行政部标准化作业流程

成都坤森微纳科技有限公司行政部标准化作业流程第A版整理：审核：发布日期：执行日期：-2-前言规章制度是建设现代化企业生存发展最重要的基础工作，是企业开展各项工作的根本保证。为了便于公司员工能进一步了解和遵守公司的一些基本的规章制度，也便于更好地管理、规范指导员工的日常工作与行为，保证员工队伍的精干、优化、高效，结合公司的有关规定，同时根据公司优化管理流程和调整结构、整合业务、改革管理机制的需要，使公司各项管理工作进一步向科学化、规范化、程序化、系统化迈进，促进科学管理、从严管理，实现依法管理、依规运作，建立起与公司体制、机制相适应的完善的规范和制度体系，特编制《规章制度汇编》。以下简称《汇编》。本《汇编》是公司所有员工必须了解和遵守的管理制度、行为准则和最基本的管理规定。本《汇编》汇集了2011年坤森科技重新制定、修订以及现行有效的各项规章制度，对部分规章进行了必要的合并、补充、完善与调整。各项规章制度全部由公司相关职能部门起草，经各部门讨论修订，总经理审批后，由公司行政办负责《汇编》编审、校对，并统一打印成册。由于编者能力有限，所以本《汇编》中肯定会有许多不足之处。对此，敬请员工对在实施过程中产生的问题提出宝贵的意见，便于及时修改、补充和完善。目录封面.............................第1页前言.............................第2页一、员工守则.........................第3页二、员工奖惩管理制度.................第6页三、公司组织架构图...................第10页四、生产管理制度.....................第10页五、工伤管理制度.....................第13页六、费用报销管理制度.................第14页七、行政人事管理制度.................第16页八、内部竞聘管理制度.................第18页九、会议管理制度.....................第19页十、门卫管理制度.....................第20页十一、员工证照管理制度...............第22页十二、公务用车管理制度...............第23页十三、员工车辆停放管理制度...........第25页十四、印章管理制度...................第25页十五、管舍管理制度...................第27页十六、员工食堂管理制度...............第28页十七、员工用餐管理制度...............第28页HR标准作业流程项目作业流程作业说明/控制要点支持表单/文件责任部门人力需求1、各部门根据公司生产与业务需求,制定部门人员需求计划交总经理审核。2、行政根据公司总体经营目标和要求，制定人员的规模及规划。《人力资源需求单》用人部门招聘计划1、明确每个职位的工作性质及任职条件进行汇总2、明确通过哪些渠道与方法进行人才招聘招聘渠道：张贴招聘广告、网上招聘、人才市场招聘、职介所、员工内部推荐及其它招聘渠道。3、报经总经理审核与批准《招聘简章》《招聘计划表》行政人事部人员招聘1、严格按照人员岗位聘用原则来进行人员招聘2、行政人事部对应聘人员进行初试，明确用人标准，择优录用，初试通过交用人部门进一步复试。3、相关部门主管根据所需岗位需具备的专业技术能力进行复试及考核。4、行政人员给新进员工办理相关的入职手续（员工个人档案、厂牌、食膳、住宿）及为员工讲解大致上的员工守则《入职申请表》行政人事部试用1、行政部门及相关的用人部门对新进员工在试用阶段进行跟踪与评定．1、行政部对新进员工进行职前培训（具体包括企业文化、各项规章制度、公司材料及产品的认识、了解公司的发展史等）《制度汇编》《员工培训记录》行政人事部聘用1、试用期1-3个月，公司根据员工的学习适应能力与工作态度予以转正。《员工转正申请表》用人部门绩效考核1、部门主管本着公平，公开，公正对该部门的每一位员工进行每月一次的绩效考核。对员工进行更加深入的培训——消防安全知识的培训、自检能力的训练、技能培训等深入认识，相关人员设备操作的知悉。《员工培训记录》用人部门建档1、对公司正式聘用的员工要进行档案进行完善（包括个人薪资、奖罚公布、异动、转正、劳动合同、培训试卷/成绩、人员考核表、参加保险事项及其他相关档案）《入职申请表》《员工培训记录》《员工档案》行政人事部人员离职1、员工离职原因：辞职：员工因个人原因辞去工作，辞职员工需提前15天向公司提出辞职请求；2、辞退：员工不能胜任其工作岗位；开除：严重违反公司规章制度或有违法犯罪行为；3、自离：无故旷工3天视为自离《员工离职申请表》行政人事部/用人部门审批1、领导根据员工表现来决定是否批准该员工的离职申请。2、对于绩效较好的员工努力劝导给予挽留，对于绩效一般人员给予批准。离职人员的工作职责相关主管将安排其他人员接替。《员工离职申请表》用人部门离开1、辞职人员办理完交接手续后携带辞职申请及《工作移交清单》到人力资源部办理相关手续。具体包括：厂牌、宿舍钥匙及工具文具的交还，解除劳动合同。2、员工办理完相关离职手续后打包好自己的行李到人事开出门条（行政人事部的签名）交保安检查行李，方可离厂。《员工离职申请表》《出门放行条》行政人事部部门人力需求拟定招聘计划绩效考核初试办理入职试用入职培训正式聘用职能培训员工资料建档办理离职手续辞职/辞退/开除/自离工作交接批准人员离职人员招聘复试通过审核通过审核-5-文件控制标准作业流程项目作业流程作业说明/控制要点支持表单/文件责任部门文件编写1、质量体系文件：行政部编写，管理者代表审核，总经理批准；2、工作文件：部门组织编写，部门负责人审核，管理者代表批准；3、作业文件：部门组织编写，相关部门会签，管理者代表批准；4、记录表格：使用部门编写，部门负责人确认，行政部统一编号；5、销售合同文件：销售部编写，销售副总审核，总经理批准；《行文审批单》行政部各部门各部门行政部销售部文件发放与接收1、质量体系文件由行政部统一发放，封面或首页加盖“受控”章后发放给相关部门；2、技术文件：经批准后，由技术部发放至有关部门或人员；发放流程：由发文部门填写《文件发放/回收登记表》，领取部门签收，回收旧版或过期文件。3、外来文件接收：各部门接收的与产品和质量体系有关的文件和资料，应送交行政部，由行政部填写《外来文件清单》后保存。并视情况，将外来文件发放到相应的部门或使用场所。《受控文件清单》《文件发放/回收登记表》《外来文件清单》行政部技术部行政部/各部门更改1、由文件编写部门提出《文件更改申请表》，说明更改原因及更改内容，交行政部保存。2、质量体系文件由行政部实施更改，文件更改后，应注明更改号和更改生效日期，并填写相关的修改记录。3、发放更改后的文件的同时，收回原来的文件，并销毁或加盖“作废”章。需留作参考的作废文件应做好“作废留用”标识。《体系文件更改申请表》《技术文件更改通知单》各部门行政部行政部管理1、体系文件由行政部管理，技术性文件由技术部管理，与销售有关的文件由营销部管理，分发的文件由部门自己负责管理2、各类文件均应收发登记。文程控制程序行政部销售部技术部借阅1、应经保管部门领导同意后在《文件发放/回收登记表》中的备注栏中注明“借阅”字样，方可借阅并按指定时间归还。《文件发放/回收登记表》各部门保存1、文件的保存应根据文件的重要程度和适用周期来规定。文程控制程序行政部换版1、文件经多次更改（修改状态从0至7时）或文件需进行大幅度修改，或根据需要，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。2、体系文件换版工作由行政部组织实施，技术文件由技术部组织实施。3、技术部应收集技术标准资料及其信息，每年核查一次公司所采用的各类标准是否有效，清理失效的标准。文件控制程序行政部行政部技术部销毁1、过期作废的文件、更改后失效的文件在回收后应定期销毁。销毁的文件应填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后，进行销毁。《文件销毁申请表》各部门行政部审请编写文件统一编号审批文件审批文件发放/接收归档内部文件外部文件填写发放/接收记录提出文件更改申请批准收回原文件妥善管理文件借阅登记归还文件换版原文件销毁发放新版文件-6-质量记录控制标准作业流程项目作业流程作业说明/控制要点支持表单/文件责任部门记录设计与标识1、各部门根据质量活动的需要，设计记录表格，经部门主管确认后将其送行政部统一编号。2、行政部收齐各部门的记录表格后，确定需要采用的记录表格，并遵偱《文件控制程序》规定的编号原则，对本公司所有的质量表格进行编号，作为记录的标识。3、行政部将所有的表单进行汇总，编制《质量记录清单》，记录清单应包括本公司所有使用的记录，并标明每份记录的编号、名称和版本号。《质量记录清单》应报管理者代表审批。4、各部门保管自己部门的记录表单，并按月整理、分类成册；质量记录控制程序质量记录清单各部门行政部填写要求1、记录应采用标有编号的表格或表式；1、记录填写及时、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如笔误或计算错误要修改原始数据，不能采用涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名和日期；2、由记录人注明记录日期，并签名或盖章，若有规定，应进行会签、办理审批；5、记录不能用铅笔填写，如因某个原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目用杠划去。质量记录控制程序行政部贮存和管理1、记录应分类别应行归档，应材料齐全、完整、书面整洁、装订整齐并作好记录；2、记录由指定的人员负责保管3、各部门所有的记录均应于次年1月底前进行整理，按记录的类别进行贮存；4、记录的贮存和保管方式应便于存取，贮存环境应能防火、防潮、防丢失，避免损坏和变质5、当记录保存在电子媒体中时，考虑到保存时间和记录的可访问性，应将电子图像的退化速率以及为访问记录所需的设备和软件的可用性考虑在内。记录的保存期：由行政部编制《质量记录清单》来规定记录的保存期限并经管理者代表审批。质量记录控制程序借阅1、记录一般不外借，特殊情况下，如顾客或期代表需要评价时，须经管理者代表签字批准后方可外借。2、供方或顾客提供的记录，是本公司记录的组成部分，应按照规定的要求进行管理。《记录借阅登记表》编写记录表格汇总表格统一编号制定记录清单各部门分别保管按要求填写记录表单记录审批记录归档书面保存电子档案保存规定保存期限到期销毁记录借阅按时归还-7-处理1、保管人填写《记录销毁申请表》，其内容包括：记录的编号、名称、保存起止日期、处理日期和处理方法等2、《记录销毁申请表》应经部门领导审核、管理者代表批准。3、保管人员将经审批的《记录销毁申请表》中的记录按批准处置的日期和方法进行处置。在处置现场应有第二者进行核对和监督。3、处置完毕后，处置者和监督者在《记录销毁申请表》中签名。质量体系内部审核标准作业流程项目作业流程作业说明/控制要点支持表单/文件责任部门1、职能总经理负责批准《年度内部审核计划》管理者代表：1、审核年度内部审核计划和批准当次审核计划组建内部审核组协调和监督内部审核的实施负责批准内部审核报告和不合格的纠正措施计划协调或仲裁纠正措施实施中部门与部门之间出现难以解决的争执问题审核组长负责：1、组织编制具体的审核计划日程表，并组织实施分配审核任务到每个审核员，并审核每个审核员制定的检查表编制审核报告行政部负责内部审核的管理，编制年度审核计划，协助管理者代表组织实施内部质量审核活动。受审部门负责制定本部门出现的不合格项的纠正措施计划并组织实施。2、程序行政部于每年初组织策划内部审核，编制年度内部审核计划，呈交给管理者代表审核，报总经理批准。审核计划应包括审核目的、审核范围、审核依据、审核频次、审核安排等内容审核的频次：依据质量管理体系的现状和年度工作计划而决定，但每年至少进行一次，一般在每年的十月份进行。遇到特殊情况如本公司质量管理体系组织机构发生重