第一章采购流程与采购制度管理

2019/8/30王明玉122019/8/30项目熟悉采购制度管理与组织1采购计划与预算管理2供应商的选择与管理3采购谈判4采购价格与成本管理5采购合同管理6采购监控732019/8/30章节采购货物的验收与质量管理8采购库存管理9采购结算10采购风险管理与绩效评估11采购技术与策略12招标采购1342019/8/30什么是采购？52019/8/30采购先锋勇闯高峰62019/8/3072019/8/3082019/8/3092019/8/30102019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织任务一：认识采购和物流一、采购的定义和内容（一）基本概念Purchasing，Procurement采购是以各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷、交换、征收等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求。它有狭义采购和广义采购之分.112019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织（二）采购的形式和内容1．根据采购物品用途的不同划分（1）工业采购（工业企业采购）（2）消费采购（商业企业采购）2．根据采购输出的结果划分（1）有形采购：生产资料与生活资料（2）无形采购：软件、技术、服务项目：土建工程等122019/8/30采购的定义（1）——狭义定义商品采购，是指各企事业单位及个人，为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测、决择，把货币资金转化为商品的交易过程。采购的主体：政府事业单位企业个人和家庭消费者132019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织目前，中国的企业中正在:确立现代采购理念改革采购模式制定采购战略优化采购流程降低采购交易成本选择是采购的本质属性142019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织二、采购的地位和作用讨论：制造企业要想增加利润，有哪几种途径？？[例]江苏省某企业生产的产品中，原材料采购的成本占60%，生产加工、销售及相关的行政费用占30%，纯利润10%。该厂后来利用网上采购的方式，使原材料采购成本从原来的60%下降到55%；而这看似不起眼的5%却使该厂的利润一举增加了50%！基于上述情况，如果用其他方式获得同样50%的利润增加额，有三种途径：一是要增加30%的销售量；二是将利润率提高40%，但利润率的提高反过来又将造成销售的下降；第三个方案就是裁员。（一）采购的经济性１、采购成本是企业产品成本的主要组成部分；２、进货周期直接影响企业流动资金的周转；３、所购材料的品质直接关系到产品质量。（二）产品更新换代的媒介通过供应商早期参与产品开发(ESI,即EarlySupplierInvolvement）来实现的152019/8/301999年9月，美国采购协会出版的《采购》杂志，显示了IBM公司过去几年的采购金额占销售额的变化：1993年—————35%1994年—————37%1995年—————40%1996年—————49%1997年—————50%1998年—————51%1999年—————52%试解释为什么采购金额占销售额的比例逐年增加。162019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织（二）采购的作用1．提高质量2．控制成本3．建立供应配套体系4．与供应商建立合作关系5．树立企业形象6．信息管理172019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织任务二：采购的组织与机构一、采购组织机构的形式（一）分权式的采购组织1．组织特点企业把与采购相关的职责和工作分别授予不同的部门来执行。2．不利因素（1）权责不清（2）目标冲突（3）浪费资源182019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织(二）集权式的采购组织1．织织特点将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门执行，这是为了要建立综合的物料体系，因而设立一个管理责任一元化的组织体系。2．有利因素1）大幅度降低物料成本。2）提升存量管制绩效。3）改善各物料部门之间的沟通与合作。4）降低了管理费用。192019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织（三）采购机构在企业中的隶属关系1．采购部门隶属于生产部副总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理仓储生产管理采购制造产品管理202019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织2．采购部门隶属于行政部副总经理采购财务总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理采购人事仓储生产管制制造品管212019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织3．采购部门直接隶属于总经理总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理人事副总经理采购副总经理222019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织4．采购部门隶属于资材部总经理资材部副总经理业务副总经理生产副总经理人事副总经理232019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织二、采购的职责请购单位物料管理单位管理阶层仓储单位财务单位作业层面采购单位采购的职责整体企业而言采购部门内部而言242019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织三、建立采购管理组织的步骤考虑采购管理组织的职能确定采购管理组织机构设计管理作业流程考虑采购管理组织的任务量设定岗位为各个岗位选择配备合适的人252019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织任务三采购的决策与管理一、采购方式招标采购议价采购采购方式比价采购262019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织二、采购决策采购价格决策采购中的运输方式选择交货期决策采购质量决策采购数量决策采购品种、规格决策供应商选择决策采购国货款结算决策采购决策272019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织三、采购管理业务支持批准实施优化调整业务审核采购业务管理282019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织任务四：采购的制度一、采购种类国内采购国外采购长期合同采购传统采购短期合同采购个人采购组织采购采购范围分传统采购采购种类采购主体分采购方法分采购时间分292019/8/30模块一熟悉采购制度管理与组织二、采购程序与环节发现需求需求说明、制定采购计划选择供应商采购档案管理结算接收和验货入库价格洽谈、签订采购合同采购订单安排订单跟踪302019/8/30采购流程示意图计划组织实施监控需求信息搜集市场信息采购决策采购计划编制调整采购方案采购后评价合同监督审核并付款验收入库签订合同协商谈判选择供应商物流和配送供应链供应商312019/8/30三、采购的原则1、规范化原则2、效益的原则3、技术先进性的原则4、经济合理性的原则5、质量适合需要的原则6、功能与价值相匹配的原则7、发展固定采购的原则8、比较与选择的原则322019/8/30Theoverallprincipleofprocurementisthesixrights.TherightitemAttherighttimeIntherightquantityOftherightqualityFromtherightsupplierAttherightprice.332019/8/30四：企业采购技术和管理方面的问题：（1）信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成，采购信息没有实现有效共享，包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。其后果有哪些？？342019/8/30（2）采供双方未建立稳定的合作关系。这是旧的采购模式造成的，它们以临时的或短期的合作机制为主，造成了竞争多于合作，进而导致了采购过程的不确定性。这种不稳定的合作关系的会给企业的经营带来哪些影响？352019/8/30（3）与预测和物料需求计划结合不紧即不能有效根据生产需要组织采购，实现物料的供应计划与当前需求的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。362019/8/30（4）无法跟踪采购情况包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理；运输处理、收货处理、质量控制等。372019/8/30（5）缺乏制约（采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行职务分类），容易导致暗箱操作。（6）缺乏对供应商的评价和管理。总之，信息不畅和采购模式落后是企业采购中存在的根本问题国企采购中的普遍问题：采购机构重叠；多头对外，分散采购。采购成本居高不下；各企业自备库存，造成各企业的库存量增大。采购环节的质量控制和技术管理工作重复进行，管理费用居高不下。382019/8/30阶段作用职能战略第一阶段出订单关注交易流程、控制第二阶段谈判降价商务型采购团队、区域谈判、集中采购、成本管理第三阶段总成本核算协调综合采购供应商及采购的早期参与、采购战略第四阶段支持公司核心业务战略采购集成采购战略、供应链管理、解决方案392019/8/30一般企业与世界级企业的采购活动的比较一般企业世界级企业供应商数目345采购费用占采购成本的百分比3.3%0.8%交货时间(周)158订货所花的时间42分钟15分钟送货延误的比例33%2%废弃材料的比例1.5%0.0001%每年短缺的数目4004402019/8/30中国急需专业的采购经理人：入世后，降低企业成本，高效的供应链管理及国际化的采购管理是中国企业走向国际的关键之一。通用汽车公司先进的采购系统、完整的采购渠道、精通成本管理的国际标准，使得公司从采购质高价低的原材料和配件一项，比同行业企业节约了10亿美元的成本。该公司的采购经理人佩罗斯成为职业采购经理人的典范。412019/8/30企业虚位以待采购人才成“香饽饽”企业采购、政府采购、跨国采购的迅速发展，使得采购人才日渐成为“香饽饽”。记者在人才市场采访发现，不少企业虚位以待，期待采购人才加盟。据了解，各类企业并未对采购人才提出年龄和学历的过高要求，但相当看重实践经验，要求应聘者至少具有两年的采购经验，了解市场行情，具有广泛的资源网络，并具备谈判、沟通、协调能力。此外，用人单位对应聘者的专业背景也相当看重。采购人才在企业中扮演的是“粮草官”的角色。他们既要熟悉企业的整个运作流程，及时提供和补足资源，同时还要充分了解市场信息、密切关注市场价格波动，在最适合的时间为企业提供价格最合理的生产和办公资料。一些企业老总说，好的采购经理，是企业成功的一半。面对这种情势，业内人士分析道，由于目前采购专门人才教育和培训相对滞后，采购专才的稀缺问题将日益凸显，采购人才的市场价值存在较大上升空间。422019/8/30案例：香港利丰集团——从采购管理到供应链管理一、利丰集团的贸易转变:采购代理——采购公司——无疆界生产—虚拟生产——供应链管理二、利丰集团的经营现状432019/8/301、采购代理96年前，由于利丰的创办人通晓英文，利丰贸易成为了厂家及海外买家的桥梁。随后，利丰贸易逐渐把简单的采购代理扩展到其它更广泛的业务。2、采购公司这一阶段，利丰贸易扮演一家采购公司，即地区性的货源代理商的角色。通过在亚洲的不同地区，如中国内地、台湾、韩国和新加坡开设办事处来拓展业务。442019/8/30服务内容：（1）为买家提供市场最新信息；（2）对不同的厂家作出产品、生产力及质量方面的评估；（3）向买家提供适合的厂家及供货商（4）代表买家向厂家商讨价钱、品质的管理；作为一家采购公司，利丰贸易主要的目标是：通过与生产厂家及买家建立长期伙伴的关系而达到双赢的局面。452019/8/303、无疆界生产除了作为一个采购公司，利丰于80年代也向前迈进了一步，成为无疆界生产的管理者与实施者。无疆界生产：客户会给予利丰一个初步产品概念，例如产品的设计、外形、颜色和质量方面的要求等，再由利丰为客户制订一个完整的生产计划。根据客户所提出的草案，利丰会进行市场调查，在各地采购合适的配件，例如布料、花边等，提供一个最适合的成品制造商。462019/8/30在生产过程之中，利丰亦会对生产工序作出规划及监控以确保产品质量和及时交货。在这种无疆界生产摸式之下，利丰在香港从事设计和质量控制规划等高附加值的业务，而将附加值较低的业务，例如生产工序，分配到其它最适合的地方，例如中国内地，使整个生产程序及流程实现真正的全球化。472019/8/304、虚拟生产在该模式下，利丰再不是一个中介人或代理采购者，而是客户的供货商，利丰会直接和海外买家签定