第二章会展策划管理流程和可行性

HFUU第二章会展策划管理流程和可行性分析第二章会展管理流程和可行性分析一.教学要求：掌握会展管理流程、掌握展会项目立项策划管理、掌握展会SWOT分析管理二.教学内容会展管理和运作流程知识要点：会展管理流程、会议运作流程管理、展览会运作流程管理、展会项目管理的wbs图展会项目立项策划管理知识要点：展会名称、举办地点、办展机构、办展时间、展品范围、办展频率、展会规模、展会定位市场环境分析（SWOT分析）管理知识要点：SWOT分析过程管理展会项目生命力分析知识要点：项目发展空间、项目竞争力、办展机构优劣势分析展会项目财务分析管理知识要点：展会成本收入预算表、盈亏平衡分析HFUU会展策划概述第一节HFUU1.策划的概念2.策划活动的特点3.会展策划的概念4.会展策划的特点5.会展策划的作用一、会展策划的概念、特点及作用HFUU1.策划的概念策划是指与计谋相关的一种行为过程和方法系统。从英文辞源看，策划一次发源于战略中的计划“strategy”,以后又演变为“strategy”和“plan”的结合，也有人将之翻译为“企划”，它与“策划”概念相同。HFUU2.策划活动的特点策划是具有多重选择的活动策划是一项理性的活动策划是创意性的活动策划是具有明确目的性的活动策划是具有风险性的活动HFUU3.会展策划的概念会展策划是对会展进行管理和决策的一种程序，它是一种对会展活动的进程以及会展活动的总体战略进行前瞻性规划的活动。HFUU4.会展策划的特点会展策划具有针对性、系统性、变异性、可行性等特点。HFUU5.会展策划的作用1.战略指导作用2.实施规划作用3.进程制约作用4.效果控制作用5.规范运作作用HFUU二、会展策划的基本原则1.目的性原则2.操作性原则3.创新性原则4.有效性原则5.规范性原则6.效益性原则HFUU三、会展策划的内容和基本流程1.会展策划的内容2.会展策划的基本流程HFUU1.会展策划的内容1.1会展的调查与分析一般情况下市场调查要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览条件为特点，围绕市场进行调查。市场调查的主要内容包括会战环境的调查、会展企业情况的调查、会展项目情况的调查、会展市场竞争情况的调查以及参展商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态信息的基础上，才能有的放矢地进行策划HFUU1.会展策划的内容1.2会展的决策与计划做会展决定是一个决策的过程，应该掌握一定的决策策略。影响会战决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等，会展的决策与计划应从分析决策的要素入手，确定会展的基本目标、集体目标和管理目标，然后决定展览的战略安排、市场安排、方式安排。HFUU1.会展策划的内容1.3会展的运作与实施会展的中心环节，也是会展策划的重心所在。包括广告宣传工作、组织招展工作、会展设计工作以及会战相关活动策划等具体安排会展的工作方案。HFUU1.会展策划的内容1.3会展的运作与实施会展的宣传的主要方式包括媒体广告和户外广告。媒体广告（包括专业媒体，如报纸、杂志、网站等）；除此之外，还可通过新闻发布会、行业研讨会等形式来传播会展信息。户外广告，是利用人流量较大的公共场所，以海报、灯箱、广告牌、宣传布告、彩旗等形式，进行宣传。组织招展工作要求充分宣传、认真选择。在招展的准备阶段，需要建立潜在客户名单，设计并发放参展说明书，熟悉参展中的知识产权问题。展览工作筹划的步骤一般为：一，按实际需求将工作分为招展组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后续工作等几大类；二，在各大类之下详细列明具体事项；三，弄清工作之间的关系；四，定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，以保证整体工作协调正常运作。HFUU1.会展策划的内容1.4会展的效果评价与测定计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。会展评估工作一般分为两个方面：一是对展览环境、对展览筹办工作以及展览后台工作进行评估，这一部分在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。HFUU2.会展策划的基本流程1.成立策划小组2.进行市场调查3.决定会展策略4.制定媒体策略5.制定设计策略6.制定预算方案7.撰写策划方案8.实施效果评估HFUU2.会展策划的基本流程1.成立策划小组（1）业务主管（2）策划人员（3）文案撰写人员（4）美术设计人员（5）市场调查人员（6）媒体联络人员（7）公关人员HFUU2.会展策划的基本流程2.进行市场调查市场调查是以科学的方法，有系统、有计划、有组织的收集、调查、记录、整理、分析有关产品或劳务市场等信息，客观的测定与评价，发现各种事实，用以协助解决有关营销的问题，并作为各种营销决策的依据。以一次展会为例，主办者需将市场调研的重点放在以下四个方面：（1）市场前景分析（2）同类展销会的竞争能力分析（3）本次展览会的优势条件分析（4）潜在客户需求调查HFUU2.会展策划的基本流程3.决定会展策略一般情况下，会展决策者应考虑营销需求、市场条件、营销方式、内部条件等因素。以展览会为例，组织者对目标市场定位时需考虑以下因素：（1）展览会的类型（2）产业标准（3）地理细分（4）行为细分决定会展策略应在充分掌握现有相关资料的基础上进行，如宏观政策、企业经营实力、会展市场竞争状况、顾客满意程度等。HFUU2.会展策划的基本流程4.制定媒体策略在制定具体的媒体策略时，必须分析媒体在会展活动中的成长策略。一展览活动为例，在制定策略上，要综合考虑媒体在宣传活动中、在联系活动中以及在提升展览企业形象活动中的成长策略等。HFUU2.会展策划的基本流程5.制定设计策略商业展览展示设计师以传达展览信息、吸引参观者为主要技能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。好的设计能提高展会的品位，吸引参展商、参观者，对产品营销也起着潜移默化的作用。HFUU2.会展策划的基本流程6.制定预算方案一般来说，制定一份会展预算至少包括以下几方面内容：（1）历史数据（2）行政管理费（3）收益（4）固定费用（5）可变费用（6）详细开列的项目（7）调整控制在会展中，为了衡量一个项目的财务成果，必须设置一个用于实现既定财务目标的预算开支。预算采用的方式，可视具体情况而定。HFUU2.会展策划的基本流程7.撰写策划方案包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟定策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。广义的会展策划案可涵盖经市场调查产生的可行性研究报告、项目意向书以及广告策划方案、宣传手册等，包括围绕某次会战的展前、展期、展后所有的策划方案HFUU2.会展策划的基本流程8.实施效果评估包括展览工作评估和展览效果评估。HFUU小结（１）现代策划的概念（２）会展策划的概念（３）会展策划的特点（４）会展策划的作用（５）会展策划的基本原则（６）会展策划的内容和基本流程HFUU一、项目及项目管理1.项目项目就是指一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准去导入或生产某种新产品或新服务。这种工作应在限定的时间、成本费用、人力资源等各项参数的预算内完成。按项目的结果分类，可分为产品和服务两类。按行业分类，可分为农业项目、工业项目会展项目等。第二节会展项目管理的基本流程HFUU2.项目管理项目管理是为完成某一预定的目标，而对任务和资源进行规划、组织和管理的程序的总称。通常需要配合时间、资源或成本方面的限制条件。使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。HFUUHFUU二、会展项目管理的具体内容人力资源管理合同管理营销管理危机管理信息管理服务管理财务管理物流管理广告宣传管理场馆管理会展保密管理HFUU三、会展项目管理的基本流程项目启动阶段起点项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段市场调研项目构思可行性论证会展项目立项会展项目目标工作分析结构（WBS）责任矩阵具体的活动清单项目活动分解的深入和细化过程控制项目要素的调整质量验收费用决算合同终结展后总结后续工作HFUU1、项目分解目的：明确项目所包含的各项工作内容：项目分解就是先把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素（工作），直到具体明确为止．工具：项目分解的工具是工作分解结构ＷＢＳ原理，它是一个分级的树型结构，是一个对项目工作由粗到细的分解过程．HFUU2、工作分解结构（WBS）WBS(WorkBreakdownStructure)主要是将一个项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，以便确保找出完成项目工作范围所需的所有工作要素。它是一种在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法，WBS按照项目发展的规律，依据一定的原则和规定，进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细，WBS最后构成一份层次清晰，可以具体作为组织项目实施的工作依据。WBS通常是一种面向“成果”的“树”，其最底层是细化后的“可交付成果”，该树组织确定了项目的整个范围。但WBS的形式并不限于“树”状，还有多种形式。WBS是一个描述思路的规划和设计工具。它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作，是对项目工作由粗到细的分解过程。HFUUWBS分解类型基于工作过程的划分上层按照工作的流程分解下层按照工作的内容划分HFUUWBS的作用：可将项目分解到相对独立的、内容单一的、易于成本核算与检查的工作单元。WBS是一种将复杂任务分解为简单任务的方法将项目分解为可管理的活动作为项目计划和跟踪的基础HFUU工作分解结构的步骤项目子项目任务子项目工作包任务任务任务工作包工作包工作包工作包HFUUWBS举例:新软件包安装HFUU案例包饺子准备饺子馅准备饺子皮其他准备菜买肉馅准备调料切菜买菜HFUU3、WBS工作编码由高层向下层用多位码编排，要求每项工作有唯一的编码100011001110»1111»1112»11131120»1121»1122»11231200HFUU生日宴会WBS生日蛋糕11100饮料11200食品11310餐具11320清洗11300凉菜11410食品类11421海鲜类11422其他类11423热菜11420做菜11400晚宴11000音响12100灯光布置12200室内布置12300VCD光碟12400娱乐12000生日晚会10000HFUU4.责任矩阵责任分配矩阵是用来对项目团队成员进行分工，明确其角色与职责的有效工具。通过这样的关系矩阵，项目团队每个成员的角色，也就是谁做什么，以及他们的职责，也就是谁决定什么，得到了直观地反映。项目的每个具体任务都能落实到参与项目的团队成员身上，确保了项目的事有人做，人有事干。HFUUHFUUHFUUHFUUHFUU会展项目计划：利用《甘特图》1、建立会展目标体系：目标分解，指标罗列，明确要求，形成层次性目标体系。2、界定会展项目工作范围：根据层次性目标体系设定工作任务和完成所需的时间以及相互之间的衔接关系。HFUUHFUU四、展览会运作的基本流程展前工作1、市场调研2、拟定方案3、成立筹备班子4、落实展出场地5、广告宣传6、招展7、招商8、展品运输9、布展10、预展HFUU展期工作1、举行开幕式2、展台管理3、后勤服务4、处置突发事件HFUU展后工作1、撤展2、后续服务3、评估总结4、宣传报道HFUU五、会议运作的基本流程会前工作1、拟定会议方案2、制发会议通知3、组织报名4、预算和筹集会议经费5、印制会议文件和证件6、布置会场7、会前检查HFUU会中工作1、会议报到2、会场组织与服务3、会议信息的收集与编发4、会议后勤保障HFUU会后工作1、会场清理2、返离服务3、会议决算4、会务总结5、会后宣传HFUU第三节展会的项目立项策划管理流程HFUU1、展会名称2、办展时间3、举办地点4、办展机构6、展