办公设备办公用品管理制度

1办公设备、办公用品管理制度第一章总则一、目的。为了保证公司办公系统正常运转，提高工作效率和办公设备使用寿命，节约低值易耗办公用品，降低办公成本，特制定本制度。二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、摄像机、照相机、碎纸机、办公桌椅及纸、笔、文件夹等低值易耗办公用品（以下简称办公用品）。三、相关部门职责。1、办公室主要负责办公用品的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。2、经特殊批准，相关部门也可自行购买办公用品。3、办公用品使用部门，主要负责办公用品的申购、使用、保管、日常保养等事宜。第二章采购、领用一、办公用品的申请和购买。1、各部门根据实际需要，向办公室报送月度、年度办公用品使用计划，由办公室统一呈报主管领导审批。2、工作人员根据需要和计划提出办公用品的购买申请，并填写《办公用品需求单》，报部门负责人、办公室主任和主管副总裁（总监）批准；购买金额大于10000元的需董事会批准。3、经主管领导或董事会审批后，由办公室根据月度、年度计划安排专人定点采购。二、办公用品的领用。1、办公用品需求部门根据审批的《办公用品需求单》到办公室领取。22、办公室对部门和个人领取的办公用品进行登记造册，以便盘点清查。3、纸、笔等低值易耗品，能以旧换新的办公用品必须实行以旧换新制度。4、所有办公用品按月度、年度计划领用，超出部分办公室有权拒发。三、办公设备的使用和保养。1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照设备说明书，正确使用，注重平时保养。3、办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。四、办公设备维修管理1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报办公室联系供应商统一报修。2、在保修期内的设备，办公室应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。五、办公设备的盘点及赔偿1、办公室负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每半年盘点清查一次，作到账物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。六、办公设备的报废处理1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经办公室、副总裁（总监）签字后方可作3报废处理。2、对决定报废的办公设备，办公室应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。3、报废品由办公室集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第三章日常管理一、电脑的使用管理1每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。2严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。4、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、固定电话的使用管理1、固定电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。2、固定电话按电话费管理制度的规定限额使用话费。3、电话出现故障的可报办公室进行维修。三、打印机、复印机的管理1、为确保复印机的安全运转，工作时间以外必须关机。2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。3、禁止打印或复印私人资料。四、传真机使用管理1、传真机放置于办公室，其他部门若需使用时至此处使用。2、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。3、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。五、投影仪使用管理41、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向办公室负责人申请。2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。六、笔记本电脑1、笔记本电脑由办公室负责保管，其他部门若需使用时到办公室借用。2、笔记本电脑用于公司、部门会议以及培训。3、因工作需要，以个人名义借用笔记本电脑的需填写《笔记本电脑借用单》。七、摄像机、照相机1、摄像机、照相机由办公室负责保管，其他部门若需使用时到办公室借用。2、摄像机、照相机主要用于集团重大新闻、信息收集。第四章附则本制度由集团办公室负责解释。本制度自公布之日起执行。