4-中信银行个人理财业务销售档案管理暂行办法(3.0版-2013年)

—1—附件2中信银行个人理财业务销售档案管理暂行办法（3.0版，2013）第一章总则第一条为规范个人理财业务档案管理，建立个人理财业务档案管理运行机制，确保业务档案的安全性、完整性及有效性，根据《中信银行个人理财业务管理办法》、《中信银行个人理财产品销售管理办法》、《中信银行档案管理工作暂行办法》等有关规定，结合我行实际情况，制定本办法。第二条个人理财业务销售档案（以下简称“销售档案”）是指我行在销售理财产品过程中形成的，记录和反映理财业务的重要文件和凭据，是中信银行档案的重要组成部分。第三条销售档案包括但不限于客户权益须知、风险揭示书、理财产品协议书、客户风险评估问卷、产品说明书、综合理财签约/解约业务申请表、综合理财购买/赎回业务申请表、风险评估确认书、客户的相关身份证明、客户提供的金融资产证明或收入证明文件（如有，适用于仅面向高资产净值客户销售的特定理财产品）及其他个人理财业务资料组成。第四条各分行零售银行部是销售档案的管理部门，各分行零售银行部可根据业务量配备熟悉理财业务、责任心强的专（兼）—2—职理财档案管理员，负责本行个人理财业务销售档案的归集、整理、保管、借阅以及销毁等管理工作。第五条销售档案管理应遵循的原则（一）安全保密原则：应制定针对性的安全保密措施，建立健全档案调阅手续，谨防档案毁损、遗失或泄密。（二）方便调阅原则：销售档案必须有序整理，有序存放，建立完备、快捷的档案索引，以满足调阅需要。（三）集中保管原则：各类销售档案集中在各分行零售银行部统一保管。（四）专人负责原则：各分行零售银行部应设专人负责管理。第二章销售档案的审核方式及要点第六条销售档案的审核（一）审核分行辖内各网点理财销售人员在日终时对销售档案进行交叉复核，对于不符合规定的销售档案应进行详细记录，并联系客户于次日修正。（二）审核要点1.审核是否对客户进行相应的风险评估，风险评估结果是否经客户本人签字确认，客户经理是否在风险评估书中“客户经理签名”处签字确认，并在“银行签章”处盖章确认，客户风险评估结果与理财产品的风险评级是否相匹配，如出现产品风险等级高于客户已评估风险等级，不得向客户销售该产品。中信银行理—3—财客户风险评估问卷的有效期为1年，在有效期内客户再次购买理财产品无需再次进行风险评估。2.客户本人是否正确填写综合理财签约/解约业务申请表并签字确认（首次购买我行理财产品的客户），是否有银行签章确认。3.客户是否在中信银行个人理财业务客户权益须知末页“投资者签字或盖名章”处签字或盖章确认。4.客户是否填写风险揭示书中“投资者申明”处的“风险承受能力评级”，并完整抄录“本人已阅读风险揭示，愿意承担投资风险。”，并签字确认。客户经理是否在“客户经理签章”处签章确认。5.客户是否完整填写客户协议书中甲方信息栏，并在末页“甲方（投资者）签章”处签章确认。客户经理是否在协议书末页“客户经理签章”处签章确认，并在“乙方（银行）盖章”处盖章确认。6.客户是否在产品说明书末页签字或盖章确认，作为客户协议书的附件存档。7.客户本人是否正确填写综合理财购买/赎回业务申请表并签字确认，是否有银行签章确认。第三章销售档案的归档和整理第七条销售档案的归档分行辖内各网点理财销售人员完成日终销售档案的交叉复—4—核后，进行整理并打包封存，于当日交送分行理财档案管理员，理财档案管理员对包数进行确认后在档案交收单（附件1）上签收。第八条销售档案的整理分行理财档案管理员对网点每日报送的档案进行整理。销售档案应按照一支产品一个文件夹的原则，按年度排列、存放。单支产品档案资料按客户姓名进行排列，单个客户名下按客户权益须知、理财产品协议书、风险揭示书及产品说明书、客户风险评估问卷、综合理财购买/赎回业务申请表、风险评估确认书、客户的相关身份证明、客户提供的金融资产证明或收入证明文件（如有）及其他个人理财业务资料组成等进行排列归档。档案号编制按照发行年度及月份——产品名称——顺序号。如：201001——10078-1——1。“201001”代表发行年度及月份；“10078-1”代表产品名称；“1”代表档案的顺序号。第四章销售档案的保管第九条销售档案保管场所应配备防盗、防火、防潮、防霉、防虫、防有害生物等必要设施，保证档案实体的安全。第十条销售档案为定期保管，原则上产品结清后保留5年，保管期从产品到期日起对年对月对日计算。各分行可根据档案使用需要和库房条件等实际情况，适当延长保管期限。第十一条分行档案保管部门应根据相关档案管理办法及业务需要负责档案的保管、借阅、检查和销毁等工作。—5—第十二条分行理财档案管理员应定期或不定期检查销售档案的保管情况。若发生丢失、被盗等人为因素或不可抗力因素造成的销售档案损失事故，应及时逐级上报本机构负责人、上级机构及保卫部门，同时采取相应的抢救和补救措施。第五章销售档案的调阅第十三条分行档案管理部门应严格个人理财业务销售档案的调阅管理，防止档案丢失和泄密。第十四条销售档案调阅分内部调阅和外部调阅。内部调阅指零售银行部从业人员调阅相关档案。内部人员根据业务需要向分行理财档案管理员提出调阅申请，经分行档案管理部门负责人审批同意后方可调阅。外部调阅指除零售银行部以外的其他相关部门及单位对个人理财业务销售档案的调阅。第十五条销售档案的调阅，应由调阅人填制《中信银行个人理财业务销售档案调阅申请单》（附件2，以下简称“调阅申请单”），并经申请调阅单位负责人审核以及档案管理部门负责人审批。公安局、检察院、法院以及纪律检查等有权调阅销售档案的部门调阅档案时，应当依照法律、法规规定的程序办理，调阅人必须持有正式函件并出示有关证件，经行长或其授权人批准后指定专人陪同，由外部调阅部门或单位填制调阅申请单办理调阅手续。—6—调阅后由分行理财档案管理员在调阅申请单上进行记录。调阅申请单、外部调阅部门正式函件需设专夹保管。第十六条销售档案调阅时如需要对档案抄录、复印或照相，须事先在调阅申请单上做出明确说明。第十七条销售档案原则上不得拆封或借出，确有特殊需要的，应在调阅申请单上注明调阅原因及归还日期，经对口联系部门负责人批准后方可借出。借出的销售档案原则上应在十个工作日内归还，归还时应在调阅申请单上登记实际归还日期，分行理财档案管理员予以签收。第十八条在调阅使用过程中，如发现销售档案残缺等现象，应及时与分行理财档案管理员联系，分行理财档案管理员负责查明原因并进行相应处理和备案登记。第十九条对具有保密要求的销售档案，调阅使用时应严格执行有关保密规定。第六章销售档案的清档及销毁第二十条产品到期后，分行理财档案管理员要对有关档案进行清档处理，并在档案封面上注明“到期”字样及日期。第二十一条销售档案保管期满后，分行档案管理部门应做好鉴定工作。经鉴定属保管期限届满、未涉及案件、纠纷等诉讼事项的销售档案应办理销毁。由分行档案管理部门提出销毁意见，编制《中信银行个人理财业务销售档案销毁清册》（附件3），经分行档案管理部门负责人、主管行长或其授权人审批同意后组—7—织实施销毁工作。第二十二条销售档案销毁工作由分行零售银行部、办公室、保卫部等共同负责，由专人组成监销小组。销毁工作结束后，监销人员均应在《中信银行个人理财业务销售档案销毁清册》上签字确认。第七章责任第二十三条各级人员涂改、拆换、损毁、遗失销售档案、擅自对外提供、透露档案内容、出卖业务档案及相关资料、以及管理人员玩忽职守造成销售档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则第二十四条本办法由总行零售银行部负责解释、修订，各分行可根据本办法规定，结合本行销售档案管理实际情况，制订实施细则。第二十五条本办法自下发之日起执行，中信银行现行规章制度中有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件：1.中信银行个人理财业务销售档案交收单2.中信银行个人理财业务销售档案调阅申请单3.中信银行个人理财业务销售档案销毁清册—8—附件2-1中信银行个人理财业务销售档案交收单交送支行：年月日编号档案名称数量备注交送人员签字：接收人员签字：交送支行公章：接收部门公章：—9—附件2-2中信银行个人理财业务销售档案调阅申请单年月日调阅单位：编号调阅人：调阅个人理财业务销售档案名称:调阅个人理财业务销售档案日期、编号及要素：调阅类别1、现场调阅（）2、外借（）调阅原因：是否复印（）是否照相（）是否打印（）是否抄录（）调阅单位负责人意见档案管理部门审批意见：归还档案日期:保管人签收：备注：—10—附件2-3中信银行个人理财业务销售档案销毁清册单位：序号档案号名称种类销毁原因备注批准人：监销人：销毁日期：