绩效管理系统的流程

績效管理系統的流程(文章取自於:人力資源e化管理)根據多家企業之訪談結果，特質考核僅有少數之企業採用，絕大部分之企業皆以結果（目標）考核及行為考核為主，因此後續之流程與功能的介紹上，亦以此兩種考核方式為說明的對象；在企業績效管理的流程上，多數企業皆由年初之目標與行為設定開始，並進行期中之績效評核，最後為年底的行為考核與目標考核，最後則是HR部門的彙總作業及員工績效輔導。在年初之目標設定中，系統一開始需要產生參與本年度∕期績效考核人員的名單，實務上並非每位員工都要參加績效考核，某些高階職位如總經理、副總經理或者從事庶務性工作者如總務、司機等則可不用加入考核體系中。在目標設定上，多先由高層單位設定好目標後，再由低層單位根據高層單位所分派的目標來設定本身的目標，透過此種層層目標分派的方式，將組織的目標分派給部門，部門的目標分派給處科，處科的目標分派給個人。如此一來，一旦個人的目標達成將協助處科的目標達成，進而完成部門與組織目標；然而在目標管理的理論中，很重要的一部分為員工必須同意上級所分派的目標藉此產生目標承諾感，所以目標雖多是上級分派，仍必須透過部屬同意並將目標填寫至系統中，再經由主管同意方能完成期初之目標設定。在期中績效評核上，員工需將前半年之目標執行結果輸入於系統中，並經由主管評核與確認，此時主管可協助部屬調整（往上調或往下調）部屬年初所設定的目標。在期末績效評核上，原則等同於期中評核，不同之處有兩點，一為主管評分時必須參考組織所設定之等級分配原則（如特優5%、優25%），以利HR部門之績效彙整與優秀人員的拔擢；二為每位部屬需依照本年度考核的結果，針對自己的優缺點填寫下一年度的發展計畫表。HR部門的彙總作業方面，首先檢查各部門的資料是否符合公司所設定的分配的比率，接續為整理全公司之目標與行為考核結果，並將此結果作為調薪、晉升、分紅以及教育訓練的基礎。最後在績效輔導方面，則針對考核較差的同仁進行三個月的績效輔導，並於三個月後提報輔導結果供人才運用的參考。績效管理流程請參閱圖1。PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion作業流程需求說明表單＊產生公司要參與績效考核人員名單＊設定參與考核人員之考核群組（考核群組可異於組織圖）＊設定部室目標供個人目標設定時的參考＊系統發e-mail通知相關人員＊依據部室/分公司年度工作目標，設定處科年度工作目標＊簽核至上一階主管＊員工線上填寫年度績效目標、職能、發展計畫＊目標績效考核表（目標項目、目標權重）可由員工自行訂定＊職能設定可依不同對象、職位與群組而預做設定，並由員工自行挑選項目與權數＊員工自行設定工作目標及職能指標的權重＊可查詢個人及部屬歷年考績記錄＊線上簽核，可傳簽至核決權限主管（可到兩層主管）＊績效系統功能權限設定（依員工/主管/部門主管/總經理/HR等不同族群而有不同使用權）＊績效表格可線上列印＊HR部門可線上發e-mail稽催相關人員＊系統根據考核系統之名單自動發送考核通知＊員工與主管線上簽核績效晤談表＊系統管理者輸入部門評核等級比例分配＊員工期末資料輸入（績效目標、職能、發展計畫）＊主管線上進行期末績效評核（績效目標、職能）＊HR部門可線上發e-mail稽催相關人員＊線上簽核，可傳簽至核決權限主管（可到兩層主管）＊績效表格資料可線上列印＊系統依權重自行進行績效分數計算-主管介面＊綜合所有評量結果，電腦依各group分配比例進行Ranking，並給予最後Rating的建議（可進行多次試算）–部門主管介面＊Rating結果部門主管線上分數審核–部門主管介面＊Rating資料部門主管手動調整介面（可進行手動調整,並留下調整記錄）–部門主管介面＊不合乎績效規定比例，可產生警示功能供GM/HR參考＊GM線上審核各部門績效評核結果（Approve或Reject,針對Reject項目提出建議＊HR彙整所有Approved績效結果績效考核作業開始人員填寫個人發展計畫表主管績效評核作業主管行為考核作業各部門微調績效等級n部門工作目標n績效發展計畫表：-工作目標-職能-發展計畫n執行成果輸入欄位n績效評核表n績效發展計畫表n強迫分配試算表n員工晉升比率表員工填寫個人績效目標期中績效評核期初目標設定員工期末績效資料輸入員工期末行為資料輸入主管部屬期末績效面談期末作業組織、部門目標設定同意個人績效目標設定處/科工作目標主管評核作業部門評核等級分配資料輸入員工期中績效資料輸入員工期中行為資料輸入PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion績效管理流程圖檢查是否合乎績效等級分配比例?績效統計/分析/歸檔與晉升、調薪、分紅、訓練連結HR彙整作業＊年度全公司個人發展計畫彙整分析表＊年度全公司個人職涯發展計畫彙整分析表＊年度考績分析表-依部門、職等、職稱…做統計分析＊各Competency評核落點分析＊統計/分析圖表功能-折線圖、強迫分佈圖…＊晉升建議名單＊績效輔導人員名單＊系統自動發mail通知各主管實施績效輔導＊HR可隨時透過系統檢閱績效輔導實施情形＊績效輔導結果彙整n各式績效分析報表n晉升建議書n績效輔導表實施績效輔導實施績效輔導績效輔導通知呈報績效輔導結果PDFcreatedwithpdfFactoryProtrialversion