教务处工作流程（DOC37页）

教务处工作流程1．教材供应流程教材供应中心根据《下学期开课需用教材登记表》，填写《班级领书本》中“教材名称、出版社、定价”等栏目。各学院（系）教学秘书于开学前通知各班级按时到教材库领用教材。班长开学时主持《班级领书本》，组织同学集体到教材库领用教材。各班班长收齐本班同学教材款，并在规定时间将书款缴到教材供应中心2．教材预订流程每学期第八周各学院（系）根据教务处下达教学任务书，准确填写《下学期开课需用教材登记表》，写清教材名称、编者、版次、出版社等，由教学系主任审核、教学院长签字后，作为预订教材依据。每学期第十周各学院（系）将审核批准后的《下学期开课需用教材登记表》交教材供应中心。教材供应中心将各学院（系）预订教材汇总，根据教务处《学生人数统计表》核查选课人数，确定各种教材订购数量或印刷数量。教材供应中心将订单交图书代办站组织采购。遇售缺教材，再与学院（系）联系改版，重填《下学期需用教材登记表》教材供应中心将书稿送印刷厂付印教材、讲义进库3．本科生参加各类学科竞赛工作流程竞赛负责人提出参加或组织各类学科竞赛的申请及经费预算竞赛申请由教务处教务科留存，教务科协助组织各类学科竞赛组织宣传、报名工作各学院（系）教学院长审核，签字教务处主管处长审批，签字初试工作，从报名学生中遴选优选学生办培训班，参加竞赛根据参赛情况及竞赛结果拟定文件，对获奖学生、优秀指导教师、优秀组织工作者进行表彰4．接受进修教师工作流程图各地院校、企业来函至教务处联系经教务处初审同意后，寄发给《河海大学进修教师申请表》进修单位将学费按规定汇至学校财务处凭《进修教师入校通知单》至有关单位办理手续持汇款单据至教务科办理选课、听课手续进修结束，进修教师进行个人总结，填写《进修教师考核成绩表》，经指导教师和教学院长（系主任）签字后办理离校手续进修教师持《通知书》按规定日期到教务处报到教务处制作并下发《进修教师成绩表》、结业证书教务处存档至学院教学秘书处登记，落实指导教师、制定进修计划教务处、院（系）审核申请者填写的《申请表》审核同意后，教务处发《接受进修教师通知书》5．优秀主讲教师评选工作流程各学院（系）传达文件，动员符合条件的教师踊跃申报各学院（系）对申报者进行审核，确定优秀主讲教师的候选人各学院统一将申报材料报教务处教务科教务处组织专家对各学院申报候选人进行听课，查阅有关教学档案，听取各方面意见学校组织教学委员会评选出新一届优秀主讲教师，发校文并张榜公布颁发证书及奖金教务处下发开展优秀主讲教师评选活动工作的通知（每年一次）6．校内非教学活动借用教室流程说明：借用教室仅限使用前两周内办理手续。本校教师本校学生教师本人填写申请表所在学院辅导员签字、分管学生副书记核准至教务处教务科（本部、校区）申请教室安排教室，记录备案并通知教室管理站所在学院教学秘书签字、教学院长核准学生本人填写申请表7．接受旁听生工作流程本校人员校外人员本人申请，所在部门审批持介绍信及有效证件开学第1周至教务处教务科填写《旁听生登记表》凭教务处交款通知单至财务处缴费下学期开学第1周至教务处教务科领取《旁听生成绩单》凭交款收据至教务处教务科选课，取旁听证上课、考试持旁听证到开课院（系）教学秘书处办理登记手续8．调（停）课流程9．课程重修流程任课教师填写调（停）课申请表院（系）教学院长（主任）签署意见学生所在院（系）教学院长（主任）签署意见教务处审批教务处教务科核对补课教室、通知教室管理站学院教学秘书通知相关院（系）、通知上课学生学生所在院（系）开重修课程通知单开课三周内将通知单交任课教师，否则取消重修考试资格学生凭重修通知单跟班重修、参加考试学生持通知单到财务处按学分交费学生持财务处收费单及通知单至教务处教务科登记、盖章任课教师将成绩登记在重修通知单上，并送学生所在学院10.人文素质选修课的申报流程11.本科试卷印刷和管理流程教务处下发关于申报人文素质选修课的通知及相关要求各学院根据学科特点动员广大教师申报，填写选修课申报表学院对所申报的课程进行初步审核后，主管领导签字，并报教务处教务处将申报课程汇总后，人文素质教育中心审核、论证论证通过后，提供学生选课任课教师根据教学要求和试卷印刷要求编制试卷教师填写审批单（教学秘书处备有审批单）系主任或教研室负责人审批试卷并签意见系主任或教研室负责人审批试卷并签意见按规定时间送交考试中心填写委印单（一式三份）教师凭委印单在考试中心取试卷考试中心留下2份试卷1份第二年归学校档案馆1份供专家评估、与兄弟院校交流用12．全国大学英语四、六级流程考试中心根据省教育厅的文件精神编制各学院（系）报名盘考试中心下发给教学秘书各学院（系）报名盘和报名通知教学秘书在报名学生报名盘上做上标志教学秘书将报名学生名单打印后交学生校核各学院（系）将校核盘及一份打印好的名单交考试中心考试中心汇总后根据省教育厅要求编排考场及准考证号到省教育厅报名（全校集体报名单、考生名册、报名软盘和款）学生考试全国英语四、六级考试中心下发通过学生名单成绩、证书成绩、证书分发到各学院（系）13．全国英语四、六级口语流程14.本科试卷归档流程教师阅卷授课教师按授课班的卷面成绩填写《河海大学考试分析及课程教学小结》（一式二份）和有关考试改革材料、采取的措施教师将成绩、考场监考情况表、试卷、试卷小结表和考试改革，采取的措施表交学生所在院（系）的教学秘书（公共课、基础课交教师所在院教学秘书）每学期初教学秘书将全院的试卷、小结表，监考情况表按专业各整理一份，送档案馆归档(1)教学秘书将另一份小结表按专业存放在本学院，供学校聘请专家进行评估；(2)考试改革采取的措施表暂存放在本院备查考试中心根据省教育厅的文件精神下发报名通知（含报考对象、条件、时间、地点等）达到要求的学生（笔试成绩四级80分以上、六级75分以上）到指定地点报考全国英语四、六级考试中心下发各校通过学生名单和证书分发到各学院15.江苏省计算机等级考试流程考试中心根据省教育厅的文件精神编制各学院（系）报名盘考试中心下发给教学秘书各学院（系）报名盘和报名通知教学秘书在报名学生报名盘上做上标志，并请学生校核报名名单各学院（系）将校核盘及一份打印好的名单交考试中心考试中心汇总后根据省教育厅要求编排考场及准考证号到省教育厅报名（全校集体报名单、考生名册、报名软盘和款）学生考试省计算机等级考试下发通过学生名单、成绩，证书由各学校按下发的通过成绩打印成绩、证书分发到各学院（系）16.修读辅修专业流程学生本人提出申请学生名单、开课计划、组织情况交教务处备案学生交费、编班上课学生所在学院（系）资格审核并签署意见签字辅修专业所在学院审核并签署意见开课学院在辅修课程考试全部结束后，将汇总成绩送教务处审核部分课程合格者，教务处发已通过课程的选修课程证明所修课程全部合格者，教务处发辅修专业证书17．毕业生毕业资格、授予学士学位资格审批流程学完人才培养计划规定的全部课程，考核合格并取得规定的学分，德、体合格的具有学籍的学生教学秘书审核学生未取得学分的课程，填写毕业问题处理意见表教学秘书审核学生授予学士学位资格，填写授予学士学位审报表和不授予学士学位审报表院（系）主管教学院长签署意见教务处注册中心预审核教务处分管处长审批学士学位委员会审议主管教学校长审批校学位委员会审批学生到所在院（系）领取相应证书18．结业换证流程符合换毕业证书的学生在规定的年限内，向院（系）提出重修申请并报教务处注册中心经教务处注册中心同意，学生到院（系）填写课程重修申请表到计财处缴纳重修费到校（或以自学为主）参加课程重修重修成绩合格学生向院（系）交还结业证书和一张2寸照片由院（系）向教务处注册中心提交换证学生名单，并附重修成绩复印件、学生结业证书和照片到计财处缴纳重修费教务处注册中心审核并准备换证数据，打印毕业证书院（系）随应届毕业生发证时一同领取换发的毕业证书院（系）颁发换证学生毕业证书，学生领证签收19.学生选课流程教务处根据人才培养计划确定每学期开课课程，将选课要求通知院（系）学生通过校园网查看选课介绍，经班导师指导填写选课单教务处进行选课处理，公布选课结果院（系）打印学生选课结果，并通知学生（学生也可自己上网查看选课情况）到校（或以自学为主）参加课程重修课程开课一周内，学生可向教学秘书申请改选教学秘书汇总申请改选学生名单及课程，送教务处教务处根据课程选课情况及学生申请改选情况，统一进行改选处理，即时返馈改选结果（同意或不同意）到计财处缴纳重修费院（系）通知学生最终选课结果20．新增专业学士学位授权申报流程21．本科生补办学生证流程新增专业的第一届毕业生在毕业当年的二、三月份，根据省厅、省学位办要求，院（系）准备申报材料教务处汇总并审核材料上报省厅、省学位办省学位办组织专家组对申报专业进行评估省学位办下发学士学位授权专业名单学校按条件授予学生学士学位遗失学生证的学生持本市市一级以上报纸学生证挂失证明和照片两张，向教学秘书申请补办学生证，填写补办学生证申请表经院(系)教学秘书或辅导员核准学生本人将补办学生证申请表送教务处注册中心审核同意教务处注册中心报分管处长批准，到校办盖章学生于次周到教务处注册中心（或江宁教务部）领取学生证22．本科生办理休、停学流程教务处分管处长同意后，教务处注册中心开出学籍变动通知单至学生所在院（系）学生由于生病原因申请休学，填写休学审批表，并提供病情证明校医院提出病情诊断意见和休学建议学生所在院（系）领导审批，由教学秘书送教务处注册中心教务处注册中心初步确认符合休学条件后报教务处分管处长审批教学秘书根据学籍变动通知单通知学生办理离校手续学生凭已全部周转完的离校循环单到教务处注册中心领取休学证明回家休养23．本科生办理复学流程学生休学、停学期满、自费出国留学不成，按规定日期向所在院（系）以书面报告并附有关证明材料申请复学，填写复学审批表因病休学学生持县以上医院治疗痊愈证明，到校医院（或指定医院）复查停学学生提供停学期间主要活动情况报告，并附有关证明予学士学位审报表学生所在院（系）领导审批，由教学秘书送教务处注册中心教务处注册中心初审复学资格，报教务处分管处长审批出国不成复学须在保留学籍的一年内提供省教育厅同意复学证明教务处注册中心初审复学资格，报教务处分管处长审批教务处分管处长同意后，教务处注册中心对复学学生进行编班，并开出复学通知单至学生所在院（系）24．本科生办理退学流程本人提出申请（附家长意见），经院（系）领导审核同意报教务处注册中心根据学生病情，校医院提出退学建议后通知学生所在院（系）教务处注册中心核实并报分管处长审批主管校长批准学生本人提出出国留学同时，办理退学手续院（系）教学秘书通知学生本人办理离校手续教务处注册中心开具学籍变动通知单，通知学生所在院（系）教学秘书自动要求退学因病退学因出国退学院（系）领导审批后交教务处注册中心学生凭退学证明到保卫处、后勤集团办理转移户口和粮油关系学生凭全部周转完毕的离校循环单到教务处注册中心领取退学证明、肄业证书25．本科生办理转学流程学期结束前一个月，学生本人向所在院（系）递交转学申请（附录取简明表和在校成绩单），经主管教学的院长同意并签署意见后，由教学秘书送教务处注册中心教务处注册中心进行初审送教务处分管处长审批主管校审批本省范围内转学跨省、市转学教务处注册中心发函至转入入学校联系教务处注册中心发函至拟转入学校，征得同意后，再向省教育厅学生处发函经拟转入院校审核同意转入后发函主送我校教务处，并报省教育厅审批省教育厅批准并向拟转入省、市教委、厅发文联系教务处注册中心接省教育厅同意转出的批复后通知学生所在院（系）（附离校循环单）经转入省、市教委、厅批准，复函我校省教育厅学生所在院(系)通知学生办理离校手续省教育厅发函通知我校教务处学生学生凭周转完的离校循环单向教务处注册中心领取转学证明，教务处注册中心通知学生所在院（系）（附空白的离校循环离校学生所在院(系)通知学生办理离校手续26．本科生办理转专业流程学生到院（系）领取并填写转专业审批表院（系）批准并报教务处审核学生提供某方面特长材料，或医院检查身体某种疾病、生理缺陷证明学生参加转