三整合程序文件

XNH-CX-2008-1-1目的为使质量、环境、职业健康安全管理体系要求的所有文件处于受控状态，确保质量、环境、职业健康安全管理活动的相关场所都使用有效版本的文件，特制定本程序。2范围本程序适用于我厂与质量、环境、职业健康安全管理体系活动有关的所有文件（包括其他载体文件）的控制。3引用标准3.1GB/T19001-2000idtISO9001:2000《质量管理体系要求》3.2GB/T24001-2004idtISO14001:2004《环境管理体系要求及使用指南》3.3GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》3.4QB/XNH-SC-2008《质量、环境、职业健康安全管理手册》4术语和定义4.1文件是指在质量、环境、职业健康安全管理体系实施中所涉及和形成的管理体系文件，如《质量、环境、职业健康安全管理手册》、程序文件及各程序文件的支持性文件等。4.2本程序采用QB/XNH-SC-2008《质量、环境、职业健康安全管理手册》中的术语。5职责5.1管理者代表是文件控制的主管领导。5.2技术部是文件控制的主管部门，负责管理体系文件和技术性文件资料的控制管理，负责职业健康安全和环境管理体系有关法律、法规的控制管理。并负责对各部门文件控制的管理进行指导、监督与检查。5.3综合部负责行政文件和资料的管理。5.4各部门负责对所持有的文件进行控制与管理。6工作程序6.1文件控制范围6.1.1应对质量、环境、职业健康安全管理体系实施中所涉及和形成的体系文件进行控制，包括：沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号：XNH-CX-01-2008文件控制程序修改状态：0/2页码：1/4XNH-CX-2008-2-沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号：XNH-CX-01-2008文件控制程序修改状态：0/2页码：2/4a）质量、环境和职业健康安全方针、目标；b）质量、环境、职业健康安全管理手册；c）程序文件；d）技术性文件：操作规程、工艺文件、施工图纸等；e）工程项目文件：合同、协议、采购计划、施工组织设计；f）管理性文件：与体系有关的各种规章制度、管理文件、工作标准等文件；g）外来文件：适用的法律、法规及其它要求和验收规范等；与体系有关的上级组织或业务主管部门的文件、通知。6.2文件的编号6.2.1技术部对管理体系文件和上级主管部门文件（无编号的）进行编号。6.2.2水厂各部门负责对各自所负责的文件进行编号。6.2.3外来文件有编号的按原文件编号进行编号。6.2.4文件编号a．《质量、环境、职业健康安全管理手册》，简称《手册》：QB/XNH-SC-2008QB：企业标准XNH：本水厂代号SC：手册代号2008：文件发布年代号；b.程序文件：XNH-CX-yy-2008CX：程序文件代号yy：程序文件顺序号，如01、02、03、15等c.第三层支持性文件编号：XNH-xxxx-2008xxxx：文件类别CZGC：操作规程；GLZD：管理制度；YJYA：应急预案；SB:设备类；AQ:安全类；YX:生产运行类ZH:综合类d.记录：XNH-JL-A(yy)-xxJL：记录表格代号A：代表不同管理体系的记录当A=G,代表质量、环境、职业健康安全管理体系共用记录；当A=E,代表环境记录；当A=O,代表职业健康安全记录；当A=EO,代表环境职业健康安全记录；yy：标准中的条款号xx：顺序号如：XNH-JL-G(4.2.3/4.4.5)-02；XNH-JL-E(4.3.1)-03；XNH-CX-2008-3-XNH-JL-O(4.4.7)-01；XNH-JL-Q(7.5)-10XNH-JL-EO(4.5.1)-01；6.3文件的编写、审核、批准和评审6.3.1质量、环境、职业健康安全管理手册由技术部组织编写，管理者代表审核，厂长批准发布，由技术部负责发放。6.3.2程序文件由技术部组织各部门编写，管理者代表审核，厂长批准，由综合部负责确定发放范围并发放。6.3.3第三层支持性文件由各职能部门编制，其负责人审核，经技术部审查（必要时相关部门会审），主管副厂长批准后发布，各职能部门负责人确定发放范围并发放。6.3.4外来文件中的上级管理部门文件由综合部收集，综合部部长审查其适用性，综合部确定发放范围，进行传阅，并列入现行有效文件清单。6.3.5外来文件中的标准、规范由综合部收集、整理、审核，由综合部部长审批其适用性，填写《文件审批表》，技术部确定发放范围并发放。6.3.6文件控制实行“统一归口，分级管理”，各部门负责的文件在编写和批准、更改、发放后应以一定形式，如《文件发放、回收记录》、《文件更改/作废/销毁通知单》等进行控制。6.3.7需要时，技术部负责组织对现有质量、环境、职业健康安全管理手册、体系文件进行评审。因评审而发生的修订，按照6.6条执行。6.4文件的发放、接收与使用6.4.1文件发放、接收的各部门在发放、收到文件后填写《文件发放、回收记录》。6.4.2为识别文件的现行修订状态，水厂各部门每年年初编制现行有效文件清单并上报技术部，由技术部汇总形成现行有效文件清单发放各部门。6.4.3受控文件原则上不准复制，若需复制时，需经本单位领导同意，技术部部长批准，复印后在技术部和本单位的《文件复制、借阅登记表》中履行签字手续。6.4.4对岗位变动的人员要补发文件或收回文件。6.5文件的借阅临时借阅文件，填写《文件复制、借阅登记表》，并在指定日期内归还。沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号：XNH-CX-01-2008文件控制程序修改状态：0/2页码：3/4XNH-CX-2008-4-沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号XNH-CX-01-2008文件控制程序修改状态：0/2页码：4/46.6文件的更改与换版6.6.1管理手册、程序文件更改时由技术部组织更改，经管理者代表审核，上报厂长批准后更改，由技术部发放《文件更改/作废/销毁通知单》。6.6.2其他文件的更改由文件的主管部门组织更改，由指定的专人执行修改，经原审批部门（人员）审批。6.6.3文件的更改可采用附更改通知单、换页、手写更改，并将更改单附在文件的后面，文件经过多次修改或主要内容大幅度修改需重新换版。6.7文件的保存、作废与销毁6.7.1各部门负责的文件应及时整理并保管，各部门对使用的文件要进行妥善管理、分类存放，制作目录，以便于查找。6.7.2各部门文件由本部门专人保管。保管条件要保持干燥通风、安全。6.7.3文件的作废与销毁：在新文件发布后，所有被替代所失效的文件，由该文件主管部门发出通知收回，在文件上加盖“作废”标识，并在有关资料上注明，杜绝作废文件散失再用，最终送交技术部统一销毁。因某种原因需要保留的文件要加盖“作废保留”标识，并做作废保留登记。6.8文件的形式管理体系文件可以多种媒介形式存在，对于电子文件应规定打开权限。7相关/支持性文件7.1XNH-CX-02-2008《记录控制程序》8记录8.1《现行有效文件清单》8.2《文件发布审批表》8.3《文件发放、回收记录》8.4《文件更改/作废/销毁通知单》8.5《文件复制、借阅登记表》XNH-CX-2008-5-沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号：XNH-CX-02-2008记录控制程序修改状态：0/2页码：1/31目的为使质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行提供证据，并可追溯相关活动，特制定本程序。2范围本程序适用于本水厂质量、环境和职业健康安全管理管理体系所有相关记录，包括来自相关方、供方（外委方）的有关记录。3引用标准3.1GB/T19001-2000idtISO9001：2000《质量管理体系要求》3.2GB/T24001-2004idtISO14001：2004《环境管理体系要求及使用指南》3.3GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》3.4QB/XNH-SC-2008《质量、环境、职业健康安全管理手册》4术语和定义本程序引用QB/XNH-SC-2008《质量、环境、职业健康安全管理手册》中的术语。5职责5.1管理者代表是记录控制的主管领导。5.2技术部是记录控制主管部门，负责对其实施情况进行监督、检查、指导，并在每年年初发布《记录清单》。5.3水厂各部门负责各自记录的日常管理，每年年初向技术部提交《记录清单》。5.4水厂技术部负责归档后记录的管理工作，竣工档案、检验报告等由运行设备部归档管理。6工作程序6.1记录的媒体形式记录可以是书面形式，也可以呈电子媒体形式等。6.2记录的标识按XNH-CX-01-2008《文件控制程序》中规定执行。6.3记录的形成6.3.1活动和作业的负责人应按程序文件、作业文件和其他有关规定形成记录，XNH-CX-2008-6-并按要求签字确认。6.3.2记录应版面清晰、数据准确、图示清楚、项目签字齐全，注明日期以便追溯，记录不得采用易褪色材料（如铅笔、圆珠笔等）书写。6.3.3记录不得随便更改，如确实需要勘误，应按原记录逐级确认。6.4记录的收集整理6.4.1各部门应设专人管理本部门记录，并及时编目，在一项活动全部完成或周期较长的活动达到一定阶段后，及时整理（归类、立卷），交文件管理员存档，以便于存取和检索。6.4.2运行设备部负责具体运行记录的管理,按记录形成的时间及时整理存档。6.4.3记录清单由各部门建立各自的《记录清单》每年年初上报技术部,技术部汇总记录清单,形成总清单。6.5记录的借阅6.5.1各部门应有记录借阅登记，可用文件借阅登记表登记，采取先登记后借阅方式。6.5.2有关保密内容的记录，须经主管副厂长书面同意才允许查阅。6.5.3当协议有要求时，在商定期内记录可提供给政府及其代表查阅。6.6记录的归档6.6.1各部门对于不属归档范围又有参考作用的记录造册登记，由各部门保存。6.6.2对于重要的记录，应由综合部统一管理并单独存放。6.6.3记录归档应做到齐全、完整、整洁、装订整齐，满足归档要求。6.7记录的贮存和保管6.7.1各部门应设专人管理记录，保管方式便于检索和查阅。6.7.2记录的贮存应保证适当的条件，应有防水、防火、防霉、防损坏、防丢失措施。6.7.3记录的保管期限为三年；特殊记录长期保存；上级有规定或政府有要求时按照有关规定执行。6.8记录的处理6.8.1记录超过保存期限，经主管领导批准后按要求进行处理。可以做“作废”标识，也可以进行销毁。沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号：XNH-CX-02-2008记录控制程序修改状态：0/2页码：2/3XNH-CX-2008-7-沈阳市仙女河污水处理厂程序文件文件编号：XNH-CX-02-2008记录控制程序修改状态：0/2页码：3/36.8.2记录的销毁要形成记录。7相关文件XNH-CX-01-2008《文件控制程序》8记录8.1《记录清单》XNH-CX-2008-8-1目的为建立企业内、外部质量、环境和职业健康安全体系信息的交流与协商渠道，规范质量、环境和职业健康安全体系信息的处理方法，特制定本程序。2范围本程序适用于水厂质量、环境和职业健康安全管理体系的交流与协商。3引用标准3.1GB/T24001-2004idtISO14001:2004《环境管理体系要求及使用指南》3.2GB/T19001-2000idtISO9001:2000《质量管理体系要求》3.3GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》3.4QB/XNH-SC-2008《质量、环境、职业健康安全管理手册》4术语和定义本程序采用《质量、环境、职业健康安全管理手册》中的术语。5职责5.1水厂厂长负责在水厂内部建立适当的沟通过程，并确保对质量、环境、职业健康安全管理体系的有效性进行沟通。5.2综合部负责内、外部质量、环境和职业健康安全信息的交流与协商的管理。5.3工会委员是职业健康安全的员工代表，参与重大职业健康安全事务及享有员工代表权；5.4各部门负责本部门业务范围内有关质量、环境、职业健康安全方面信息交流与协商。6工作程序6.1总要求6.1.1信息可分为内部信息和外部信息。信息交流的途径可以是