供应商开发的操作流程

供应商开发的操作流程供应商开发的操作流程新供应商的开发工作应有计划地进行，并应在预定的日期之前开发成功。开发新供应商程序包括明确需求、编制供应商开发进度表、寻找新供应商的资料、初步联系、初步访厂、报价、正式工厂审核、产品质量认证和最后确定合格供应商等环节(如图9—1所示)。新供应商开发的一般步骤按先后顺序如下。(一)明确需求这里所说的需求主要包含对汇美嘉商城销售的产品；供应商满足供货要求的能力与质量状况；需要供应商具备哪些能力等。主要为家具类和非家具类的产品。(二)编制供应商开发进度表供应商开发进度与生产需求计划、新产品开发与配套要求及供应商开发易难程度直接有关。一般可按开发供应商的步骤编制一份时间进度表，这样不仅可以使开发新供应商的具体工作明确化，而且也可以尽量减少计划日期被拖延的可能性(如表9—1所示)。(三)寻找新供应商的资料明确对新供应商的需求后，便可依照编制的进度表进行开发的具体工作，寻找新供应商的资料或信息是第一步。获得所需信息的方式有很多，例如：访问国际互联网、参加各种展览会、通过别人介绍等，查阅上述供应商调查的相关内容。一般来说，通过各种方式获得的供应商会有好几家，可根据企业对欲开发的新供应商的各方面要求进行初步筛选，留下3～5家供应商进一步接触。(四)初步联系应使用适当的联系方法去跟供应商取得联系。一般来说，第一次尽可能采用电话联系，应跟供应商的相关业务人员清楚表达与他们联系的目的、自己的需求并初步了解该供应商的产品。跟供应商电话联系取得初步的信息后，应根据筛选出的供应商所在地的远近来采取不同的行动。可以要求距离较近的供应商来企业面谈，应让供应商带上企业简介、相关的样品以增加会谈效果。面谈时不仅要尽可能多地从供应商那里得到信息，同时也要将企业对预购原材料的要求尽可能向供应商表达清楚，如果必要的话，可带供应商到生产现场看一看，有利于增加供应商对预购产品要求的进一步理解。若因涉及技术与工艺保密的问题时，则应避免带供应商到生产现场参观。如果是远距离供应商，草率地让供应商千里迢迢赶来显然是不合适的。合适的做法是让供应商用快递将资料和样品寄一些过来，从供应商的资料和样品中可以在一定程度上了解它的实力；也可以通过访问供应商的网页去了解供应商。无论供应商是远是近，要求供应商填写一份“供应商调查问卷”是必要的。表9-2是一份供应商调查问卷；它用于在初步联系阶段了解供应商的一些基本情况。(五)初步访厂这一步骤不一定进行。如果方便且有必要的话，由采购人员在对供应商正式审核工厂之前去“踩踩点”还是有益的。因为越来越多的企业的供应商开发工作是由一个包括工程、品质管理人员在内的开发团队去完成，如果采购人员不提前对供应商的工厂有一个初步了解，万一供应商的实际生产现场很差，采购人员毫无疑问会遭到开发，团队内其他部门人员的抱怨甚至是责难。初步访厂目的是要得到一个对该供应商的初步总体印象，为采购人员对该供应商是否有必要采取下一步行动的决策打好基础。(六)报价在对供应商资质审核及初步掌握供应商的一些基本情况后，可要求供应商报价。供应商—般根据其以往经验或同类产品的生产成本及市场价格水平进行报价。在供应商报价前，应发—份询价单给所有要报价的供应商。询价单内容包括物料名称、币种、价格术语、交货周期、最小交货量、交货地、付款条件等，以便让供应商进一步得到此物料的一些基本情况，并可让供应商以相同的报价条件来报价格，为采购人员比价创造有利条件。(七)正式工厂审核对符合资质、价格和交货条件的潜在供应商，采购方组织采购、质保和工程技术人员前往供应商工厂进行现场考察和审核。审核内容包括质量保证能力、产品开发能力、供货能力、价格水平、服务水平和管理水平六大模块进行审核。供应商审核表见表9—3所示。(八)产品质量认证产品质量认证是供应商评估的关键环节，产品质量认证包括样品试制认证、中试认证和批量认证三个环节。1．样品试制认证样品试制认证的目的是验证系统设计方案的可行性，同时达成在企业与供应商之间的技术折中方案。其内容主要包括签订样品试制认证合同、向初选供应商提供认证项目试制资料、供应商准备样件、认证人员对过程进行协调监控、调整技术方案、供应商提供样件、样件评估、确定物料项目样件供应商。样品试制认证程序见图9—2所示。(1)签订样品试制认证合同。与初选供应商签订样品试制认证合同，目的是确保初选供应商在规定的时间内提供符合要求的样件。试制合同中应包括保密内容，即供应商应该无条件遵守企业的保密规定、(2)向初选供应商提供认证项目试制资料。签订试制合同后，要向供应商提供更为详尽的资料，其中可能会包括企业的一些机密材料。(3)供应商准备样件。供应商获得试制资料以后就应开始着手进行样件的准备工作。样件的准备工作需要一个周期，不同认证项目其周期不同，对于那些要求较高或全新产品的样件准备往往需要几个月甚至一年的时间，而对于那些只是稍作改动的产品，其样件的准备则需要时间较少。一般来说，同样情况下，电子件、机械件的准备周期相对较短，组合设备的准备周期相对较长。(4)认证人员对过程进行协调监控。对于一些准备周期较长的认证项目，认证人员应该对过程进行协调监控，并且遇到突发事件时应及时提出解决对策。(5)调整技术方案。在有些情况下，可能需要企业与供应商之间进行技术方案的调整。设计人员的设计方案与实际加工过程出现要调整的地方是正常的，认证人员不能因为供应商提出技术方案调整而怀疑供应商的能力。(6)供应商提供样件。供应商把样件制造出来之后，应把样件交送采购认证部门进行认证，体积较小的样件只需随身携带，体积巨大的样件需要借助其他方式带给认证人员或由认证人员前往供应方进行检查。(7)样件评估。样件送到认证部门之后，由认证人员组织，并协调相关部门一同制定认证项目的评估标准，对样件进行综合评估。样件的评估内容包括性能、质量、外观等。一般需要参加的评估人员包括设计人员、工艺人员、质管人员、认证人员、订单人员、计划人员等。(8)确定物料项目样件供应商。经过以上工作，就可以由集体决策，确定样件供应商并报上级主管批准。为保证所采购产品的质量，一般要选择三家以上的样件供应商。2．中试认证经过试制认证之后，接着就要进行中试认证，它一般包括八个环节：签订中试认证合同、向样件供应商提供认证项目中试资料、供应商准备小批件、认证人员对过程进行协调监控、调整技术方案、供应商提供小批件、中试评估、确定物料项目中试供应商。中试认证程序见图9—3所示。(1)签订中试认证合同。样件试制过程结束以后，需要与样件供应商签订中试认证合同，使样件供应商在规定的时间内提供符合中试要求的小批件。(2)向样件供应商提供认证项目中试资料。项目的中试资料是经过试制以后修改了的试制项目技术资料，如经过修改的机械图纸、电子器件参数、软件方案等。(3)供应商准备小批件。准备小批件也需要一个周期，一般来说，小批件的生产周期要比样件周期短，因为供应商经过试制过程之后，在技术、生产工艺、设备以及原材料等方面都有一些积累和经验。(4)认证人员对过程进行协调监控。在中试过程中，认证人员对过程仍需进行跟踪和协调监控。认证人员可以和供应商一起研究如何提高质量并且降低成本的方法，使批量生产具有可能性并最大程度地带来收益。(5)调整技术方案。技术方案一般需要经过多次实验和对比，才能确定性价比最优方案。(6)供应商提供小批件。供应商把准备好的小批件送到生产或认证部门，有时小批件要送到生产组装现场，有时需认证人员上门验查。(7)中试评估。由认证人员组织，对小批件的质量、成本供应情况等进行评估。认证人员进行中试评估时也应协调其他部门共同制定认证项目的中试评估标准。需要参加的评估人员包括设计人虽、工艺人员、质管人员、认证人员、订单人员、计划人员等。(8)确定物料项目中试供应商。中试认证的要求比样件试制认证要高，因此通过中试认证确定的供应商成为最后赢家的可能性大。3．批量认证批量认证一般包括八个方面：签订批量认证合同、向中试供应商提供认证项目批量生产技术资料、供应商准备批量件、认证人员对过程进行协调监控、调整技术方案、供应商提供批量件、批量评估、确定物料项目批量供应商。批量认证程序见图9—4所示。(1)签订批量认证合同。与选定的中试供应商签订批量认证合同，使中试供应商能够在规定的时间内提供符合批量认证要求的批量件。(2)向中试供应商提供认证项目批量生产技术资料。项目批量生产技术资料是经过中试期间修改的技术资料，如可以大规模投放生产的机械图纸、电子器件参数、软件方案等。(3)供应商准备批量件。准备批量件需要一定的时间，供应商要想生产批量件就要提高自动化水平，配备相应的批量生产机械，如机械行业中的冲床、专业机械、电子行业的自动化设备等。(4)认证人员对过程进行协调监控。批量过程也需要进行跟踪，认证人员与订单人员应随时跟踪生产中可能出现的异常情况。(5)调整技术方案。认证机构应该对产品的稳定性和可靠性负责，及时跟踪技术方案的实施情况，根据实际情况对技术方案进行适当的修改。(6)供应商提供批量件。供应商把准备好的批量件送交到生产部门，有时批量件也需要运送到生产组装线。(7)批量评估。采购方向供应商索要或订购适当数量的物料来进行批量试产，只有较大数量的样品能通过评估，样品评估这个环节才算真正结束。试生产用的第一批订货的数量不宜太大，一般为4000-5000件比较合适，不同的企业对此有不同的规定。(8)确定物料项目批量供应商。即根据批量评估结果，选择合适的物料项目批量供应商。(九)正式接纳为合格供应商如果对新供应商的工厂审核及样品评估达到采购方的要求，那么该供应商便可被接纳为合格供应商，将被加入到合格供应商的清单中去。合格供应商清单应包括供应商名称、采购类别及项目、产能、采购周期、最小采购批量、最小包装数、联系电话、联系人和备注等。合格供应商清单是采购部门下订单的依据，内容列项应尽量详细(如表9—4所示)。