义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式

1义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)为适应档案管理现代化需要，建立全市统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。1、范围1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。1.2本标准适用于义乌市单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。2、定义本标准采用下列定义：2.1档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。2.2电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。2.3案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。2.4文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。2.3数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。2.4记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。2.5字段记录中可标识的特定范围数据。2.6字段名称字段（著录项目）的显示名称。2.7字段名数据库中用于字段实际存取的名称。2.8字段值字段的取值范围，可以选择输入。2.9必须著录项目指各单位范围的或由市档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。2.10选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》和《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档2案电子目录。3.1案卷级目录数据库结构与著录格式3.1.1案卷级目录数据库结构(见表1)案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段名字段类型长度字段值必须著录项目全宗号QZHC4目录号MLHC3案卷号AJHC6题名TMC254责任者ZRZC100文件起始时间WQSC6文件终止时间WZSC6保管期限BGQXC4永久、长期、短期卷内文件份数WJFSN2卷内张(页)数JNZSN3数据库级别SJKJBC11、2、3载体类型ZTLXC4纸质、图像、影像、声音选择著录项目密级MJC4分类号FLHC80关键词GJCC80主题词ZTCC80载体规格ZTGGC15载体数量ZTSLC6附注FZC40全文标识QWBSC25033.1.2案卷级目录著录格式3.1.2.1全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、卷内张(页)数、卷内文件份数、数据库级别、载体类型为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。3.1.2.2全宗号：是档案馆（室）给定每个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。3.1.2.3目录号：是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。3.1.2.4案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。如“123（2）”表示123号卷的第二卷。3.1.2.5题名：又称案卷标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。3.1.2.6责任者：案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。例1：“中国共产党义乌市委”或“中共义乌市委”；例2：“义乌市农业局”。以上不应简称为“市委”、“市农业局”或“农业局”等。3.1.2.7时间项：指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。3.1.2.8保管期限：对档案划定的存留年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。3.1.2.9卷内文件份数、卷内张(页)数:用阿拉伯数字表示。3.1.2.10数据库级别：此处指系统内围绕某一案卷建立数据库的情况，一般分“1”、“2”、“3”为三级，其中“1”代表只有案卷级条目；“2”代表既有案卷级条目，又有文件级条目；“3”代表案卷级条目、文件级条目、文件全文内容都有。3.1.2.11载体类型：档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等。载体类型据实著录。3.1.2.12密级：密级是文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级，名称与代码如下：文献保密等级代码名称汉字代码公开级公开国内级国内内部级内部秘密级秘密机密级机密4绝密级绝密著录时应著录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。3.1.2.13分类号：分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“；”间隔。3.1.2.14关键词：是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。关键词可标引分类号的汉语类名。多个关键词之间用“；”间隔。3.1.2.15主题词：主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“；”间隔。3.1.2.16载体规格：标准的文书档案，如16K，A4纸的文件不著录，其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。例1：105mm*148mm；例2：3/4英寸。3.1.2.17载体数量：特种载体档案著录，其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。3.1.2.18附注：附注著录档案中需要解释和补充的事项。3.1.2.19全文标识：用于访问全文。文件正文有电子文件形式的著录，无电子文件形式的不著录。全文标识的具体著录格式与方法另文规定。3.2文件级目录（1）数据库结构与著录格式3.2.1文件级目录（1）数据库结构及字段（见表2）文件级目录（1）数据库结构及字段一览表字段名称字段名字段类型字段长度字段值必须著录项目全宗号QZHC4目录号MLHC3案卷号AJHC6页（张）号ZYHC3正题名ZTMC200责任者ZRZC100文件形成时间XCSJC10文件编号WJBHC25保管期限BGQXC4永久、长期、短期5载体类型ZTLXC4纸质、图像、影像、声音选择著录项目附件FJC120稿本GBC8密级MJC4分类号FLHC80关键词GJCC80主题词ZTCC80载体数量ZTSLC6载体规格ZTGGC15附注FZC100文件所涉人名WJSSRMC250全文标识QWBSC2502.文件级目录（1）著录格式3.2.2.1全宗号、目录号、案卷号、页（张）号、正题名、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、载体类型为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。3.2.2.2全宗号：见3.1.2.2。3.2.2.3目录号：见3.1.2.3。3.2.2.4案卷号：见3.1.2.4。3.2.2.5页（张）号：是案卷内文件每页（张）的顺序号。页（张）号用三位阿拉伯数字标识。如“043”表示该卷的第43页（张）号。3.2.2.6正题名：文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”号。文件所涉人名较多时，原题名照录，并把文件所涉人的所有姓名逐一录入，加“[]”号，如一条字段长度不够的，应另行著录条目，但应在附注中加以说明。并以此类推。如市委的先进个人表彰或人事任免等，就有可能有很多人的姓名，这些姓名就要采取增加著录条目的方法逐一录入，这些增加的著录条目全宗号、目录号、案卷号、页（张）号、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、载体类型著录项目都相同，就是正题名中文件所涉人名不同。3.2.2.7责任者：责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时，责任者之间以“；”号相隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”号。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。例1：“中国共产党义乌市委”或“中共义乌市委”；例2:“义乌市农业局”。6以上不应简称为“市委”、“市农业局”或“农业局”等。3.2.2.8文件形成时间：一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录。月日缺少或不清部分以“0”补之；年缺少或不清，应考证出年份，加“[]”号。考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示，加“[]”号。如五十年代的文件，著录为“[19500000]”。3.2.2.9文件编号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“[]”著录。3.2.2.10保管期限：见3.1.2.8。3.2.2.11载体类型：见3.1.2.11。3.2.2.12附件：附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，题名又具有独立检索意义时，应另行著录条目，但应在附注中加以说明。3.2.2.13稿本：稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。3.2.2.14密级：见3.1.2.12。3.2.2.15分类号：见3.1.2.13。3.2.2.16关键词：见3.1.2.14。3.2.2.17主题词：见3.1.2.15。3.2.2.18载体数量：见3.1.2.17。3.2.2.19载体规格：见3.1.2.16。3.2.2.20附注：见3.1.2.18。3.2.2.21文件所涉人名：著录人事任免、处分、案件等档案内容中所提及的人名。3.2.2.22全文标识：见3.1.2.193.3文件级目录（2）数据库结构与著录格式3.3.1文件级目录（2）数据库结构与字段（见表2）文件级目录（2）数据库结构与字段一览表字段名称字段名字段类型字段长度字段值必须著录项目全宗号QZHC6年度NDC4保管期限BGQXC4永久、长期、短期组织机构或问题ZZJG或WTＣ10档案室编件号GBJHC5正题名ZTMC200责任者ZRZC1007文件形成时间XCSJC10文件页数WJYSN2文件编号WJBHC20信息类型XXLXC4文本、图像、影像、声音数据库级别SJKJBC11、2选择著录项目附件FJC120稿本GBC8密级MJC4分类号FLHC80关键词GJ