进出口业务操作流程1

1.大货前准备我们在接到一笔订单之前是要做充分而又繁琐的准备的，不管什么公司，不管是哪个国家的客人都时要根据样品的确定来定制所需要的产品，所以我们每天必须做很多事情，这也是导致外贸业务员非常繁忙的原因之一。1.1必要幕后准备1.1.1收发邮件：将自己的邮箱设成每5-10分钟收邮件一次，并且及时回复，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由于时差，要尽可能保证回复的及时性。（有时晚上加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的频率，占的先机机）。1.1.2做好客户信息管理：建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪。但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客户---忠实客户----传代客户。此外，要将客户以国籍分类，各国客户的习惯及交易要求不同，特别是客户有特别习惯的更需要注意，以便在交易过程中避免其忌讳点。1.1.3主动到相关商务网站里寻找买家要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发盘，做到简洁，有针对性。1.1.4每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息。虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获。1.1.5每个季度定期更换网页内容。将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信息，吸引新客户。1.1.6定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息。坚持就会有回报。据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持可以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会觉得很亲切，合作的愉快。1.1.7业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。把这些表统一整理，留做备份，至少这些都是以后的潜在客户。1.2邮件格式注意点1.2.1发邮件无subject主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下．以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾水，无法快速辨认．无主题则会被客人忽略，有什么情况都不能及时沟通。1.2.2邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字．导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？1.2.3邮件的发件人不要用中文．如爱普赵玺＜[e-mail],“爱普赵玺”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文，改成Tracy＜[e-mail],则合理的多。1.2.4买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按“replyall”，而不要只回复发件的那个人．买家发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人．1.2.5回复买家邮件的时候要”replywithallhistory”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容．也不要随意改变邮件的主题．一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题．1.2.6不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报．如hv:have等．以免产生误解．也不要用俚语．1.2.7重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用大写．1.2.8不要全部用大写字母写邮件正文．如THANKYOUFORYOUREMAILDATEDNOV17,20061.2.9如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明．表达要简洁，直接，明确．不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性．1.2.10不要用过多的感叹号．你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的．1.2.11每一段中间要空一行，方便别人阅读．1.3询盘处理技巧不是你回复的好客人就会下订单给您，但您回复的不好肯定不会得不到客户的订单1.3.1回复技巧回复时间注意事项：今天的今天一定要回香港、台湾、韩国2个小时内回复；澳大利亚收到后马上回；欧洲下午三点前一定要回；美国下班前回。（根据各国的时差和工作习惯统计）注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回1.3.2回复原则3C原则Clearness清楚；Conciseness简洁；Courtesy礼貌1.3.3需要思考的问题：专业度professional(多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度)满足需求度meetdemands体现诚意showyoursincerity1.3.4询盘邮件注意点规范的格式（paragraph,capitalization,spelling,grammer…….）主题Subject——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司名称+for哪几个产品）问候语——礼节、呼应有问必答——不能回答要给客户解释重点突出，意思明确落款——要有完整称呼1.3.5询盘回复专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整专业图片——清晰、方便浏览和接收向客户提要求——审慎，tellwhy可以向客户报两个价格FOB/CIF价前瞻性——专业的最好体现语气——会影响全局1.3.6客户回复后客户有多个问题一一作答，条理清楚客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及减少邮件往来的回合，提高效率