进口原油业务代理流程

1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－11.2进口原油代理业务流程一、业务目标1经营目标1.1按照分（子）公司委托，按时、按质、按量完成采购，并安全、及时地交付。1.2优化采购方案，保证合理的进口原油采购价格、运费及保费。1.3争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款履行资金支付责任。1.4保证结算资金的安全和及时回笼。2财务目标2.1保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、完整。3合规目标3.1进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定。3.2贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。3.3进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－2易条件进行原油采购、租船、投保，发生交易损失。1.2未严格按照分（子）公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输，导致分（子）公司正常生产经营活动受到影响或发生损失。1.3未能在分（子）公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格和运费条件，导致分（子）公司进口原油成本增加。1.4未能严格按照分（子）公司委托进行套期保值操作、规避市场价格波动，导致分（子）公司控制进口原油成本不能达到预期效果。1.5未对原油采购合同及时、准确地投保，发生漏保、迟保、错保，以及在货物出险后未及时办理索赔手续，导致风险增加或发生损失。1.6未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制，导致多付或应该追偿的未及时追偿，造成损失。1.7货款结算不当，导致财务费用或资金风险增加。1.8未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。1.9未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1未能真实、准确、及时、完整地进行进口原油代理业务的会计核算，造成财务信息失真。3合规风险1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－33.1进口原油业务违反国家规定，受到处罚。3.2外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定，受到处罚。3.3进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1对贸易人员及签约人员授权1.1中国国际石油化工联合有限责任公司（以下简称“联合石化”）经理对其原油贸易部门及境外子公司原油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。2对交易对手的资信评估2.1联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评估，经财务部门会签，分管副经理审核，报经理批准，确定交易对手名单和交易限制条件。供货商、船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审批。3签订原油采购合同3.1经总经理或分管副经理批准后，联合石化计划部门根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口计划或调整计划、以及公司第三方贸易计划和原油采购战略，组织与原油供应商洽谈原油长期供货合1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－4同。3.2根据分（子）公司现货采购委托，联合石化原油贸易部门会同境外子公司，依据生产经营管理部下达的进口原油月度采购计划分析目标油种市场，商定入市时机与询价范围，按规定权限审批后，向联合石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令。3.3联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令，遵循进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向口头反馈给联合石化原油贸易部门审核。3.4联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期合同签约意向和现货采购意向通知分（子）公司，经分（子）公司原油采购部门通过电话等方式确认油种、数量、价格、装期后，分别由计划部门和境外子公司经授权的贸易人员对外成交。3.5联合石化对外洽谈的原油贸易人员填写《交易结果通知单》，按规定签字确认后，于成交当日书面报联合石化原油贸易部门和风险控制部门。3.6联合石化原油贸易人员依据《交易结果通知单》填写《中国石化进口原油采购确认单》，经原油部门负责人签字后，书面通知分（子）公司原油采购部门。分（子）公司原油采购部门负责人签字确认后，回复联合石化。管输原油《中国石化进口原油采购1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－5确认单》按照股份公司原油管理办法由相关方签字确认。3.7联合石化负责对外洽谈采购合同的部门或境外子公司根据成交条件和合同管理规定，经贸易、执行、财务、法律等人员审核后，按规定权限签署原油采购合同。4租船与投保4.1联合石化原油执行部门根据原油贸易部门提供的《原油采购交接单》，按照规定填写《进口原油保险内部联系单》，向经批准的保险公司办理保险。保险合同须按规定权限签署。4.2联合石化运输部门经办人员根据原油执行人员提交的《租船运输内部联系单》办理预租船，并根据船舶预租的主要条件填写《中国石化进口原油租船确认单》，由运输部门负责人签字后交原油执行部门，并经分（子）公司原油采购部门确认。管输原油《中国石化进口原油租船确认单》按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。4.3联合石化原油执行人员得到装卸港对预租船的确认后通知运输人员，由经授权的运输签约人与经批准的船东签订租约，临时租船船东名单按照股份公司原油管理办法报生产经营管理部备案。5签订进口原油代理协议1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－65.1联合石化原油执行人员应计算每一个原油合同的价格、运费、保费、保值匹配情况及前批原油货款的尾款后，确定该合同原油的到岸价格，书面交分（子）公司确认。分(子)公司原油采购部门负责人签字确认后回复联合石化。管输进口原油价格确认说明按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。5.2根据分（子）公司确认的原油品种、数量、价格、时间及运输安排，联合石化按规定权限和经法律事务部审定的标准文本与分（子）公司签订《进口原油代理协议》。6报关、接货的准备手续6.1原油到港前，联合石化原油部门核对有关资料，按照国家有关规定申领《重要工业品自动进口登记证明》。6.2联合石化原油执行人员同时准备报关合同、发票、装船单据等其他报关单据，通知卸货港和分（子）公司安排接货，由分（子）公司做好国内运输的准备（参见《1.3原油配置、运输业务流程》），并安排货物代理公司报关报验，或通知分（子）公司自行报关报验。7跟踪监控装船、航行和卸货过程7.1联合石化原油执行人员密切跟踪原油装船及其计1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－7量、货损等情况。发现短量，立即查明原因，并于当日通知分（子）公司、保险公司，以备事后追溯。分（子）公司在通过联合石化得知上述情况的基础上，密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况。发现短量，立即查明原因，并于当日通知联合石化原油部门。联合石化原油部门依据有关采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提出索赔，并将索赔结果书面通知有关分（子）公司。7.2联合石化运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态，监控滞期发生情况及责任原因，准确地计算滞期费，并将有关情况通知分（子）公司确认，以便办理索赔或理赔工作，有关处理结果应书面通知分（子）公司。8货款、运费、保费等的结算8.1对于需要出具原油付款承诺函的，联合石化境外子公司财务人员提供付款承诺函条款，报原油部门、财务部门审核，按规定权限审批后，按合同约定的时间向原油供应商或境外子公司开证银行出具付款承诺函。8.2联合石化财务部门对原油执行人员提供并经原油部门负责人批准的进口原油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函、付款申请等审核，按照合同规定付款时间，向境外子公司支付1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－8CIF货款；付汇后，原油执行人员负责向财务部门提供报关单，由财务部门按照规定办理付汇核销手续。8.3联合石化境外子公司按照原油采购合同规定，由贸易人员、执行人员和财务人员审核供货商提供的发票，报境外子公司负责人审批后，不迟于每周四将下周付款计划报外贸代理公司原油部门和财务部门审核，按规定权限审批后，财务部门通知境外子公司按付款计划执行。给银行的付款通知单须由境外子公司经理、副经理或财务经理双签支付。8.4联合石化运输部门对租约、运杂费发票、提单复印件等进行审核，经其负责人批准后，不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核，按规定权限审批后，运输部门通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付及备案程序同控制点8.3。8.5联合石化运输部门审核滞期费发票，经其负责人批准后，不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核，按规定权限审批后，运输部门通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付及备案程序同控制点8.3。8.6联合石化原油部门人员审核保险费明细表、保险发票、保单副本等文件，经其负责人批准后递交至境外子公司，境外子公司不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核，按规定权限审批后，原油部门1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－9通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点8.3。8.7联合石化境外子公司在周付款计划以外的单笔50万美元及以上的临时付款由有关部门和境外子公司填写付款申请，于付款日前2个工作日报财务部门审核，按规定权限审批后，由财务部门付款或指定有关单位支付。境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点8.3。对于周付款计划以外的单笔50万美元以下的临时付款，由境外子公司按规定权限审批后支付。临时付款中涉及到追加保证金的申请参见《石油保值业务流程》控制点5.1-5.4。8.8分（子）公司与联合石化按照进口原油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算，并每月对账，如有差异，查明原因并及时处理。对由于计价期及二次分量等原因形成的合同尾款，分（子）公司应与联合石化取得一致意见后，在半年内结清。8.9联合石化原油部门与财务部门每月对上月代理进口原油付汇情况进行核对，如有差异，查明原因并及时处理。对由于计价期及二次分量等原因形成的合同尾款，由原油部门会同财务部门，每月与境外子公司进行核对，在半年内结清。9账务处理与档案管理1.2进口原油代理业务流程2008年B1.2－109.1联合石化财务部门及其境外子公司财务部门根据股份公司内部会计制度和注册地适用会计准则，对代理进口原油业务及资金结算进行账务处理，并经财务部门负责人审核。联合石化原油部门与财务部门分别对业务卷宗和财务资料进行整理归档，并按照规定时间保存。四、相关制度目录（制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号）1关于印发《原油管理办法》的通知（石化股份生[2007]419号）----1.5.72关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》的通知（石化股份法[2003]419号）----1.12.13关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）》的通知（石化股份财[2006]508号）----1.6.114关于印发《中国石化降低进口原油滞期费管理办法(试行)》的通知(石化股份生〔2007〕60号)----1.5.8