费用结算工作流程

工作流程及指引工作流程一、冲差1、返利冲差：收到折让证明后确定是否为返利结算，如果是就要根据财务(叶翠云)处提供的返利单（小梁总已批的）按微波炉200元/台、空调500元/套的单价拆分返利金额提供给财务单证科打冲单，单打好分好后连同折让证明一起给财务平帐。如客户有特殊要求要按客户提供的明细打此返利冲差单。2、降价冲差：根据降价差额（需小梁总同意）打冲差价单，此种冲差价平帐有3种法方：A、客户开折让证明B、客户退回我司以前发同种型号商品所开具的发票以冲抵重开平帐。C、打报告单价下浮，经得领导同意后客户开具委托书（委托书需给发货组及财务各一份），在以后的发货中单价下浮。二、退货：1、代理商退货需由小梁总同意，公司收到退货后由综合仓出具货物验收单，我处收到验收单后需客户提供退货单价再交由财务核实，核实完毕后全部交由财务单证科打退货单，客户根据退货单以返开发票、开折让证明、退我司已开发票的这三种方式结算此笔退货款。2、办事处退货需由部门副总同意，公司收到退货后由综合仓出具货物验收单，我处收到验收单后再根据报告内容区分是单纯的退货还是退货补发还是退货平帐，如果是单纯的退货就直接办理退货手续应可以了；如是是退货补发就先办退货手续再安排补货；如是退货平帐先查实库存结存明细表，根据明细表的单价办理此次退货平帐。3、空调代理商退货到当地的中转仓属正常退货，单价由代理商提供交财务核实，我处收到中转仓的正本收条后通知综合仓陈静仪开具货物验收单，收条复印一份给成品仓吴定深，最后把报告、收条、验收单全部交由财务单证科打退货单（微波炉代理商退货到当地中转仓属于调货，按调货手续办客户调办事处）。4、不成套空调办退货，内机按成套机的30%办退货，外机按成套机的70%办退货。如没有连接管就还要扣减连接管的费用，挂机4米管（FB4A、FB4B）20元/米，柜机5米管（FB5A）30元/米。5、残机退货收维修费：领导在报告中注明要扣维修费的就要收客户退货维修费，按原价办理完退货手续后交由售后服务部核算维修费，售后部出具残机责任区分统计表和维修费通知书，根据这些资料打维修费单（正数单），此份单需财务开发票收对方钱。维修费通知书正本需寄一份给客户，统计表和通知书正本连同维修费的提单一起给财务，复印件自已留一份底。三、调货所有的调货都需经过部门领导同意后才可以调货。调出方提供调出产品的单价交由财务核实，调入方的单价按现行正常的发货单价（需同业务员确认），我处收到调入方提供的正本收条同连同已核单价交由财务单证科打商品调拔单，财务对调入方（客户）调入的商品开出增值税发票，如调入方为办事处则无需开发票，调出方根据调货单以返开发票、开折让证明、退我司已开发票的这三种方法结算此笔调货款。特例：有一些调货调入方的单价会低于正常的发货单价，出现这种情况需要小梁总同意后才可以办调货，其它操作程序同上。四、串号1、发货串号是指收货的型号与发货的型号不相符合。业务员指出串号的具体型号和数量经领导同意调帐后我处方可进行处理，处理的方法有：少收的型号（正确的型号）用负数单表示（备注栏注明冲发货串号），以补货或退回发票冲抵的方式平帐；多收的型号（错误的型号）用正数表示（备注栏注明补发货串号），以我司开发票或对方将错收型号退回工厂的方式平帐。B、退货串号：实际退货与退货补发的型号不一致时就需办理退货串号。先按实际退货型号打退货单“—”数单，再按此型号打一份“+”数单（补退货串号），接下来按补发的型号打一份“—”数单（冲退货串号），此份退货串号单（“—”数）单复印一份给发货补货平帐。五、其它注意事项：1、如客户退回我司所开发票，需要注销或注销重开的我处就要把此份发票复印一份给财务单证科，通知他们此张发票注销。2、有的客户在当地办理折让证明时需要我司提供一份证明，我处只要复印一下当时所打的冲单直接交给审核科开具证明，正本寄给办事处。3、客户开具折让证明的要求：A、我司名称和税号要正确。B、货物名称要写清。C、金额要正确，进货退出栏要写明单价、数量、金额、税额（单价为不含税单价，数量按实际退货数量，金额+税额=退货的实际金额。索取折让栏的金额+税额=冲差的总金额。D、购货单位盖公章，税所盖公章或业务章（章一定要清晰）。E、退货：数据填在进货退出栏；冲差：数据填在索取折让栏。F、折让证明的有效期为3个月。G、经办人和办证日期要填写。H、数量如果注明为一批的，需要对方提供一份明细清单。4、客户寄回发票或折让证明到我司平帐时需注意：A、当月帐务平帐：只要把当月已打的冲单连同发票或折让证明一起给财务。B、跨月帐务平帐：先查实财务每月提供的库存结存明细表，如明细表上有反映此笔帐款，就按明细填写红字出仓单，发票或折让证明连同蓝色联出仓单及明细表一起给财务，自已留底的为红色联出仓单及明细表。特例：折让证明寄回是办冲差的，无论是当月的还是以前的都要把当时打的冲单找出来一起给财务。注意：自己留底的白色联冲单一定要记得拿回来做好存档。5、客户开发票的要求：A、我司名称、纳税人识别、地址、电话、开户行及帐号资料要正确。B、货物名称、数量、金额要正确。C、要盖发票专用章。D、收款人、复核、开票人都要写明（收款人和复核人可以为同一人，但是开票人和收款人或复核人不能为同一人）E、发票有效期不能超过3个月。六、运费结算及审核1、运费结算的周期从发货日期到运费结算日期中间间隔45天（比如要结6月1日~6月15日的运费，汇款日期为7月31日）。2、审核运费单要注意的事项：首先要对运输公司提供的发货回执单进行审核：签收单位是否与发货单位一致，如不一致需要委托书；收货数量是否正确，如不正确要运输公司赔付及采取相应的改正措施；运输周期需提供给财务梁羽处。最后统计汇总本期运费，在规定时间内给予结算给各运输公司。3、运输赔款打单要点：每月需汇总一下当月出现的运输问题，如需赔款立即通知运输公司赔付。按运输公司实际赔款型号和数量先交由发货组做计划再交由单证科打单，运输公司为正数单（现款现货）全部商品作价（但赔付微波炉附带的赠品不作价）；丢失货物的代理商办退货打负数单，发货时作价的就作价打退货单，发货时不作价的就不作价打退货单，此份单打好后要复印一份给发货组补货。二、工作指引1、条理清晰，数理清楚。2、认真仔细，准确无误。3、不厌其烦，多动脑筋。4、灵活变通，反应灵敏。5、加强沟通，工作顺畅。如果能够掌握以上几点，在处理以上工作的时候就会有刃有余，轻松自如了。三、工作职责：1、快速处理各种冲差、退货、调货、串号。2、解决日常调货、退货过程中出现的各种问题。3、协助公司财务单证工作及对帐工作。4、协助业务员及客户进行帐务的核对及帐务的结算。5、在规定时间内结算运输费用。6、监控运输质量，提出改进意见。康晓艳2004年7月22日