文书流程管理作业规范

文書流程管理作業規範行政院中華民國99年7月I目錄第一章總則.......................................................1第二章權責劃分...................................................6第三章管制標準..................................................10第一節處理時限...............................................10第二節管制區分...............................................10第三節計算標準...............................................14第四章管制方法..................................................20第一節登錄...................................................20第二節統計...................................................22第三節分析...................................................24第五章文書稽催..................................................32第一節衡量準據...............................................32第二節實施稽催...............................................32第三節展期申請...............................................34第四節檢討運用...............................................35第六章一般公文時效管制..........................................36第一節法令依據...............................................36第二節管制原則...............................................36第三節處理時限...............................................38第四節計算標準...............................................38第七章專案管制案件時效管制......................................41第一節法令依據...............................................41第二節管制原則...............................................41第三節處理時限...............................................43第四節計算標準...............................................44第八章人民申請案件時效管制......................................45第一節法令依據...............................................45第二節管制原則...............................................45第三節處理時限...............................................46第四節計算標準...............................................47第五節研討縮短處理時限.......................................48第九章人民陳情案件時效管制......................................49第一節法令依據...............................................49第二節管制原則...............................................50第三節處理時限...............................................51第四節計算標準...............................................51第五節訂定處理程序...........................................53II第十章訴願案件時效管制..........................................54第一節法令依據...............................................54第二節管制原則...............................................55第三節處理時限...............................................56第四節計算標準...............................................57第五節訂定處理程序...........................................59第十一章立法委員質詢案件時效管制................................60第一節法令依據...............................................60第二節管制原則...............................................61第三節處理時限...............................................61第四節計算標準...............................................62第五節訂定處理程序...........................................63第十二章監察案件時效管制........................................64第一節法令依據...............................................64第二節管制原則...............................................64第三節處理時限...............................................65第四節計算標準...............................................66第十三章公文檢核................................................67第一節目標訂定...............................................67第二節作業項目...............................................67第三節建立公文檢核制度.......................................69第四節獎懲...................................................73第十四章訓練與宣導..............................................75第一節訓練...................................................75第二節宣導...................................................76第十五章附則....................................................77附錄1.....................................................78附錄2.....................................................91III前言公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為因應業務發展需要，行政院訂定「文書處理手冊」，對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。為提高公文辦理時效，行政院研究發展考核委員會（以下簡稱行政院研考會）於63年3月訂定「公文時效管制作業手冊」，付諸實施，其後歷經同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正3、4版，實施以還，已具相當成效。配合「文書處理手冊」之文書稽催專章修正為文書流程管理，文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動導正之流程管理理念取代，「公文時效管制作業手冊」爰更名為「文書流程管理手冊」，除文書稽催外，並隨執行需要，將原手冊部分章節增修檢討或予充實，於90年4月修正5版，另為配合文書處理手冊修正，茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理措施等相關資料，於94年1月修正6版，提供各機關參用，復為達成公文處理之簡易化、標準化目標，爰將手冊內容予以簡併及確立遵循標準，於97年12月修正7版，以供各機關參考。行政院因應公文線上簽核之廣泛運用及定期檢討文書處理手冊，於98年度進行文書處理手冊研修工作，另鑑於文書處理手冊及文書流程管理手冊並存造成機關人員適用之疑義或困擾，爰將文書流程管理手冊更名為文書流程管理作業規範，並於文書處理手冊增訂各機關文書流程管理作業依相關規定辦理之依據，以使本規範與文書處理手冊相互搭配銜接。IV1文書流程管理作業規範第一章總則一、全程管制：（一）公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔應全程列入管制。（二）文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。二、全面管制：（一）行政機關均應實施文書流程管理，並將各單位列入管制範圍，機關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件（或存查）均應列入管制。（二）文書流程管理必須統一規定標準處理原則，俾利共同遵守。一般行政機關之作業規定，得依據文書處理手冊與本作業規範之基本原則，配合機關業務特性與事實需要，由各機關自行訂定。其他如學校、事業機構等，得由其上級機關依其業務性質與需要，參考本作業規範自訂作業規定據以實施。三、作業範圍：（一）機關每一公文全部流程，應建立完整登錄系統，予以正確登錄及統計其使用時間，作為稽催、統計、分析之依據，以發掘問題、有效稽催，防止積壓及偏差。（二）各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題，研提改進措施，促使文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率及公文品質之要求。四、管理原則：文書流程管理為一全程性、全面性作業，其應遵循之原則如下：（一）機關文書流程管理作業權責劃分應以本作業規範規定為基本原則，賦予機關內部單位、成員應負職責。各機關如因機關業務特2性肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形，得依業務性質彈性調整。（二）各機關文書流程作業相關法令規定，應隨時檢討及定期修正，落實層級負責，逐級考核，使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全面實施文書流