海运出口操作流程

海运出口操作流程第一部分：询问报价及接单注意事项第二部分：操作订舱注意事项第三部分：提单对单程序第四部分：开具发票和注意事项第五部分：返还客户核销单海运出口操作流程示意图第一部分：询问报价及接单注意事项一、询价二、报价三、接单、审单、及录电脑一、询价向船东提供目的港口有的港口会有多个码头则一定要说明）、柜型、货物名称（普通、危险品、冻货、食品、特殊货物等等）以及询问运价所包含的内容（有无含CAF/BAF/DDC//PSS等等）以及船期、航程和是否中转二、报价了解运价在市场上有无优势以及客人对市场的了解程度及舱位情况（特别是旺季），报价时首推公司优势航线；运费做PREPAID还是COLLECT（有些船东不接受COLLECT）提单出主单还是小单公司有特价航线及主推航线时，要及时主动打电话给客户通知价格；发E-MAIL或传真报价注明船公司名称，船期,周几船如客户需要到付运费，要注意我司是否在目的港有代理，报价要含手续费注意所报运价的构成（天津公司以海运费即美金和人民币费用明细两大部分）以及利润是否符合公司要求等三、接单、审单、及录电脑客户接受报价后，都要注意审核委托：托运人、起运港、目的港、柜型、柜量、货名、毛重、体积、运价、运输条款、所配船东、提单类型、最后装船期限、客户特殊要求或注意事项等，还有是否有加盖公章或签名，新客户还要留下联系电话有些特殊港口，如中东港口是否有船证要求，同时亦应询问客户是否要根据信用证出单，信用证有无特殊要求等，如有，要提前传真与船东确认确认有否舱位，如暴舱要及时告知客户，并给客户其它航线建议录入电脑：即录客户委托单，如果是老客户，则一定用回原名，如果是新客户，增加时一定要填写完整资料，如公司名称、电话、传真、联系人、地址、所属部门（或业务员）；录完保存后有工作号自动跳出第二部分：操作订舱注意事项一、订舱二、集装箱进入海关监管堆场三、报关工作注意事项一、订舱接到市场部转来的委托资料及业务联系单后,必须先审核业务单与客户委托单要求是否一致，资料是否齐全，订舱前务必仔细阅读客户的委托单，审核货物是否危险品，重量及尺码是否适用客户要求的柜型，特别注意客户的特殊要求（如船证、信用证、船期、启运码头、免费用箱期或装载要求等），如果是特殊货物应先向客户查询清楚货物的特性（如超重货、食品，冷藏货，危险品等），致电船公司落实货物托运可否接受，如可行，则填写订舱委托书向船公司订舱，并要注明有关特别事项，如船公司不接受，则另外其它船公司.所有业务单必须有市场部人员签字才有效，否则不给以订舱；对于急单，如果直接电告操作部订舱，须经市场部人员确认允许，但应尽快补上业务单在收到船公司的提箱单后，应将提箱单上所预定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等资料与客人的原始订舱单一一核对，在确认完全准确后方可进行后续操作，如发现提箱单资料有误，则应马上以书面形式通知船公司更改并要求其提供新的提箱单，直至完全正确为止,若向同行订舱，提箱单传给客人时注意抹掉同行的电话及传真，以免泄漏客户的任何要求及保证，应有书面文字及盖章，以免日后争议无凭据二、集装箱进入海关监管堆场客户做仓库装箱(即客户自行送货到指定堆场)A)收到船公司的提箱单后,将提箱单和货物的品名,件重尺,到货时间,船名航次,提单号,目的港,开船日以委托形式传真给合作的堆场,同时要求堆场尽快回传送货地址(堆场的具体地址,联系人),然后传真给客户.(给堆场的件数如果和实际到的件数不相符,堆场不予收货)B)将货物预计到达时间,是否需要加固,大型吊车等特殊要求提前告知堆场,货到后,直接装入集装箱.待堆场发运抵报告后,方可报关.堆场负责最后的集港工作.产装A)收到提箱单后,根据客户提供的工厂信息,以书面形式发给车队.告知车队:船名航次,提单号,目的港,开船日,工厂地址,具体联系人,到厂时间.如果是在旺季,在订舱时就要把车提前预定.B)车队提箱后,以书面形式报予我司箱号封号.同时,我司操作人员分别告知工厂(尽量在集装箱到厂前告知,以保证货物不会与其它集装箱装错)和船公司.C)装箱结束后,有了货物的准确件重尺后,同时马上告诉车队(发运抵报告需要准确件重尺,品名),集装箱到达新港直接把集装箱落到海关监管堆场,待发运抵报告.因为运抵报告的是否发送,直接涉及到是否可以报关.因此天津公司自己注册了海关查询系统,可以直接从网上查询货物的运抵报告是否已经发送.这样大大提高了工作的严谨性.三、报关工作如有订舱客户委托我司代报关的，应在接受订舱后将报关所需要的相应资料通知客户，并电话告知客户按通知上面的要求来准备报关资料当客户将报关资料送至我司，应先审核报关资料是否齐全，如有任何错漏应及时通知客户更换，并予以落实，以免延误。审核完毕应将报关资料交给报关行报关放行后应确认下货纸(即放行单)是否已经交到指定的码头，并将报关放行的结果通知客户注意事项:报关基本文件：1、报关单,传真件即可2、代理报关委托书一份，需盖公章,必须是正本3、装箱单一份，需盖公章或单证专用章,传真件即可4、发票一份，需盖公章或单证专用章,传真件即可5、合同一份，需盖公章或单证专用章,传真件即可6、核销单，需盖公章，必须是正本注意事项：1、所有报关单证要清晰，不能涂改2、报关时要提供箱号和运抵报告,否则海关将不接受报关3、公司出口的商品如有牌子，请注明于报关单上4、天津海关周六周日不接受报关5、八位数商品编码（H.S.编码）认定必须准确。6、凡贸易方式是:对外承包出口,必须要提供盖公章的正本资质证书7、为保障我司和客户的利益，报关单如是我司操作人员填写的,必须经客户确认后再报关第三部分：提单对单程序问明客户“提单”的发放形式：1)电放：需客户提供“电放保函“，后出具给船东电放。国外客户凭电放提单的传真件即可提货。2)正本提单:国外客户须凭全套正本提单才可提货，通常是3正3副，每张正本提单要有签章,以防漏签.确认提单依据客户提供的报关单据，制作提单样本，传真给所配船公司或其代理,收到其传来的提单样本后传真给货主确认，并根据回传确认提单正确内容,再回传给所配船公司或其代理,如此反复,直到确保船公司或其代理所出具的提单样本与客户确认的OK单相符。签单:一般在开船后，经船公司确认.在收到客户的费用确认书后，将已确认好的提单，按电放/正本分别放给客户。第四部分：开具发票和注意事项按照客户确认好的费用确认,让财务开发票.然后将提单和发票一起寄给客户注意事项:1.财务开票前,应由操作或者业务员和客户确认美金是否折合人民币开票,发票抬头等特殊要求,保证正常按时付费2.寄快递的时候要记录发票号,提单号和快递单号,以备查询第五部分：返还客户核销单应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”接受客户询价大体了解货物情况后,报价客户接受报价后,发书面委托与客户确认报关单转报关行,安排报关收到客户回传已盖章的费用确认单,安排放单,开具发票送货:给堆场传真提箱单和货物信息(需注明货物的件重尺,预计到库时间)产装:给车队传真提箱单和工厂地址,具体联系人,到厂时间.送货或陆运通知传真客户和船公司订舱,待有提箱单后与客户确认送货或产装时间催促客户提供报关资料由操作员审核报关单据向车队或堆场催要箱封号箱封号报给工厂,船公司,报关行送货或产装完毕后,将准确件重尺发给车队催促堆场或车队发送运抵报关根据报关和委托资料制作提单样本,发给客户将确认好的样单发给船公司,等待格式单回传催促客户回传样单确认客户确认格式单OK并注明正本或电放开船日当天核实是否准时离港并通知客户开船后,待所有应付费用齐全后,给客户发费用确认单催促船公司放单提单,发票快递给客户并记录快递单号见款买单的客户,需运费到帐后再寄提单根据客户的付费期,提醒客户按时付费运费到帐后,安排退回核销单