客户投诉需求管理制度

『青秀城』客户投诉/需求管理制度编制人：刘培年审核人：批准人：日期：2011年1月中铁房地产集团北京丰基置业有限公司物业管理部修改记录序号修改日期修改条款内容修改人审批人生效日期客户投诉/需求管理制度1.0目的为规范中国铁建房地产集团北京丰基置业有限公司客户投诉/需求的定义、分类、处理流程及统计分析工作，强调以客户为中心，通过科学、系统的投诉/需求统计分析，达到完善服务内容、服务质量预警作用，实现客户满意度提升，特制定本办法。2.0范围2.1中国铁建房地产集团北京丰基置业有限公司、物业管理部对客户投诉/需求的处理，均应参照本办法建立、健全客户投诉/需求识别、升级处理、统计分析体系。2.2中国铁建房地产集团北京丰基置业有限公司、物业管理部的客户投诉/需求的相关考核、督导，均参照本办法的相关标准。3.0职责3.1中国铁建房地产集团北京丰基置业有限公司3.1.1负责处理客户投诉的督导各部门、物业管理部的客户投诉/需求处理进行督导；3.1.2负责为重大升级投诉的内部评审提供专业建议；3.1.3负责每月对物业管理部客户投诉/需求数据进行统计，每季度对客户投诉/需求信息进行分析。3.1.4负责地产物业管理部回馈的重大投诉的处理，对于重大投诉应在7个日历天内给予物业管理部答复。3.2物业管理部3.1.1负责对各物业公司/项目部的客户投诉/需求处理进行督导、稽核。3.1.2负责组织物业公司/项目部开展对重大升级投诉的内部评审工作。3.1.3负责对物业公司心/项目部客户投诉/需求数据进行统计。3.1.3负责对物业公司回馈上来的重大投诉7个日历天内处理完毕，处理不了应在3个日历天内上报公司。3.3物业公司/项目部3.3.1负责对客户投诉/需求实施受理、分派/处理与回访验证。3.3.2负责对客户投诉/需求数据进行整理。3.3.3负责配合项目管理中心开展对重大升级投诉的内部评审工作，并执行通过内部评审的客户投诉处理措施。3.3.4物业公司/项目部受理投诉接待工作，物业公司必须在项目所在地公布投诉电话和办公场所地址。3.3.5物业公司/项目部对于各种投诉进行分类处理，对于业主投诉的内容进行现场核实，能够解决的给予业主答复，小修、中修不超过5个日历天，大修根据现场工程量核定，不得超过10个日历天，对于物业无法维修的及时向地产项目管理中心回馈，回馈应在3个日历天内完成。3.4各岗位员工各岗位员工均负有向各级客户投诉/需求管理部门及时转送客户投诉/需求信息的责任。4.0程序要点4.1客户投诉/需求的定义和分类4.1.1客户投诉/需求的定义4.1.1.1客户有效投诉是指由于服务质量、服务过程或投诉处理本身，未能履行与客户各项合同的约定，客户提出不满意的表示。4.1.1.2客户需求是指客户针对各项服务（基础服务、特约服务）所提出的咨询、需求及建议，以及由于非公司因素引发的客户不满（包括无效投诉、非正当客户需求，相关投诉/需求）。4.1.2客户投诉/需求的分类4.1.2.1按涉及的级别，投诉分为：序号级别判别标准a一般投诉-物业公司/项目部可直接处理的投诉；-投诉处理所涉及的各项金额在2000元以下的投诉。b重大投诉-已经被媒体曝光或引发法律诉讼的投诉；-超过规定期限仍未形成最终解决方案的一般投诉。-可能引发群体性诉讼的投诉。-投诉处理所涉及的各项金额在2000元以上（含2000元）的投诉；4.1.2.2按涉及的专业内容，投诉分为：序号级别判别标准a房屋管理由于物业公司/项目部对房屋建筑主体及其附属构筑物的共用部位的维修、养护和管理不到位引起的投诉;b设备管理由于物业公司/项目部对房屋毗连及其附属配套的共用设施、设备的维修、养护、运行和管理不到位引起的投诉;c秩序管理由于物业公司/项目部对物业正常的工作、生活秩序维护、管理不到位，或采取的安全措施不当，导致存在安全隐患或发生安全事故等而引起的投诉;d环境管理由于物业公司/项目部对物业环境的净化和美化管理服务不到位引起的投诉。e综合服务由于除a、b、c、d类管理服务以外的其它综合服务提供不到位引起的投诉。4.1.2.3按涉及的专业内容，客户需求分为：序号级别流程要点a咨询服务客户在物业使用过程中因对某些物业、物业相关服务的内容、过程不熟悉而向物业公司/项目部提出的咨询。b基础服务客户对物业公司/项目部提出《物业服务协议》约定服务的需求与建议。c特约服务客户对物业公司/项目部提出《物业服务协议》约定服务内容以外的服务需求与建议。d租务管理物业公司/项目部为满足客户因物业销售、租赁等投资需求，通过收取佣金形式而开展的相关租务业务。e客户纠纷由于客户之间对毗连部位/设施、公共部位/设施的使用、维护而引起权利侵犯、影响他人生活、损害公共利益的纠纷。f开发由于开发相关产品、服务提供不到位引起的投诉。g其它由非物业、开发公司因素而引发的客户抱怨，以及其它无法归入a、b、c、d、e、f类的客户需求。4.2客户投诉/需求的处理流程4.2.1客户投诉/需求的通用处理流程序号内容注意事项1投诉/需求受理1、受理客户投诉/需求，完善相关信息。2、物业公司/项目部应严格按照本办法，对客户投诉/需求的级别、分类进行判定。3、受理人应及时处理、分派客户投诉/需求。4、对于客户的无理投诉/需求，应进行沟通。2投诉/需求处理1、物业公司/项目部应制定客户投诉/需求处理措施，在约定或规定的时间内实施客户意见征询。2、视客户态度，决定客户投诉/需求处理措施执行。（1）客户同意，按客户投诉/需求处理措施执行。（2）分歧较大且不可调和，则将投诉划入升级处理流程或明确告知客户无法提供相应的需求服务。（3）分歧较小，在物业公司/项目部权限内对处理措施进行修订。3、投诉/需求处理完毕后，物业公司/项目部应及时回访以便总结、补救。3升级投诉处理1、物业管理部接到各物业公司/项目部投诉升级处理需求后，应拟定相关处理措施，启动内部评审程序。2、就内部评审所制定的客户投诉处理措施，在规定时间内实施客户意见征询。（1）客户同意，按客户投诉/需求处理措施执行。（2）分歧较大且不可调和，则建议客户采取外部评审处理（仲裁）（3）分歧较小，物业管理部则修订后组织二次内部评审。3、投诉/需求处理完毕后，物业公司应及时回访以便总结、补救。4.2.2客户投诉/需求的处理的时限4.2.2.1正常投诉处理时限为：物业公司/项目部受理投诉当日起5个日历天。涉及工程维修作业时间较长或5000元以上物资采购的投诉处理不受此限制，但应尊从及时处理原则快速处理。4.2.2.2客户需求处理时限为：物业公司/项目部受理需求当日起5个日历天。涉及工程维修作业时间较长或5000元以上物资采购的需求处理不受此限制，但应尊从及时处理原则快速处理。4.2.2.3升级投诉处理时限为：营销中心/项目部受理升级投诉当日起5个日历天。涉及工程维修作业时间较长或5000元以上物资采购的投诉处理不受此限制，但应尊从及时处理原则快速处理。4.3客户投诉/需求的回访序号内容注意事项1回访时间1、客户投诉的回访，应安排在投诉处理完毕后24小时内进行；2、客户需求的回访，应安排在需求处理完毕后72小时内进行。2回访率1、投诉事件的回访率为100%；2、客户需求的回访，视需求处理后的客户确认情况，客户不完全满意（未达到5分、“三好”评价）的需100％回访，客户满意的需求则随机抽取15％进行回访。3回访内容1、服务质量的评价；2、服务效果的评价；3、客户的满意程度评价；4、缺点与不足评价5、客户的建议；4回访执行1、物业管理部负责对升级与外部评审类投诉的回访。2、物业公司/项目部客户服务部门负责对正常投诉/需求处理的回访，并协助物业管理部对升级与外部评审类投诉进行回访。3、客户投诉的回访采取电话与上门相结合的回访方式。其中上门回访应不低于80％。4、客户需求的回访采取电话与上门相结合的回访方式。其中客户不完全满意需求上门回访应不低于80％，满意需求的上门回访应不低于20％。4.4客户投诉档案4.4.1客户投诉处理过程中形成的记录，均为该投诉的档案。4.4.2客户投诉档案的保存：4.4.2.1住管分公司客户投诉处理完毕后（包括分析），需将档案归入一户一档永久保存，或输入工作软件中，定期备份保存。4.4.2.2商管部客户投诉处理完毕后（包括分析），需将投诉档案纳入投诉档案夹永久保存，或输入工作软件中，定期备份保存。4.5客户投诉/需求的统计分析序号内容注意事项1物业公司/项目部物业公司/项目部于3个日历天内，填写《客户投诉/需求信息月报表》（统计上报客户需求数据，并将《客户投诉/需求登记表》电子版作为报表附件），上报项目管理中心。需统计的数据包括：客户有效投诉数量、需求数量、客户投诉/需求回访数量与满意度。以及各类有效投诉、需求的类别与处理时效。（1）对于同一客户提出的不同投诉/需求，应分别统计；（2）对于同个投诉多次多人提出，按一件投诉统计；（3）投诉/需求应按其产生的最终原因进行分类统计。2项目管理中心物业管理部对各物业公司/项目部上报《客户投诉/需求信息月报表》及《客户投诉/需求登记表》电子文档进行汇总整理，于3个日历天内以电子文档形式上报公司。3地产公司1、地产公司于7个日历天对客户投诉/需求数据进行统计，对客户投诉/需求信息进行分析，必须7个日历天内给予回复物业管理部。2、对于涉及开发公司的投诉/需求，地产公司将定期统计、整理，以提升物业前期介入的综合专业能力。5.0相关支持文件5.1集团公司客户投诉管理办法6.0相关流程及记录6.1客户投诉处理流程6.2客户需求处理流程6.3客户投诉/需求登记表6.4客户需求处理单6.5客户投诉处理登记表6.6客户投诉解决方案内部评审表6.7客户投诉/需求信息月报表附件1：公司客户需求/投诉处理流程客户需求/投诉物业公司其它部门、人员物业公司客户服务部项目管理中心服务监督专线集团CRM软件公共媒体对需求/投诉分类、确定责任部门（客户服务部）质保期内处理流程项目管理中心地产集团公司领导原因分析、确定处理措施（责任部门）确认责任部门处理意见（客户服务部）审批责任部门处理意见（物业服务中心负责人）实施处理意见（责任部门）物业服务公司跟踪、验证（客户服务部）地产相关升级投诉原因分析、确定处理措施（相关物业服务公司）确认责任部门处理意见（项目管理中心）审批责任部门处理意见（分管副总）实施处理意见（责任部门）跟踪、验证处理情况（项目管理中心）识别改进机会、实施改进活动（地产集团）对投诉进行统计分析（项目管理中心）抄送附件2：正常投诉处理流程流程控制要点1、明确受理投诉的责任人2、做好记录1、没有足够信息作出判断时，应告诉客户延迟答复2、通过进一步调查寻找更多信息如无足够可供参考的解决方案，则将投诉信息移交给高一级主管或专业部门，进入升级处理流程答复客户处理方案如果客户不接受答复的解决方案，通过进一步协调后，将投诉移交给更高一级主管或专业部门，进入升级处理流程按答复的内容采取行动按投诉记录定期进行回访，以了解问题的解决情况和客户的满意程度如客户仍然不满意，则应通知责任人采取补救行动1、分析投诉的原因，制定纠正措施以消除原因，防止投诉再次发生2、定期进行数据统计分析，采取相应的预防措施开始开始受理投诉寻找更多的信息延迟答复是否有足够信息可以使用是否有足够可供参考的解决方案快速答复客户是否接受解决方案进入升级处理流程采取行动回访客户是否满意？实施纠正和预防结束YESYESYESNONONONOYES投诉升级处理流程流程控制要点1、明确升级处理的职责和权限2、移交的投诉信息应完整无缺，应包括事件经过、客户提出的要求、进展程度等1、权衡客户和组织双方的利益，做出分析和评估2、必要时，可与客户多次沟通解决方案应考虑可行性，成本及对双方的公平性按规定的时限要求和服务规范进行答复如果客户不接受解决方案，则通知客户进入外部评审流程实施解决方案及时对客户进行回访，以了解方案的效果和客户的满意程度如果客户仍然不满意，应通知责任人采取补救行动1、分析投诉的原因制定纠正措施以消除原因，防止投诉再发生2、评估解决方案