或其授权代表组成招标委员会相关部门：集团产品研发部、财务资金部、风险控制部。编制战略采购招标单项计划审核审批战略采购招标单项计划表战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第3页共14页2.流程概况流程目的明确战略采购的操作程序及方法，确保符合公司规定及提高采购效率，降低采购成本。流程范围选择战略采购方式实施的材料、设备、工程服务的采购。定义1、战略供方及战略采购：指公司出于提高质量、降低成本、增加效率等目的，与若干家供方签署协议，约定向我方提供产品及服务范围，在一定时期内直接向其进行采购。2、定点战略采购：签定战略采购协议的采购过程。流程主导部门集团：运营管理部（主导）、招标委员会、风险控制部、财务资金部、产品研发部、战略及品牌经营部城市公司：造价采购部、设计部、工程部、客户服务部、营销策划部部门流程中职责集团总裁1、审批战略采购定标结果2、审批战略采购协议集团招标委员会1、审批战略采购招标发展计划2、审批战略采购评价标准3、审批战略采购招标总体计划4、推荐战略采购供方信息5、对参与设备/材料供方信息资格审查，并划分考察供方名单6、参与战略采购供方考察7、审批战略采购技术入围单位8、会签战略采购技术标书9、参与战略采购投标答疑10、参与战略采购开标、评标11、确定战略采购技术入围单位，进行经济标评议并初定定定标结果，经过经济谈判后确定中标单位。集团分管副总裁1、审核战略采购招标发展计划2、审核战略采购评价标准3、审核战略采购招标总体计划4、参加战略采购供方考察5、审核战略采购招标文件6、审核战略采购协议7、审批战略采购效果评价集团风险控制部1、审核战略采购协议集团财务资金部1、审核战略采购协议集团产品研发部1、参与战略采购评价标准战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第4页共14页2、参与编写战略采购标书集团战略及品牌营销部1、参与战略采购评价标准2、参与编写战略采购标书集团运营管理部1、编制战略采购招标发展计划2、编制战略采购招标总体计划3、制定战略采购评价标准4、发布战略采购招标信息5、收集供方信息6、组织战略采购供方考察7、组织推荐入围单位8、编写战略采购招标文件9、发放战略采购招标文件10、组织战略采购投标答疑11、组织战略采购开标评标工作12、发送中标单位通知书，并调整《采购方式分判作业指引》13、拟定战略采购协议14、签定战略采购协议并内部通告战略采购产品15、组织战略采购效果评价16、更新维护战略合作伙伴并公布城市公司工程部1、参加战略采购效果评价城市公司造价采购部1、参加战略采购效果评价城市公司设计部1、参加战略采购效果评价城市公司客户服务部1、参加战略采购效果评价城市公司营销策划部1、参加战略采购效果评价战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第5页共14页3.工作程序3.1.战略采购招标计划制定3.1.1.集团运营管理部于集团年度经营计划编制期间，根据公司战略规划和下一年度业务重点，根据《采购方式分判作业指引》编制《战略采购招标发展计划》，对战略采购作出界定。经集团分管副总裁审核，由集团招标委员会审批后编制《战略采购招标总体计划》，作为年度部门工作计划的部分内容提交集团分管副总裁审核，由集团招标委员会审批。集团运营管理部根据《战略采购招标总体计划》细化形成《战略采购招标单项计划》，呈集团分管副总裁审核，集团招标委员会审批后执行。3.1.2.集团招标委员会成员由集团总裁指定，签发《招标小组成员名单》。一般由集团总裁作为集团招标委员会组长，也可由集团总裁指定人员担任。3.1.3.各计划内容：名称战略采购招标计划包括内容1)下一年度战略采购的发展范围2)下一年度战略采购的适用范围名称战略采购招标计划包括内容1)战略采购招标时间2)战略合作协议签定时间名称战略采购招标单项计划包括内容1)收集供方资格计划完成时间2)供方资格审查计划完成时间3)编制招标文件计划完成时间4)标前审核计划完成时间5)发放标书计划完成时间6)投标答疑计划完成时间7)评标及定标计划完成时间8)发送中标通知书计划完成时间9)拟定战略采购协议计划完成时间10)签订战略采购协议计划完成时间战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第6页共14页3.2.制定战略采购评价标准3.2.1.《战略采购招标单项计划》审批的同时，集团运营管理部组织集团产品研发部、战略及品牌营销部编制《战略采购评价标准》。3.2.2.集团分管副总裁审核《战略采购评价标准》后，与《战略采购招标单项计划》交集团招标委员会审批后执行。3.3.供方信息收集3.3.1.发布招标信息：根据《战略采购招标总体计划》，细化各项目招标进程形成《战略采购招标单项计划》，资格审查截止日期15天前，集团运营管理部安排在政府招标办、公司网站或以其他方式发布招标公告。招标公告应明确招标项目名称、招标范围、规模、资格审查截止日期、招标要求等信息。3.3.2.投标意向单位资料的收集：集团运营管理部通过招标公告、供方信息库、市场查询等方式收集投标意向单位。应保证投标意向单位的数量不少于三家，收集渠道包括但不限于：1)集团内部供方信息库；2)网上搜寻；3)内部公告；4)集团相关部门、招标委员会等相关部门及人员推荐；5)供方自行推荐；6)同行推荐。3.3.3.集团运营管理部应要求供方提供以下资料的原件及复印件：1)公司简介；2)营业执照；3)资质证书；4)与招标业务相关的业绩资料；5)税务登记证；6)企业代码证；7)代理证明文件（可选）。战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第7页共14页3.3.4.由集团运营管理部要求供方填写和提交《供方资格审查表》。3.4.资格审查3.4.1.供方资格审查：由集团招标委员会对供方进行资格审查。3.4.2.资格审查分为资格预审和资格后审。资格预审指在开标前对潜在投标单位进行的资格审查；资格后审指开标后对投标单位进行的资格审查。进行资格预审的，一般不再进行资格后审。对供方的资质审查必须包括但不限于以下内容：1)单位近3年来的营业额、注册资金；2)财务资信状况、营业执照及法人代码证；3)营业执照、税务登记证明；4)单位生产技术能力及设备状况说明；5)行业主管部门颁发的生产许可证、产品鉴定证书和有关检测报告；6)同类项目应用业绩，必要时对其应用项目进行实地考察和对其合作单位进行评价调查。3.4.3.资格审查后，由集团招标委员会确定审查意见及是否需要进行考察。3.5.供方考察3.5.1.对于集团供方信息库中在合格供方名录下，及近两年已考察通过的供方（包括一年内已考察通过但未合作过的供方），不需要进行考察。3.5.2.集团运营管理部在组织考察前制订《供方考察评价表》，集团招标委员会确定《供方考察评价表》的考察项目、权重、评分标准和考察人员名单。3.5.3.考察小组对供方进行资质条件、业绩、信誉、技术、资金及工程实例考察，并填写《供方考察评价表》汇总到考察小组负责人（一般由集团分管副总裁担任），由小组负责人做出综合评估。填写《投标单位资格审批表》提交集团招标委员会审批。其中《投标单位资格审批表》应明确供方类别：1)合格供方：已经合作过，且经评审合格的供方。2)试用供方：已经考察评审通过，取得投标资格的供方。3)待用供方：未合作、未考察的供方。战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第8页共14页4)不合格供方：考察不合格及合作后经评价为不合格的供方。3.5.4.集团运营管理部对推荐入围单位评估，确定不少于三家的入围单位名单及相关资料提交集团分管副总裁审核，由集团招标委员会审批确定发标单位。3.5.5.因业务紧急，在发标前无法提前考察的供方，由集团分管副总裁同意后可先行发标，在定标前，视回标情况决定是否组织考察。3.6.招标文件编制和审核1)集团运营管理部在具备招标条件的情况下，启动招标文件编制工作。集团产品研发部与战略及品牌营销部参与编制招标文件。3.6.1.集团运营管理部负责编制《招标文件》。《招标文件》应包括但不局限于以下内容：1)技术标书：a)招标项目名称、项目地点、项目概况；b)投标项目的条件和要求；c)技术响应的表格；d)投标项目清单（如材料设备类需包含甲供设备/材料清单、甲控设备/材料清单、甲控设备/材料品牌范围名单、设备/材料封样、检验及验收要求等）2)商务标书：a)是要求投标方按照对投标单价、付款、工（货）期、担保函、结算原则等的回复要求，为固定格式，要求投标方单独密封；b)计价方式：总价包干、单价包干、包干总价加固定单价、其他方式等；c)报价要求说明：总体报价要求及说明、甲方认质认价和甲供设备/材料取费办法（包括损耗率的报价要求）、投标报价中包括的各项费用的说明（包括利润、税收、有偿服务费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等）、汇总方式；d)付款方式；e)履约担保；f)投标资料要求：法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩（同类型）、投标报价书、报价清单、报价特别说明、单价分析表、其他资料；技术投标书，包括管理组织架构、质量保证措施、人员设备配置、货期安排、其战略采购管理流程编号：KWG-PD-ZJ-03版号：A/0页码：第9页共14页他；g)资料密封要求；h)评标办法；i)招标时间安排：包括发标、答疑、回标截止时间；j)投标注意事项；k)投标附件：投标报价书报价格式和清单；战略采购框架协议。3.6.2.招标文件编制完成后，集团运营管理部负责填写《招标文件审批表》，由集团分管副总裁审核，送集团招标委员会会签。3.6.3.在报批过程中涉及到对《招标文件》有修改的意见时，由集团运营管理部修改，修改后经集团分管副总裁审核、集团招标委员会会签的《招标文件》为正式发标文件。3.7.发标与答疑3.7.1.集团运营管理部负责对入围单位进行发标，并组织集团招标委员会进行战略采购招标答疑或参加战略采购招标答疑会：1)需要时，集团运营管理部负责办理投标保证金收取手续，由财务资金部负责收取。2)发标、答疑过程中需要变更的，集团运营管理部汇总集团招标委员会意见，在答疑会后由集团运营管理部组织编制《答疑会记录》，经相关答疑人