商务接待管理制度

商务接待管理制度第一条目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则制定本制度。第二条范围本标准适用于公司各种重要客户接待工作。直接相关人员视接待重要程度（客户身份、业务重要性）走此流程。一般接待不走此流程，按通常商务礼仪接待。第三条管理办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。第四条计划和准备1、直接相关人员应提前3天填写《商务接待申请表》（见附表1）报办公室。如有临时重要接待，可以不填写《商务接待申请表》，直接向办公室申请接待。办公室在接到《商务接待申请表》时，了解来宾基本情况、来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、办公室须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。4、如需宴请，办公室提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准。宴请推荐地点及标准见附表二（如需调整另行公告）。5、如需留宿，办公室提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。住宿推荐地点及标准见附表二（如需调整另行公告）。6、如需接送，办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。7、办公室制定完以上计划后，完善《商务接待申请表》，报总经理或相关接待负责人签字。将《商务接待申请表》发给每位相关人员（电子版、纸质版不限，以方便工作为目的。建议但不强制建立临时“×××接待微信群”，将总经理签字后的《商务接待表》发群里）第五条接待标准一级接待标准：陪同人员：总经理、办公室负责人等1、迎接：总经理、办公室负责人等提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。2、参观：总经理陪同，并沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。3、座谈：由所需座谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、此标准适用于终端客户总经理级。餐饮住宿标准视情况而定。二级标准：陪同人员：副总经理、相关部门负责人、办公室负责人1、迎接：由相关部门部长到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：副总经理、办公室负责人、相关部门部长陪同，由专职的接待人员沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。3、座谈：由所需会谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、此标准适用于代理商客户及终端客户总经理以下级别。餐饮住宿标准视情况而定。三级标准：陪同人员：相关对口的部门部长及人员、办公室负责人（视情况而定）1、参观：相关对口的部门部长及人员陪同，由专职的接待人员沿途介绍公司展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。2、座谈：由所需会谈部门配合办公室人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、此标准适用于日常接待第六条接待路线公司来客参观路线：（视情况而定）第七条注意事项接待中涉及机要事务要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。接待标准及报备按实际情况制定，由办公室灵活掌握，特殊情况特殊处理。在接待中有临时变动事项，相关人员及时通知办公室，调整接待方案。第八条信息反馈直接接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有相关领导。第九条流程第十条考核相关人员未按规定实施接待工作，每项罚款30元。由接待总负责人提出，填罚款（扣分）通知单。报办公室，转财务从工资中扣除。总负责人应处罚未处罚，每项罚款30元，由总经理、董事长提出，填罚款（扣分）通知单。报办公室，转财务从工资中扣除。2、办公室协调各部门报总经理（视接待级别报相关人员）批准3、总经理或相关接待负责人员批准1、相关人员填写《商务接待申请表》部门主管签字后，报办公室4、办公室将《商务接待申请表》发放给每位相关人员5、相关人员执行接待任务。接待中有问题，及时反馈办公室调整接待方案报送审批通知执行调整6、信息反馈反馈附表一商务接待申请表编号：申请人姓名申请人部门联系电话客户姓名客户单位客户职务客户联系电话部门主管签字客户接待方案说明接待总协调人姓名及电话办公室接收人姓名及电话审批人签字是否要订往返票及费用由谁承担预订餐厅负责人姓名及电话预订宾馆负责人姓名及电话住宿要求（客户随行人数及性别）订往返票负责人姓名及电话来访内容到达当地时间交通方式及到达地点到达公司时间接客人司机姓名及电话接车辆牌照随车接客人负责人员姓名及电话其他随车接客人员名单离开当地时间交通方式及到达地点离开公司时间送客人司机姓名及电话送车辆牌照随车送客人负责人员姓名及电话其他随车送客人员名单到公司后参与接待人名单及分工业务介绍内容说明参观路线说明用餐、住宿标准及说明娱乐、旅游标准及说明礼物标准及说明本次接待需要通知人员名单其他说明附表二宴请推荐餐厅目录序号餐厅名称餐厅特色餐厅订餐电话消费标准备注住宿推荐酒店目录序号酒店名称酒店特色酒店电话消费标准备注客户接待礼仪细则一、乘车礼仪（一）小轿车１、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。２、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。３、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。４、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。５、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。６、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。（二）旅行车旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。二、馈赠礼仪１、选择的礼物，你自己要喜欢，你自己都不喜欢，别人怎么会喜欢呢？２、为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好每年送礼时做一下记录。３、千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。４、切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的情况，就是：呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗？”５、切忌送一些将会刺激别人感受的东西。６、不要打算以你的礼物来改变别人的品味和习惯。７、必须考虑接受礼物人的职位、年龄、性别等。三、介绍礼仪介绍时必须离开座位，站立进行。先把身份低的介绍给身份高的。如果是本单位与外单位的人会见，应该先把本单位的人介绍给外单位的人。男士与女士见面时，应把男士介绍给女士。年长的同年轻的会见时，应把年轻者介绍给长者。如果是双方的年龄、地位差不多，可以先介绍与自己关系比较亲密的一方。如果要把一个人介绍给众多人，首先应给大家介绍这个人，然后把众人一一介绍给他。如果是参加聚会什么的，应该把迟到者介绍给早到者。总之，首先介绍的往往是地位较低、年龄较小、与自己关系比较亲密的人。四、餐桌座次图