浅谈企业档案信息资源的开发和利用-终稿

浅谈企业档案信息资源的开发和利用XXX1摘要：当前，随着技术的变革和管理的创新，我国的企业档案工作已逐步实现由纯粹意义上的实体管理向信息服务上的转变。本文首先介绍了企业档案信息资源的开发与利用在企业档案信息化中的重要意义，然后分析了企业档案信息资源的开发与利用在现阶段信息化条件下存在的问题，最后提出几项对策以完善企业档案信息的开发与利用。关键词：企业档案信息化信息资源开发利用企业档案管理工作的根本目的，除了保存档案的齐全、完整、准确、安全外，主要是为了开发利用。当前是信息社会，信息已成为人们从事各类社会实践活动不可缺少的条件，人们只有充分利用档案信息，才能使这种潜在的生产力尽快转换为现实的生产力。一、企业档案信息资源的开发与利用是企业档案信息化的核心企业档案信息化同其它信息化工程一样，由众多子系统构成，环环相扣。包括档案部门基础设施建设、信息资源建设、人力资源建设等系统。其中，企业档案信息的开发与利用是企业档案信息化的目标及核心任务，这也是衡量企业档案信息化的标准之一。首先，现代化基础设施和信息技术是企业档案开发与利用的基础和保障。当前，信息化浪潮席卷全球，我们己经迈入了信息时代的高速公路。人们越来越认识到，信息技术给企业带来的变化以及信息技术的推动作用都将影响着企业档案工作的发展。企业档案信息化必然包含着信息技术的应用，否则信息资源管理的信息化无从谈起。信息化过程中的企业档案信息管理需要以现代信息技术和信息技术条件下构建的硬件设施作为其存在基础，将信息技术应用于档案信息的传递、处理、开发、利用。其次，企业档案信息资源共建共享是企业信息化的组成部分及客观要求。在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成的档案信息，以及科学有效的档案信息管理。企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组织和开发利用，从而使企业信息化建设迈上一个新台阶，具有更强劲的实力生存于市场经济之中。这不是信息技术的简单应用，而是一项结合先进的企业档案管理思想，规范档案工作业务流程，将信息技术融入收集、整理、开发、利用等档案活动之中，以提高企业竞争力的复杂工程。二、企业档案信息资源的开发与利用在现阶段信息化条件下存在的问题从有关资料看，企业档案工作总体来讲是朝着健康的方向发展，档案管理部门能够积极开发和利用档案信息，并取得了比较明显的经济效益。当然，巨大的利益背后也存在着一些困难和问题，有待于进一步改进和完善。1．信息开发观念陈旧落后传统意义上的企业档案部门可以说是企业信息资源管理中心。它所贮存的各类信息资源最为全面、系统和完善，成为企业文化成果的收容器和枢纽。然而，信息化背景下，这一部门将逐渐失去它在存贮和传播档案信息资源方面得天独厚的优势。因为，现代企业制度的建立、企业改制的完成及计算机互联网络的开通，使得传统的企业档案部门已不再是企业信息资源的惟一拥有者及提供者，呈现出信息所有者多元化、信息开发智能化、信息传输网络化收稿日期：作者简介：的局面。这种局面的出现，对企业档案管理部门的生存和发展构成了越来越大的威胁。因此，传统的信息开发观念(如事后再分析开发、实体开发)已成为新形势下开发企业档案信息的桎梏。2．信息技术手段和管理设施现代化水平落后在现代高科技的冲击下，很多企业都做了大量的改进和完善工作，如利用计算机系统进行收藏、借阅管理，并引进光盘检索系统等。但关于企业档案工作这一部分，由于企业经费有限，资源建设明显不足，有些电脑老化，运行速度很慢，在技术处理上仍以手工为主，计算机普及率不高，操作技术落后，服务质量不高，对文献信息资源只能作较简单的加工处理，整体服务水平是浅层次的，落后的信息技术手段已成为开发企业档案信息的一大突出障碍。部分企业虽然购置了计算机等现代化设备装备档案室，但是，在应用上尚处于浅层次，还囿于封闭性的传统管理方式，影响档案利用的时效。改变这一状况，需要多方面的努力。各企业要根据各自的经济实力和工作条件协调发展，需要有针对性、有计划地培训一批档案现代化管理人员，争取几年内能够在深层次上运用现代化设备，以适应企业生产发展的需要。3．档案人员的综合素质不高信息化强调以人为本，企业档案人员的综合素质在很大程度上决定着信息服务水平和质量。提高信息服务水平和质量的关键在于有一支从事企业档案开发专业知识和精通计算机与网络技术并能进行软件系统维护的人才队伍。从目前情况看，档案专业人员队伍素质参差不齐，缺乏能开展信息咨询、网络检索、信息分析、市场调研的高素质信息服务人员，影响了信息开发与服务的质量与水平。4．档案的利用方式急需改革一些企业采取多种措施促进企业档案工作，积极开展档案升级工作。但一些企业升级后，对档案的规范化、标准化建设有所放松，使升级中建立起的业务基础处于守摊状态，各项档案制度流于形式，档案信息得不到开发利用，档案地位在企业领导中逐渐下降，与时代发展的要求相比还存在着相当的差距，如：档案利用低，服务范围小，利用者的人员构成主要是工程技术人员：利用方式少、层次低，仍以借阅、阅览、摘录等传统的利用方式为主，很少借助网络实现数字资源的有效利用；档案有偿利用的步子迈得不大，有待于进一步探索这条新路子。三、如何更好的开发利用企业档案信息资源在信息高度发达的新时代，信息技术广泛渗透到现代生产、生活中，充分扩展了人类智能。各企业正逐步由劳动密集型、资源高耗型、资金密集型向知识密集型、技术密集型、信息密集型转变。为此档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识创新方法，强化企业档案信息开发利用，为企业发展服务。1．转变观念信息化不是单纯的建网铺“路”，信息基础设施永远处于工具层面，加强信息的有效开发和充分利用才是信息化工作的核心任务。促进企业档案信息开发，首要任务是消除人们认识上的障碍，突破思想的樊篱，真正树立正确的信息观。为此，企业需要深刻认识信息化的内涵和发展规律，提高对信息资源的认识，通过引导、宣传，在全社会创造一个有利于信息开发和有效利用的思想氛围。2．突出档案部门工作的重要性在信息社会，档案部门要想立于不败之地，就要发挥主人翁作用，积极主动地为企业提供真实可靠的信息，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引利用者的魅力所在。一方面，档案部门要主动当好企业发展的信息先行官，全方位地开发出超前性、预测性的档案信息，使档案部门成为企业开展各项工作的信息基地，以不可替代的优势来提高其社会地位。另一方面，企业领导层和决策层应以协调发展的观点来认识档案在企业改制、资政教化和经济建设中的重要作用，把档案信息开发工作放在实现企业跨越发展的战略地位上，给予足够的重视与投入，为充分发挥企业档案作用营造一个良好环境。3．建立健全完善的档案信息工作体系首先是要做好基础工作，做好对信息资源的收集，建立必要的检索工具。既要采取各种传统的有效的编目，著录、撰述形式，还要创造新形式，要注意开发档案信息资源与开发图书、情报、资料等信息资源的配合与协调。其次要做好档案二次开发，就是对档案信息浓缩加工研究，探讨具有实用价值的成果。档案信息的利用与开发有着密切的联系，开发是利用的前提，是为利用提供信息基础，传递信息条件，开发离不开利用，达到目的和提高开发水平都要通过利用才能实现。4．编发企业档案利用的反馈信息档案在查（借）阅时一般不会产生效益，只有通过实践才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时获取和利用信息，要事先做好利用单位或利用者的联系工作，把姓名、单位地址、联系电话等登记在册，以便日后反馈信息时与利用单位或利用者联系。档案部门可把自己的联系人和联系电话告诉对方，以利对方及时反馈信息。档案利用信息反馈，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。企业档案与企业生产经营、生存发展息息相关，因此，作为一名档案工作者，要站在历史的高度，要对档案管理工作的变化有明确的认识。密切关注档案工作中出现的新情况、新问题，对档案工作要不断创新，具有紧迫感、责任感和使命感。坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源，同样产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由以传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务，由封闭型的管理向开放型管理转变，由单一服务向多元化服务转变。参考文献：[1]修紫阳.浅淡档案馆档案信息资源开发利用[J].和田师范专科学校学报,2008,(05)[2]陶祎珺.档案信息资源开发利用的文化张力[J].档案管理,2008,(02)[3]周小莲.企业开发利用档案信息资源存在的问题[J].江西金融职工大学学报,2006,(02)[4]朱旭心.谈海事档案信息资源的开发利用[J].兰台世界,2006,(13)