正规采购控制作业流程及操作详解

重庆XXX有限公司《采购流程》及操作详解文件编号：版本：发布日期：编制：魏泽安审批：抄送：受控文件SX-002采购作业之－－－预算作业流程图供应商管理作业SX-015请购作业SX-007预算作业SX-006采购作业SX-008验收作业SX-009与合约不符作业SX-010差异分析SX-014记帐作业SX-011对帐作业SX-012付款作业SX-013SX-002采购作业之－－请购作业流程图物料需求/请购交期报告临时需求生产用材料经常用材料专用备品配件检查库存是否编制采购预算调整预算核准部门审核核准退回需求单位采购作业否准不准不准准是需求单位财务单位副总/总经理SX-003采购作业之－－采购作业流程图查询供应商记录进行采购物料需求接单审核处理国内/国外报关进口作业议价长期合约采购决定采购方式决定采购事项权责核准发出订单跟催管制通知收货验收作业更新供应商资料需求单位采购单位报关/采购/质检SX-004采购作业之－－验收作业流程图核对物品供应商交货检验否核对数量与合约不符合作业需求单位收货单位财务/采购门卫质检门卫登记检验否检验入库核对数量是否合格不合格SX-005采购作业之－－付款作业流程图核准签章核对总经理采购单位财务相符否请款付款计划核对单据付汇否国内付汇财务处理是通知供应商开立支票请款是否内部控制制度—SX-006预算作业负责单位作业程序及控制重点依据资料采购部门一、作业程序1.收集整理：1.1收集公司相关部门的年度、季度、月度计划需求量.2.分类汇总：2.1按照物料别分类汇总各部门的年度、季度、月度计划需求量，制作采购需求预算表。2.2根据历史和行业供销规律审核汇总的采购需求量是否合理、经济.3.制定目标成本：3.1制定目标成本应考虑的因素：历史价格、需求量、公司经营策略、采购途径、法律政策等影响因素。使用窗体：1.成本变动分析比较表；2.部门需求.负责单位作业程序及控制重点依据资料采购部门3.2确定单位目标成本：结合影响价格的相关因素制定通过努力可实现的分月目标成本或加权平均目标成本。4.编制预算表：4.1采购承办人依据确定的目标成本、采购需求编制年度、季度、月度预算表、预算表应反映采购单价、采购数量、采购金额。且分月、季预算采购额、采购量汇总应与年度预算相等。4.2编制的预算表经单位主管审核后一份留存，一份送财务部门。二、控制重点1.需求量的制订是否经济合理。2.目标成本的设定是否切合实际。记住，编制预算是公司资金运用计划中很重要的哦！预算作业内部控制制度—SX007请购作业负责单位作业程序及控制重点控制重点请购单位／生产、办公行政一．作业程序：1、依据资料：1.请购管理：1.1存货管理办法1.1采购范围：2、使用窗体：（1）生产用材料采购：耗用量大的原材料、包装材料采购2.1物料需求/请购交期报告（2）经常用材料采购：用量不大或用量大但可即购即得的办公用品、生活用品采购2.2预算表（3）专用备品配件采购：模具专用材料、制造等设备维护、保养用材料采购1.2请购需求提出的权限（1）生产用物料请购：生产部门（2）经常用物料请购：行政（3）专用备品配件请购：技术人员等请购作业负责单位作业程序及控制重点依据资料请购单位／生产、办公行政2.检查库存：2.1安全库存是否经济、合理，是否考虑采购时间2.2现有库存量是否达请购点2.3请购量是否达到经济采购量2.4所请购物品库存内有无替代品或尚有库存，是否需要紧急采购3.是否已编列预算：3.1申请人确定库存再与本部门编制的预算核对。若超预算采购，财务部门可能无此预算，应知会财务部门能否调整预算，若能调整预算，尚须总经理核准.4.物料需求/请购交期报告之核准：4.1预算内或核准的超预算请购，请购单位填写物料需求/请购交期报告送部门主管审核后依核决权限依次核准后送采购单位办理；请购单位填制物料需求/请购交期报告需注明申购部门、到货日期、名称规格、数量、购买类别、申请理由、采购途径，以利于审核和提高采购工作效率。请购作业负责单位作业程序及控制重点依据资料请购单位／生产、办公行政5.临时性请购：5.1临时性请购仍应填写物料需求/请购交期报告经部门主管审核后送权责主管核准后方得交采购单位办理采购作业。二．控制重点：1.请购是否合乎经济采购批量。2.物料需求/请购交期报告上到货期是否明确，有无应特别注意事项3.库存存量不足或达采购点时有无主动提出购物申请单。4.安全库存量是否标准及合理5.物料需求/请购交期报告之请购核决权限是否符合规定。请购作业内部控制制度—SX008采购作业负责单位作业程序及控制重点控制重点采购单位一．作业程序：1.接单审核处理：1.1采购承办人接受物料需求/请购交期报告时应检查其是否依权责核准、内容是否完备、到货时间是否合理等，物料需求/请购交期报告。未经核准采购单位不得受理。1.2采购单位在无法按要求到货的情况下为保证正常生产，应采取替代方案并及时通知请购单位。2．查询供货商资料：2.1准备采购2.2调阅合格供货商资料，了解过去采购及询价纪录2.3向厂商询价1.依据资料：1.1采购管理程序；1.2供货商管理程序。2.使用窗体：2.1合格供货商一览表；2.2物料需求/请购交期报告；负责单位作业程序及控制重点控制重点采购单位3.决定购买方式：3.1询价：先以本公司合格供货商为优先，以电话、传真等方式至少向二家供应商询价。3.2比价：对同一采购事项，采购承办人从供应商报价单中最少选择二家进行比价。比价应从以下几个方面考虑：A、付款期间长短：相同条件下，付款期间越长价格越优。B、报价是否含税：相同条件下，报价越低价格越优。C、发票类型：价格相同，含抵扣联的发票优于普通发票，一般纳税人优于小规模纳税人；价格不同时，若取得含抵扣联发票应先把含税价格还原成不含税后进行比较，不含税价格低者优之；不同发票之间考虑可抵扣的价格后进行比价。D、送货方式：相同条件下，送货到厂优于自取。2.3采购合约；2.4物料询比价表；2.5报价单；2.6物料跟催管制表。采购作业负责单位作业程序及控制重点依据资料采购单位3.3若有以下特殊情形，可不必执行比价作业：A．独家制造B．独家代理C.原厂牌配件无法替代E．采购金额较小（100元以下）不需比价，但仍以询价方式向最低价供应厂商采购之，并以采购合约向供货商订货F.客户指定3.4议价：经询价、比价再选择品质稳定价格较低之厂商进行议价采购。3.5长期合约采购：向品质稳定签订长期供应合约的供应商采购。4.决定订购事项：4.1承办人备妥资料制作采购合约，经部门主管审核后送权责主管签核。2.3采购合约；2.4物料询比价表；2.5报价单；2.6物料跟催管制表。采购作业负责单位作业程序及控制重点依据资料采购单位4.2采购合约应注明供应商名称、品名规格、数量、单价、送货方式、保质期、允收范围、违约处理及金额等合约要素。5.发出采购合约：5.1经权责主管核准的采购合约由承办人发单采购，并要求供应商签章回传存档。5.2采购承办人依据供应商回传的采购合约制作三联式“厂商进货通知单”分发给收货单位、品管及相关部门。6.跟催管制：6.1采购承办人发出采购合约后填写“物料跟催管制表”对采购物料进行跟催，以免延迟交货而影响正常的生产经营。7.通知收货：7.1与供应商确定交货时间后采购承办人应及时通知收货单位作好收货的准备工作。采购作业负责单位作业程序及控制重点依据资料采购单位二、控制重点：1.物料需求/请购交期报告是否确实经请购流程且经权责主管核准。2.询价、比价、议价分析是否适当。3.长期采购合约的价格在市场行情发生变动时有无与供应商协调根据市场价格进行调整。4.采购合约的各项要素是否齐全完备。5.物料跟催管制是否确实执行。控制重点的要素您清楚了吗？采购作业内部控制制度—SX009验收作业负责单位作业程序及控制重点依据资料收货单位&质检单位一.作业程序：1.收料准备：1.1请购单位在接到“厂商进货通知单”，应依采购类别、数量及约定交货日期，预留仓位及卸料工具作好卸货的准备工作。2.厂商交货：2.1国内供应商交货时，应备妥送货单、检验报告（有要求时）于指定地点交货，现金结算的供应商随货附带发票。2.2如有涉及国外进口交货时，应取得厂商之装运文件，以便办理报关手续。3.保安检查登记：3.1供应商送货车辆进厂时，保安在“车辆登记簿”上登记，并通知请单位收料，同时指示厂商卸货地点。1.依据资料：1.1采购管理程序1.2进料检验程序1.3特采作业程序负责单位作业程序及控制重点控制重点收货单位&质检单位4.仓库收料：4.1卸货前，收货员应先依《厂商进货通知单》核对所送物品是否相符，核对无误再行卸货，并清点数量办理签收手续。4.2属计重或液体材料入厂时，收货单位应过磅或其他合理的方法进行计量并履行签收手续。4.3收货员在签收供应商送货单时，如果送货数量与《厂商进货通知单》上采购量不符时，少交部分应据实签收；超交部分应首先核对是否超过允收范围，未超出允收范围的按实际数量签收，超出允收范围部分，按照合约规定处理。5.检验及入库：5.1收料后，收货员应依进料检验程序相关规定处理：5.1.1特殊材料可依进料检验程序相关规定予以免检，平时收货单位直接把签收的送货单送材料会计制作进货单后办理入库手续；但为加强进料品质，每半年应进行一次品质抽检。2.使用窗体：2.1物料需求/请购交期报告2.2进货单2.3车辆登记簿验收作业负责单位作业程序及控制重点控制重点收货单位&质检单位5.1.2包装纸箱、五金件、色母、等依进料检验程序规定必检的物料，收货员通知品管部门取样检验，未接到《进料检验报告单》前不得办理入库手续。5.1.3生活用品、办公用品等依进料检验程序规定未列入检验范围的物料，收货单位直接验收办理入库手续。5.2品管部收到《厂商进货通知单》及收货单位的通知，依据物料标准的规定及判定标准，采取随机抽样的方法，务必使所取样品具代表性，再按验收项目逐项检验并填制《进料检验报告单》。《进料检验报告单》一联存档，一联送生产，另一联在随同送货单转采购单位。5.3若IQC检验判定来料合格，品管IQC检验员在供应商送货单上签收，并随同《进料检验报告单》交给收货单位；检验记录判定来料不合格按照退货、特采作业方式处理。5.4收货员把《进料检验报告单》会同送货单送材料会计。2.4进料检验报告单2.5特采申请单2.6厂商进货通知单2.7物料标示卡验收作业负责单位作业程序及控制重点依据资料收货单位&质检单位5.5材料会计复核《送货单》、《进料检验报告单》制作《进货单》并登记库存材料收/发/存明细帐。《进货单》采用三联式，一联存底，其余二联随同《送货单》、《进料检验报告单》送采购单位。5.6收货员依据《进货单》把检验合格的物料登入计算机，由计算机自动更新存货资料。待物料进仓位后，填制「物料标示卡」标识于物料处，「物料标示卡」应注明物料的数量、规格、产地、生产时间及进货时间。6.退货作业：6.1若IQC检验判定物料不合格，品管部主管应在进料检验报告单上签示“退换”或“拒收”的处理决定，并送生产、采购单位主管签收。6.2如判定为退换或拒收，则6.2.1采购单位根据《进料检验报告单》通知厂商处理退货事宜。验收作业负责单位作业程序及控制重点控制重点6.2.2收货单位根据进料检验报告单制作《物品携出管制单》，经部门主管签核后办理退货事宜，值班保安依《物品携出管制单》核实货物无误后给予放进。若已入库或已在生产线生产，生产和收货应单位办理退仓、退库手续。6.2.3厂商取回退货后，重新交新货，作业程序同上。6.2.4如因急需的物料，请购单位开立《特采申请单》给采购、生产、业务部门主管签示送总（副）经理核准，并按特采程序作业。7.更新记录：7.1合格供应厂商每季度评价一次，如评价结果不合格者注销其资格，但平时对交期、品质严重影响公司生产经营的供应商，可随时注销其资格。验收作业负责单位作业程序及控制重点控制重点二．控制重点：1.收货点验是否确实执行，验收之品质、数量是否确实。2.相关人员是否依规定签章以明责任。3.入库的货品是否均记入帐。4.检验