员工档案管理办法

员工档案管理办法一、目的为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整性和安全性，结合公司实际情况，制定本制度。二、范围：区域及各项目。三、方法和过程控制（一）人事档案资料归档范围公司全体员工的个人档案（基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案）及通知、协议书、任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档，以便查找使用。（二）人事档案管理的内容及操作要求1、员工个人信息档案（1）内容包括：人事档案目录、员工个人身份证复印件、学历证书复印件、1张1寸照、个人简历表、员工基础信息登记表、规章制度学习回执书、廉洁从业承诺书（若有）、履职服务协议（若有）、体检报告、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书及各类资格证书复印件、面试评价表、录用审批表（单独存放）、供职信（单独存放）、劳动合同书/实习协议书、背景调查证明、员工转考核表等个人基本信息资料。（2）操作要求：①员工入职后，其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用；②财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职；③员工基础信息登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地址必须清晰完善；④劳动合同签订首签3年以上，续签3年以上；⑤财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查；⑥入职资料应齐全并及时收集归档，定期检查；⑦针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。⑧廉洁从业承诺书（业务部门全员、财务部全员、部门负责人）、履职服务协议（人力行政部、财务部、部门负责人、业务部门全员）。2、员工培训档案（单独存放）（1）内容包括：员工在职期间参与的培训课件、培训签到表、培训效果评估表（若有）、培训成绩（若有）、委外培训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等；（2）操作要求：①员工参加公司出资组织的外部培训费用超过5000元，需与公司有签订《培训服务协议》，《培训服务协议》应一周内收集归档；②员工参加公司出资培训，若有取得相关资格证书，其证书复印件应交由人力资源部归档；③公司全额出资帮助员工取得上岗证或技能职称证书的，原件和复印件须存放公司。3、员工晋升、调动、调薪档案（单独存放）（1）内容包括：员工异动审批表、员工任命书（若有）、薪资调薪表；（2）操作要求：员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。4、员工离职档案（1）内容包括：员工个档案、离职面谈表、解除劳动合同通知书；（2）操作要求：①资料必须齐备；②员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。5、绩效考核档案（单独存放）（1）内容包括：季度/年度绩效考核记录表、绩效考核面谈表（若有）；（2）操作要求：及时存档，资料保密。6、奖惩档案（单独存放）：各类奖励、处罚等记录文件。（三）人事档案的借阅管理1、员工个人档案只可由部门负责人以上借阅。2、所有借阅档案不得超过一周，并保持档案的完整，不得遗失或造成损坏。3、员工借阅档案时，不得对档案进行涂改、不得私自泄露档案的内容，如需对档案进行复制取证时，应事先征得人力行政部同意。4、人事档案的借阅权限1）本人可查阅个人档案；2）人力行政部负责人可查阅本公司全体员工档案；3）各部门经理可查阅本部门员工档案，分管领导可查阅所分管的人员的档案；4）总经理可查阅本公司全体员工档案；5）员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时，调入部门经理或分管领导可申请查阅该员工档案。（四）档案的保存管理1、在职员工个人档案，应当永久保存，并确保档案完整。2、员工离职后，其档案应至少保存两年以上备查。3、员工离职两年后，必须在征得公司领导、人力行政部领导或分管总经理同意后进行档案销毁，人事档案管理员不得擅自决定档案销毁。4、经批准销毁的档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。（五）人事档案的存放管理1、档案管理原则：归档及时、排列有序、整理规范、保存完整。2、新员工报到一周内，由档案管理人员严格根据以上款要求收集相关资料，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面张贴档案目录；3、人力行政部档案管理人员，应及时更新员工信息，包括但不限于员工基本信息、教育信息、晋升信息、调动信息、劳动合同信息等，应定期检查公司人事档案建立健全性，对发现遗失或资料缺失的档案及时予以补足；同时，确保档案保管的安全性。4、员工档案资料以纸质档案（员工个人信息档案）和电子档案（调动、晋升、培训、调薪等）两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案统一以电子表格形式进行统一管理；6、档案的存放应注意防火、防潮等，避免档案的损坏和缺失。（六）档案的移交管理1、员工工作调动，档案随之调离。2、因员工工作调动需要办理档案移交手续的，调出方人力行政部依据员工档案信息，将调出员工的档案资料密封盖章以邮寄或专人转交的形式交给调入方单位。