货代部操作流程与各部门的衔接

货代部操作流程与各部门的衔接一、货代部操作流程二、与业务组的衔接三、与市场组的衔接四、与财务部的衔接货代业务操作流程一、订舱1、操作人员在拿到操作计划单后，审核操作计划单中的下列内容是否填写完整和规范；①客户资料（客户公司的中英文名称、联系人、联系电话、传真号码）是否填写齐全；②港口名称（起运港与目的港）柜型、柜量、截关日期；③应收、应付费用是否填写完整；④订舱公司的详细资料；⑤审核操作计划书上是否有相关业务人员、市场人员及部门经理的签字；货代业务操作流程2、操作人员审核客户的订舱单是否规范：①是否使用我司的订仓单格式；②Shipper必须与委托单位一致；③BKG涉及的信息是否与操作计划单一致；④是否有加盖清晰的委托单位的公章或签名章及客户的签名；3、操作人员审核无误后安排订舱至船公司或同行，并在订舱后半个工作日拿到S/O，如有特殊情况须及时反馈给业务组及市场组同事予以协助。货代业务操作流程4、操作人员拿到S/O后，必须再次核对S/O的内容是否与操作计划书及客户要求的一致，方可提供给客户和进行后续工作。如需要安排订舱时，相关业务员不在公司，操作人员可先安排订舱事宜，但在未收到客户的Booking之前不可以放S/O给客户。货代业务操作流程二、CIF操作流程操作人员审核操作计划书无误后，根据客户需要进行操作：A：客户自拖自报①截关之前两天在码头网站查询其做柜信息；②录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照；③提交补料；④与客户核对提单并开具DEBITNOTE；⑤船开三天内收取船司或同行发票；⑥安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开始后安排；⑦放单给客户。货代业务操作流程B、我司拖车报关①与客户确认装货的时间，装货地点，装货联系人及联系方式；②与客户确认报关方式（清关/转关）；③根据客户提供信息安排拖车；填写我司拖车委托书格式至我司车行，并做好跟踪工作；④如客户自有报关单证，需提醒客户尽快将单证寄往我司，以便及时安排报关；⑤录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照；⑥提供补料；⑦与客户对单及开具DEBITNOTE；⑧船开三日内取到船司及同行发票；⑨安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开始后安排；⑩放单给客户。货代业务操作流程三、FOB操作流程操作人员审核操作计划书无误后，根据客户需要进行操作；A：自拖自报①截关两天在码头网站查询其做柜信息；②录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照；③提交补料；④与客户核对提单并开具DEBITNOTE；⑤船开三日收取船公司或同行发票；⑥船开三日内签发我司HBL⑦船开三日内发LOADING至国外代理（HBL、MBL、DEBITNOTE）；北方港口船开七天内⑧安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开始后安排；⑨放单给客户货代业务操作流程B、我司拖车报关①与客户确认装货的时间，装货地点，装货联系人及联系方式；②与客户确认报关方式（清关/转关）;③根据客户提供信息安排拖车；填写我司拖车委托书格式至我司车行，并做好跟踪工作；④如客户自有报关单证，需提醒客户尽快将单证寄往我司，以便及时安排报关⑤录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照⑥提供补料⑦与客户对单及开具DEBITNOTE⑧船开三日内取到船公司及同行发票⑨船开三日内签发我司HBL⑩船开三日内发Loading至国外代理（HBL，MBL，DebitNote）；北方港口船开七天内⑪安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开始后安排；⑫放单货代业务操作流程我司帐号的运用A、收款一、招商银行同市客户收USD付招行，我司收款手续费较低甚至没有，到帐快；二、中国银行国内同省，外地客户收USD付中行，我司收款手续费与招行对比较低，到帐快；三、香港帐户客户在香港，或使用境外帐户付款，我司收款手续费低。B、付款一、招行/中行根据下家银行资料安排，尽量使用同行支付，到帐快，手续费低；二、香港帐户客户付香港帐户，则从香港帐户里安排付出，尽量达到收支平衡以便财务做帐。与业务组的衔接一、内部衔接为客户提供优质的服务，需要业务人员和操作人员双方互相支持和配合；1）业务人员须提供清晰准确规范的操作计划书；2）业务人员与客户间的承诺应明白转告操作人员，以便于操作与其配合3）当运作过程中出现问题，且在操作能力范围内不能良好处理的情况下，需要相关业务人员协助处理；二、外部衔接客户是公司的重要财富，与客户间的良好沟通是首要及必要的1）在出现客户投诉时，业务人员应冷静处理，弄清楚问题所在，并及时协助操作人员解决问题；2）如客户付款信誉不佳，但又急需放单时，业务人员应与操作人员沟通并按照公司流程处理；3）因为客户原因产生的额外费用，业务人员在减免其费用的同时必须通知操作；4）在客户拖欠款项未收回时，业务人员应协助操作人员及时将款项收回。与市场组的衔接一、内部衔接1）在业务人员确认好船期、船公司后，市场人员需在操作计划书明确注明其订舱联系人及联系方式，并填写运价和签字；2）在运作过程中，由于一些不可预料的情况下发生突发事件，操作人员不能独立解决时，市场人员应予以协助（申请外拖时间、额外费用、追S/O……）；3）当船公司有更新或通知的书面文件时，请市场人员在第一时间反馈给操作人员，以便及时通知客户；二、外部衔接1）在所遇到的问题船公司或同行不能及时解决时，市场人员应予以协助处理，以避免运作的延误（船东改S/O、改约价、改船期……）；2）在与船公司或同行在合作中有额外费用产生，且操作人员不能独立解决时，市场应予以协助；与财务部的衔接协助财务收款A）月结客户1、财务需次月5号前将月结客户的帐单发至操作，操作收到此帐单三个工作日反馈客户情况至财务；2、财务对月结客户进行HOLD付款的情况时，需第一时间反馈给操作；B）票结客户1、当操作通知财务已开具我司发票交至客户，于次月10号前未收到客户款项财务需反馈操作协助其收款；2、当操作通知财务需付款但客户未付款的情况时，财务如要HOLD付款或需有客户付款水单的情况时，需第一时间反馈给操作并提供其相应的应对措施；