某公司工作流程培训(1)

大量资料天天更新前言–统一管理工作电子文档–统一使用规范的公司对外往来文件–统一使用内部流程大量资料天天更新本次培训涉及部门管理部门：财务部主导部门：客户部执行部门创作部项目工程部媒介部“流程”将为内部作业搭建一下沟通的平台使内部各执行部门之间执行部门与财务之间进行有效的沟通与控制保障作业的顺利进行大量资料天天更新统一管理公司电子文档•各业务部门将客户进行分类管理1。客户文件夹：规范客户文件管理2。管理文件夹：规范内部作业管理执行客户：实现签约，合作客户开发客户：开发中，未签约暂停客户：进行公司接触，未实现合作往来文件规范周报流程模版大量资料天天更新客户文件夹管理•执行客户[以联通为例]以下为必备的文件目录•分客户合同、第三方合同、付款申请单三项文件名列明项目名时间按项目分子文件文件名列明会议时间分作废、已执行、待定三个文件夹含各种与客户往来的工作报告、传真等含客户提供、二手资料、内部资料三部分大量资料天天更新客户文件夹管理•开发客户–按客户名分子文件夹–每个子项目中根据需求分类–客户进行执行阶段，转入执行客户文件夹；如经跟进后停止，转入暂停客户•暂停客户–由开发客户转入，保留所有往来文件，并附〈客户情况说明〉，交流程存档–由于开发客户的反复性及人员流动性，暂停客户于每季季末进行评估，归档大量资料天天更新往来文件规范•日常使用部分–传真-与客户传真往来统一使用–工作报告-阶段提交工作报告–内部文件-内部文件往来使用–客户情况说明-暂停客户情况说明•业务使用部分–根据客户标书进行评估，对照〈关于公司应标说明〉–保密协议-未签约客户提交方案时要求对方签字，AE留档–服务团队-正式合作前书面提交给客户–合作建议书-未签约客户前期沟通文件–提案内容-正式提案会前传真或提案会开始前提交给客户大量资料天天更新往来文件规范-传真收件人：[单击此处键入姓名]传真：[单击此处键入号码]发件人：[单击此处键入姓名]日期：[单击此处键入姓名]主题：[单击此处键入主题]页数：[单击此处键入页数][单击此处键入内容]商标/品牌Brand/Product呈报时间Date通用文字字号为小四号宋体行距1.5大量资料天天更新往来文件规范-内部文件[单击此处键入内容]商标/品牌Brand/Product工作项目：项目负责人：工作开始时间：暂停时间：暂停项目内容□开发中客户□执行中客户□执行中客户单项业务项目详细说明暂停原因说明A.E./A.M.Date日期AccountDirector客户总监Date日期Traffic流程管制Date日期CD创意总监Date日期MediaDirector媒介总监Date日期GM/DGM’sApproval总经理/副总经理Date日期FinanceVerify/Approval财务审核Date日期大量资料天天更新往来文件规范-保密协议甲方：乙方：巴蜀新形象广告传媒股份有限公司依照中华人民共和国有关知识产权方面的法律法规及行业职业道德行为规范规定，本着平等互利的合作态度，（以下简称甲方）与巴蜀新形象广告传媒股份有限公司（以下简称乙方）经友好协商，就双方的保密工作，达成本协议。协议具体内容如下：一、甲方向乙方提供的项目或产品有关资料，包括电子及文字资料和相关数据等，以及甲方指定须保密的其他内容，未经甲方书面许可，乙方不得擅自透露给第三方。二、乙方向甲方提供的策略、创意等相关资料，包括电子及书面形式的文字或图片资料和相关数据等，以及乙方指定须保密的其他内容，在甲方未向乙方支付应付款项，或未经乙方书面许可，其知识产权归乙方所有，甲方不得擅自使用或作任何形式的复制，更不得擅自透露给第三方；在甲方向乙方支付应付款项全款之后，其知识产权归甲方所有。三、甲、乙双方需严格遵守本协议书内容，如有违约者，对方有权按中华人民共和国相关法律法规向违约方追究责任。四、双方所提交资料或指定保密内容作为本协议附件。五、未尽事宜，由双方共同协商解决。六、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。七、本协议书自双方签字(盖章)之日起生效。甲方：委托代理人：年月日乙方：巴蜀新形象广告传媒股份有限公司委托代理人：年月日大量资料天天更新往来文件规范-服务团队／合作建议书客户名称Client商标/品牌Brand/Product提交时间Date客户名称Client商标/品牌Brand/Product提交时间Date通用文字字号为小四号宋体行距1.5商标/品牌Brand/Product提案参加人员：提案时间Date通用文字字号为小四号细黑，分项说明各说提案人员及时间行距1.5大量资料天天更新流程管制的作用•流程的工作目标：①由工作卡开始起，跟进每项工作进度，使各有关部门协力合作，保证每项工作在规定时间内顺利完成。②在成本控制上掌握外发的费用及时间，确保在整个过程中达到最佳成本效益。大量资料天天更新各部门使用工作流程表•客户部:工作申请会议记录关工作•创作部–常用创意简报工作补充申请平面工作时间表–完稿平面制作表输出打样单–影视影视工作时间表•公关部:公关简报•项目部:交货单礼品/印刷品/展览制作单•媒体:媒体简报•市调市调简报•成本管理–制作物报价明细:对外使用–预估成本及预签报价:对财务–特别项目审批–付款申请单–劳务报酬签收单大量资料天天更新客户部工作表－开工作号•客户部填写工作申请单，交由流程控管开据工作号。•工作号与合同号相统一，以便财务人员考核相关项目成本•同一工作号下，客户部自行将创意部工作及制作部工作按时间编号。•工作号的编写–例联通UP新势力某工作，工作号为UP2004001[前缀为品牌字母简写，后缀为年度+工作项]–UP2004001所含工作如海报工作为UP2004001-1，DM单为UP2004001-2–工作号开据后告知财务部，相关此工作号项目成本及报销支付时，均需注明此工作号•工作号一式两份，由流程与客户部各留一份大量资料天天更新客户部工作表－开工作号大量资料天天更新客户部－会议记录会议简报Convocationreport会议地点□工作□其他客户名称工作号主题公司参会人员客户参会人员主要内容决议下一步工作客户签认:签认时间大量资料天天更新客户部－关工作关工作JobCompletionFromTo:Finance/财务/Traffic流程Taskdeliverydate下单日期：From:Subject科目：JobFinishedJobCancelled工作完成工作取消JobNumber工作号JobDescription工作描述REMARKS备注：A.E./A.M.Date日期：AccountDirector客户总监Date日期Traffic流程管制Date日期大量资料天天更新创作部常用文件•单项创意工作时，由客户部撰写创意简报，交由流程控管安排简报时间。创作部不得接受没有工作号及客户总监签字的工作•客户部与创作部就工作时间进行确认后由创意部签字，工作开始进行。•在工作过程中，如设计内容发生任何更改，需由客户部填写《工作补充申请》，交由流程签字后，再与创作部进行沟通。以免因修改内容沟通不足而产生错误。•流程与创意部需审定创意简报所附资料及签字是否齐备•创意部提交设计品需通过流程控制进行召集，经内部讨论后，由流程附上“品控标贴”，需由设计师及创意总监，客户总监签字方可向客户提交。大量资料天天更新创作部常用文件－创意简报Creativebrief编号：创意简报JobNo.工作号TF20030001Taskdeliverydate下单日期Client客户名称Brand/Product商标/品牌What’sRequired工作需求(包括预算、时间以及具体的工作要求)Background背景(包括BrandVision品牌远景、市场状况等各种客户背景资料)CommunicationObjective广告传播目标(期望广告可以达到的效果是什么？)TargetConsumer目标消费者(描述广告传播的典型对象)Consumerinsight消费者洞察(消费者心理需求，以及怎样看待该品牌、类品牌或服务)TheSingleProposition唯一诉求点(给消费者唯一的承诺)Support支持(消费者为什么相信你的唯一反应点？)Brandpersonality品牌个性(如果该品牌是一个人，他/她会是什么类型的人？)CreativeIdea创意理念(是否有创意理念或其他有益的品牌特性？)Mandatory特别要求(必须有或不能有的内容)A.EA.M.Accountdirector客户总监Traffic流程管制CreativeDirector创意总监Actionby执行人大量资料天天更新创作部常用－工作补充申请工作补充申请JobSupplementaryRequisitionClient客户:JobNo工作号:Brand/Product商品/品牌:Taskdeliverydate下单日期:JobDescription工作描述:下单人OrderedBy:JobRevision工作修正Deadline完成时间A.EA.M.Accountdirector客户总监Traffic流程管制CreativeDirector创意总监Actionby执行人大量资料天天更新创意部完稿阶段工作•设计稿通过后，客户部需向流程控管提交客户签字设计稿及客户确认的报价单[或合同复印件]，由流程留档，以确便在确认价格的情况下进行完稿工作。由客户部开出《平面制作表》，《输出工作单》，并提供创作部所需的客户材料•明确成品尺寸及完稿后提交形式•所有制作物需由客户部交由客户在打样稿上签字后，交回流程后方可开始印刷及制作。大量资料天天更新创作部完稿用－平面制作表平面制作表ProductFormClient客户:JobNo工作号:Item项目:Taskdeliverydate下单日期:DeadLine完成时间:Product制作:创意设计执行人:MaterialsSupplied原稿:提供原稿、资料种类及数量:ArtWork完稿□Print平面广告□Poster海报□Logo标志□POP□Brochure手册□Leaflet宣传单页□Packaging包装□Newspaper报广□Car卡片□Other其他制作要求:Size(W×H)成品尺寸(宽×高):GroupSize组版尺寸:Oth