环境信息交流程序

惠山经济开发区洛社配套区管委会环境管理程序文件编号：LSGW-EP-04-A颁布日期：2008-07-01环境信息交流程序最新修订日期：编制：庄进审核：庄进批准：潘增炎版本号：A第1页共3页环境信息交流程序1.目的和适用范围为加强环境管理方面的信息交流，保证环境管理体系的有效实施，管委会建立并保持环境信息交流程序。适用于本管委会所有管理、服务过程的内外部环境信息交流。2.职责2.1党政办公室负责编制环境信息交流程序并组织实施。2.2管理者代表负责批准环境信息交流程序并监督实施。2.3各部门负责相应业务范围内的外部信息和本部门的信息交流，做好环境信息交流、传递和处置工作并保存相关的记录。3.工作程序3.1信息的来源与传递(1)内部信息①本管委会的环境方针、目标、指标、环境管理体系的运行情况由党政办公室负责及时地传达到管委会员工及各相关部门；②环境管理体系运行过程中产生的信息，由归口部门及时传达到相关部门，提出改进意见，采取改进措施；③监测与测量结果、内审和管理评审的结果、合规性评价、环境表现评价由相应的归口部门及时传递至相关部门；④管委会获取的最新法律法规信息由党政办公室及时传达到相关部门。(2)外部信息①本管委会其他部门若收到有关环境保护的法律、法规和标准时，应及时传递到党政办公室；②相关方的信息(包括：政府部门、环保部门、周边居民、入园企业的意见等)，接到信息的部门能自行处理的按要求答复相关方，需管委会协调解决的，要填写《信息交流记录》并传递到党政办公室，党政办公室应按规定的要求予以答复。3.2环境信息的交流⑴内部信息交流①正常情况下，内部信息交流按园区管委会组织体系进行，由各部门负责人具体负责。各部门之间环境管理信息的交流、联络、答复采用《信息交流记录》或相应记录作为接口。②园区管委会环境方针、环境管理手册、程序文件（含修订）等，由党政办公室负责传惠山经济开发区洛社配套区管委会环境管理程序文件编号：LSGW-EP-04-A颁布日期：2008-07-01环境信息交流程序最新修订日期：编制：庄进审核：庄进批准：潘增炎版本号：A第2页共3页达到各相关部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书（含修订）由各部门自行传达。③园区管委会主任、环境管理者代表有关环境管理体系的指示、决定、要求等由党政办公室负责传达。④各部门间、各环境管理工作岗位间的日常联络、常规报表、其他信息通报等，由各部门或岗位负责人负责传达、交换。⑤环保办公室定期对环境目标指标和环境管理方案实施情况以及运行控制情况的检查，向环境管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门。⑥环境管理体系审核以及管理评审等信息的交流，参照《环境管理体系内审程序》和《环境管理手册》中管理的要求进行。⑦体系运行中的不符合及其纠正要求、采取的纠正措施、实施结果等信息的交流，参照《不符合、纠正与预防措施控制程序》的要求进行。⑧发生紧急情况时，各部门或岗位之间应及时传递信息，并作出紧急情况下的措施。具体要求参见《应急准备与响应程序》。⑵外部信息交流①法律法规及其他要求的获取、识别及传达法律法规及其他要求的获取、识别及传达方法见《法律法规与其他要求获取与更新控制程序》。②来自于相关方的信息的接收、处理及答复A.来自于相关方的信息包括相关方对园区管委会环境管理的要求、期望、抱怨等。B.各部门在各自职责范围内接收来自于相关方的信息。各部门采取定期和不定期的走访、电话、传真、记录相关方的来信来访、投诉、建议或提议等方式，保持与相关方的联系，以获得相关方对园区管委会的要求、期望和抱怨等信息。接收的信息由信息接收部门记录在《信息交流记录》或相应记录上。C.对于各部门在职责范围内能处理的信息，由各部门直接研究、批复处理意见。D.对于各部门在职责范围内不能处理的信息，由各部门以书面形式传达至相关部门，相关部门应及时对此信息进行研究、批复处理意见；需要时，可会同其他部门协商处理。如发现较大、重大问题，应向环境管理者代表报告；环境管理者代表对接收的报告可直接批复处理意见，或指示召开会议研究决定处理意见。E.对信息的批复处理意见，按内部信息交流要求传达至相关部门。各相关部门按处理意见的要求和相关程序的要求进行落实。F.信息的处理结果或处理方案，由信息处理部门以口头或书面形式答复相关方，并在《信息交流记录》或相应记录上记录。惠山经济开发区洛社配套区管委会环境管理程序文件编号：LSGW-EP-04-A颁布日期：2008-07-01环境信息交流程序最新修订日期：编制：庄进审核：庄进批准：潘增炎版本号：A第3页共3页③向相关方传达信息A.向相关方传达的信息包括管委会及其各部门对相关方的环境管理要求、负责管委会投资项目建设的部门对承建方在建设过程中的环保要求、管委会环境管理情况等。B.管委会及其各部门在行政管理过程中对相关方提出的环境管理要求，应以书面形式传达给相关方，并作好记录。C.对承建方在项目建设过程中的环保要求，由负责管委会投资项目建设的部门向承建方传达，一般在承包合同中予以明确。D.党政办公室负责管委会环境管理情况的对外宣传。对外宣传的材料由办公室会同相关部门编写，形式可以是书面、电子媒介、宣传广告等。管委会全体工作人员都可采取不同方式，在各种场合宣传园区管委会的环境方针。各部门应作好对外宣传的记录。④与重要环境因素有关的外部因素必须按外部信息交流方式记录、处理并答复。3.3信息交流的记录及其保管⑴内、外部环境信息交流，当事人都应作好记录。⑵外部环境信息交流的记录，由信息处理部门负责整理、保管。⑶内部环境信息交流的记录，由各有关部门负责整理、保管。⑷有关体系运行环境会议，应作好记录。4．支持性文件《环境记录控制程序》LSGW-EP-23-A《环境管理体系内审程序》LSGW-EP-24-A《符合、纠正与预防措施控制程序》LSGW-EP-22-A《监测与测量程序》LSGW-EP-20-A《应急准备与响应程序》LSGW-EP-19-A《法律法规及其他要求获取与更新控制程序》LSGW-EP-02-A5．记录《信息交流记录》LSGW-ER-DZ-4.4.3-01