文书流程管理规范(PPT50页)

文書流程管理規範主講人：行政院研考會科長翁栢萱2壹、制度沿革與法令貳、實務作業總論肆、管制標準伍、管制方法柒、公文檢核參、權責劃分陸、文書稽催捌、一般公文時效管制玖、專案管制案件時效管制拾、人民申請案件時效管制拾壹、人民陳情案件時效管制拾貳、訴願案件時效管制簡報內容六類公文時效統計3壹、制度沿革與法令文書處理的意義主要法源：公文程式條例／文書處理手冊／文書流程管理手冊文書及文書處理意涵─文書係指處理公務或與公務有關之全部文書─文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程行政院研究發展考核委員會4貳、實務作業總論管制範圍：全程管制／全面管制從收文至發文（或存查）應全程列入管制總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、存查等均應列入管制作業範圍落實自律時效、全面品管完整登錄／有效稽催／精確統計／周延分析／檢討改進行政院研究發展考核委員會5管理原則明確劃分作業權責隨時檢討、定期修訂法令層層負責，逐級考核組織、法令、執行三大環節密切結合貳、實務作業總論(續)名詞釋義基本用詞：文書流程管理／文書稽催／文書流程時效計算：處理時限／限辦日期／可使用時間／發文使用時間／發文平均使用日數文書型類：創稿／限期公文／彙辦案件／併辦案件／專案管制管制技術：自我管理／以文管制／以案管制／個件分析／個案分析／公文檢核6貳、實務作業總論(處理流程概要圖)創稿來文總收文分送各單位承辦人簽擬會簽陳核批示送回承辦單位送文書科歸檔7貳、實務作業總論(續)97年12月修正重點修正名詞釋義（六）文書稽催定義：狹義文書稽催，係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，乃指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。增加名詞釋義（二五）以案管制之案例：以「案」管制案件，例如：人民為興建新建築物向建管機關提出核發建造執照之申請案件。8行政院研究發展考核委員會參、權責劃分─強調成員自我管理業務單位職責承辦人員：確保公文品質，依規定期限辦結並注意流程各階段之查催／管制會稿、會辦時效／簡化業務處理流程單位收發人員:管制登錄本單位每一公文流程／定期稽催／統計／配合調卷分析各級單位主管:督促作業時效／核准展期及來文速別之調整／建議獎懲9行政院研究發展考核委員會文書單位職責召集會商辦理文書管理電腦化／文管案管作法／登錄、彙整統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形／協助推動文書流程簡化／配合調卷分析提供資料／提出獎懲建議。專責管制單位職責建立管理制度／研訂稽核計畫／定期檢核／個案分析／彙送統計資料／訂定專案管制／特殊性案件作法／共同性問題之協調改進機關首長職責審核展期超過30日之案件／專案管制及特殊性案件／逾處理時限30日以上者，責成人員限期結案參、權責劃分(續)10行政院研究發展考核委員會97年12月修正重點增列業務單位職責（一）每一成員應自行檢查事項：1、經辦文件：自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意關心簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理。增列業務單位職責（二）單位收發人員職責：1、管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間，逐日檢查公文處理紀錄，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，應依規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。參、權責劃分(續)11行政院研究發展考核委員會97年12月修正重點增列專責管制單位職責內容（二）2、綜合統計分析管制成果應對內公布，並視需要提報主管會報、業務會報，並建議獎懲。或視需要舉行文書流程管理研討會議，與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。增加機關首長（副首長或幕僚長）職責（四）公文時效優劣奬懲案件、文書流程稽核成果奬懲案件之核定。參、權責劃分(續)12行政院研究發展考核委員會肆、管制標準計算標準收文發文數量以「案」為計算單元案件類別時效計算發文使用日數機關公文管理資訊系統應依手冊規定正確設計假日之計算：除一般公文、人民陳情案件及立法委員質詢案件係扣除假日計算外，其餘均包含假日計算13行政院研究發展考核委員會肆、管制標準97年12月修正重點第三節計算標準，修正假日計算範例「專案管制案件」、「人民陳情案件」之處理時限，增加「訴願案件」使用日數計算範例。第三節計算標準，修正假日係指依內政部發布「紀念日及節日實施辦法」與行政院會同考試院發布「公務人員週休2日實施辦法」等規定應放假之日，其實際日數以行政院每年公布之「政府行政機關辦公日曆表」為準。14行政院研究發展考核委員會伍、管制方法登錄收文至歸檔流程均應正確登錄紀錄依管制類別正確登錄實務操作關鍵以案管制案件登錄作業／開放權限給單位收發更改公文登錄類別15伍、管制方法(續)統計每月定期統計一次按行政院所公布類別，分類單獨統計隨機關階層與分析要求深度衡酌增加統計項目統計結果的運用統計類別與分層管制行政院研究發展考核委員會16伍、管制方法(續)分析一般分析：據統計結果明瞭全盤實施狀況個件分析：抽樣深入分析實地調查：與處理緩慢因素有關的實際問題，應作實地調查個案分析：對超過處理時限30日以上案件，應即實施個案分析行政院研究發展考核委員會17伍、管制方法(續)97年12月修正重點第一節登錄，增列二、管制類別區分正確登錄內容（二）每日下班前2小時收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。第一節登錄，增列三、登錄要求在使資料連成一整體：有關收文、處理時限、改分、調整速別、核准展期、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、發文、銷號、歸檔等作業的登錄，使其連成整體，以切合統計與稽催需要。行政院研究發展考核委員會18伍、管制方法(續)97年12月修正重點第一節登錄，調整四、作業類型順序。第一節登錄，增加五、改分作業規定：（一）機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位，單位間有分文爭議案件，應指定專人（副首長或主任秘書）協調判定，俾提昇效率。（二）改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。行政院研究發展考核委員會19伍、管制方法(續)97年12月修正重點第二節統計，增加四、統計結果的運用內容：（四）各機關可視實際需求列為機關內部單位績效評比項目。（五）各機關可視實際需求列為機關同仁年終考績及獎懲之參考。第三節分析，修正1、個件分析表8「文書處理流程個件抽樣分析表」。2、綜合分析表9「文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表」。行政院研究發展考核委員會20陸、文書稽催─訂定稽催作業稽催時機稽催過早，不勝其煩；過遲則不能掌握時效實施稽催承辦人自我檢查對陳核或送會逾時公文提醒催辦單位收發人員協助查催期前稽催／每日查催／提請個案分析／未辦展期者持續稽催／逾期案件應確實答復延辦理由／提供單位主管查催資料行政院研究發展考核委員會21實施稽催(續)單位主管督導催辦期限屆滿前督促辦結／督促代理人確實負責／提示處理原則，或適當調配人力機關文書單位綜合稽催每週提報全機關逾期待辦案件資料／定期陳核全機關陳判未結案件資料／檢查並糾正各單位各項作業缺失／久未辦結案件應予個案管制專責管制單位或人員稽催作業共同性問題／檢討缺失／實施抽查／個案分析與管制(30天)／檢討稽催成果機關首長或幕僚長指定適當人員實施檢核，公布成效陸、文書稽催(續)行政院研究發展考核委員會22陸、文書稽催(續)展期申請屆滿處理時限以前，報請核准展期依業務性質分訂申請展期期限展期累計超過30日應報請機關首長核准申請單格式內容欄位原則案由／總收文字號／收文日期／展延結案日期展期次別行政院研究發展考核委員會23陸、文書稽催(續)97年12月修正重點第二節實施稽催，增加二、電腦系統協助稽催：（一）機關對於承辦公文將屆預定辦理期限案件，得以公文系統直接提示，或聯結電子郵件方式通知承辦人依限辦結，或辦理展期作業。（二）公文承辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結，得以公文系統直接稽催，或聯結電子郵件方式稽催承辦人，並通知承辦人之主管。行政院研究發展考核委員會24陸、文書稽催(續)97年12月修正重點第二節實施稽催，增加三、機關內單位收發人員協助查催：（二）對逾期案件未依規定辦理展期手續者，應提示辦理展期，已逾處理時限或受會逾時辦理案件，依稽催規定每日查催一次及持續稽催。案件如逾處理時限30日時，應即提請作個案分析。（三）對於會辦公文應依卷宗速別規定，協助稽催承辦同仁依限處理，如受會公文已逾期應辦理查催作業。（五）綜合提供單位主管查催資料，並將逾期案件逾期理由及處理情形送文書或管制單位。行政院研究發展考核委員會25陸、文書稽催(續)97年12月修正重點第三節申請展期，增列七、辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延結案日期前不列入稽催範圍。行政院研究發展考核委員會26柒、公文檢核定義提升公文處理效率的一種評核作業法令依據文書處理手冊第87點檢核制度基本原則訂定稽核項目與抽查百分比／與組織及業務特性相配合／區分平時稽催與檢核／選擇關鍵性檢核項目／互相觀摩行政院研究發展考核委員會27行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核(續)必要檢核項目登錄及統計的確實性／內部傳遞作業時效／資訊技術運用／不符品質公文的認定與糾正／注意為民服務及便民的要求／逾期結案案件／制度的執行與檢討／專案管制情形檢核重點一般公文之資料登錄、統計／分析等基本作業是否健全／其它以「案」管制案件管制統計情形檢核要領研訂稽核計畫／不拘檢核形式／訂定抽查百分比／發掘問題並逐條紀錄、改進28行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核(續)定期檢核每半年自行檢核一次對所屬單位至少每年檢核一次檢核結果應詳加評估運用按權責建議並辦理獎懲獎懲依機關業務特性、組織型態、公文數量、公文處理之品質與速度等條件研訂標準專案獎懲重大績效：公文處理數量、速度、品質、內容等均優者／對制度落實推動有重大貢獻者重大缺失：無故積壓公文情形嚴重者，損毀、棄置、遺失公文或檔案者等29行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核(續)97年12月修正重點第二節作業項目，修正二、加強機關內部管理，提高各級主管核稿責任，並落實實施職務代理人制度--從事前預防與事後糾正兩方面著手。（二）針對本機關組織業務特性，明定各級主管、核稿人員、承辦人、以及文書單位對公文處理應負的責任。研訂各種業務處理程序或流程，建立職務代理人制度，作為承辦人自我檢討、主管及核稿人處理公文的準據。（四）機關視需要舉行文書流程管理研討會議，擴大參與面共同檢討改進。30行政院研究發展考核委員會柒、公文檢核(續)97年12月修正重點第三節建立公文檢核制度之三、檢核時機，修正（三）不定期檢核由行政院研考會視各機關公文時效統計資料及因應實際需要，對院屬各機關進行檢核。第四節獎懲之二、獎懲時機：修正於檢核以後應即參照獎懲標準，適時核予獎懲，以發揮獎懲功能。31捌、一般公文時效管制處理時限─自收文次日起算最速件：1日（工作天）速件：3日（工作天）普通件：6日（工作天）限期公文：依來文或規定所訂之期限速別欄不填列／宜訂定特定日期／文到○日內見復(○日係指日曆天)行政院研究發展考核委員會32行政院研究發展考核委員會捌、一般公文時效管制(續)管制原則限期公文有兩個期限時以最後者為限辦日期／收文時已逾限者視為普通件彙辦案件：彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行以案管制：承辦人所收受彙辦案件，首件公文應針對全案研擬意見後存查銷號，並同時將之轉為「銷號未結案件」（銷號續辦案件），後續之彙辦文皆於收文併首件辦理後存查銷號，惟最後1件應作為彙辦簽擬基礎，並以該件計算本彙辦案處理時效，該件辦結銷號時，同時註銷首件銷號未結紀錄併辦案件：以首件收文進行管制，其餘併案公文得於簽准後存查銷號33行政院研究發展考核委員會捌、一般公文時效管制(續