酒店万能房卡的控制SOP

PrintedDate:7/21/2020PAGE:1/3Purpose:目的Toensurethatallthehotelmasterkeyarecontrolledproperly.确保酒店所有万能钥匙都得到有效的控制。Policy:政策1.HotelI.Tdepartmentisinchargeofissuing,retrievingandcontroltheIntelligentMasterKey;酒店电脑房负责酒店电子万能钥匙的发放，回收和控制工作2.IntelligentMasterKeyisdivideby4categories:GrandGrandMasterKey(GGMK);GrandMasterKey(GMK);RoomMasterKey(RMK)FloorMasterKey(FMK)电子万能钥匙分为四个等级：紧急万能钥匙（GGMK）；万能钥匙（GMK）；客房万能钥匙（RMK）；楼层万能钥匙（FMK）。3.GGMKisONLYissuetoGeneralManager,SecurityManagerandDutyGuestServiceManager紧急万能钥匙（GGMK）仅发放给酒店总经理，保安部经理和宾客服务经理。4.GMKisONLYissuetoChiefEngineer万能钥匙（GMK）仅发放给酒店工程总监。5.RMKisissuetoExecutiveHousekeeper;AssistantExecutiveHousekeeper;FrontOfficeManager;ReceptionManager;Bellman;RoomService;MiniBarAttendants;LaundryAttendants楼层万能钥匙（FMK）发放给酒店行政官家，副行政官家，前厅部经理，接待处经理，行李员，客房送餐服务员，客房酒水服务员和洗衣房服务员。6.FMKisissuetotheFloorAttendants楼层万能钥匙（FMK）发放给相应的管家部楼层服务员。7.ALLtheabovementionedMasterKeyhastobere-issuedeveryhalfyear(1stofMarchand1stofSeptember),validateofalltheMasterKeyis6months.为保证安全，以上提及的所有万能钥匙应在每年3月1日和9月1日由电脑房重新发放，所有万能钥匙的有效期限都为6个月。PrintedDate:7/21/2020PAGE:2/3Procedure:程序1.ThenewuserhastofillintheMasterKeyApplicationFormandforwardtoI.TMangerafterendorsedbyDivision/DepartmentHeadandGeneralManger.ButthisformisnotrequiredfortheexistingusertoRENEW/Replacehis/herMasterKey所有万能钥匙的使用者应在第一次申领万能钥匙时填写“万能钥匙申请表”并在部门总监/经理和总经理批准后交电脑房经理。2.I.TManagerneedstoregisterallMasterKeysonMasterKeyControlBookuseruponissue,renewalorreplacethekey.It’sincluding:MasterKeyName,MasterKeyIDNumber;User’sName;User’sPosition,Issueddateetc.电脑房经理应在发放，更新或替换万能钥匙时在“万能钥匙控制记录本”上登记万能钥匙的种类，钥匙代码，使用者姓名，使用者职位以及发放/更新/替换的日期。3.UserneedtosignontheMasterKeyControlBookwhenhe/sheReplace,RenewornewissueofMasterKey所有万能钥匙使用者在领取，更新或替换万能钥匙时进行签名确认。4.TheduplicateofupdatedMasterKeyControlBookneedtokeptbyAccountingPayrollMaster“万能钥匙控制记录本”的副本应保存在财务部工资主管处。5.AllissuedMasterKeymustbelabeledKey’sIDnumber,butnootherinformationcanbeshownontheKey.为保证安全，所有发出的万能钥匙上应贴有此钥匙的代码，但不允许出现除此以外的其它信息。6.MasterKeycardshastobedifferentwithexistingguestkeycards万能钥匙的钥匙卡必须为不同于客人钥匙的其它钥匙卡。7.I.TMangerisresponsibletoensuretheMasterKeyhasbeenreturnedbeforeuser’slastworkingdatefromSheratonZhoushanHotelandsignontheclearanceform.MasterKeyisnotallowedtohandovertosuccessor.电脑房经理负责在使用者离开舟山喜来登绿城酒店前收回其持有的万能钥匙，并在收回后在“员工离职清单”上签名。万能钥匙不允许交接给继任者使用，必须重新发放。8.PayrollMasterissuethelastmonthsalaryONLYiftheclearanceformbeensignedbyI.TManger工资主管在得到电脑房经理签字确认后的“员工离职清单”后才可以发放该员工的工资。9.RetrievedMasterKeyHASTObeupdatedordestroyedimmediate回收的万能钥匙不可以重复使用，必须立即更新为无效卡或者销毁。10.IfanyMasterKeylost,theuserhastofillinawrittenreportandaskforareplacedkeyASSOONASPOSSIBLE.ThereplacedMasterKeyMUSTbeusedoneveryconcerneddoorlocktoensureaoverrideofperviouslostkey.LostofMasterKeymayaffectadisciplinaryaction.如果万能钥匙遗失，使用者必须以书面形式立即进行报告。替换后的钥匙必须在短时间内使用于所有相关的门锁上以确保安全。遗失万能钥匙会根据情节轻重和造成的后果严重程度得到相应的纪律处分，直至开除。11.I.TMangerisresponsibletorandomcheckandrecordthestatusexistingMasterKeystoensureexistofthekeyandthekeyislendtoothers.电脑房经理应每月对万能钥匙使用者的钥匙进行抽查和记录，确保钥匙的存在和合理使用性。12.Forthedepartmentneedtohandoverthekeytoothershift,thehandoverlogbookneedtotakeinplaceandincludinguser’sname,timeoftaken,timeofreturnetc.需要交接班使用万能钥匙的部门应建立万能钥匙控制记录本，记录每次万能钥匙更换的使用者姓名，领取时间，交还时间等信息。PrintedDate:7/21/2020PAGE:3/313.MasterKeyisnotallowedtotakeawayfromHotelandmustbeenkeptinasafeplace万能钥匙不允许带离酒店，并应保存在安全的地方。14.MasterKeyisnotallowedtolendtoanyotherpeople,theuserisresponsibleforallthepossibleconsequences万能钥匙不允许借给任何人使用，钥匙持有人对该钥匙造成的任何可能后果负全部责任。-End完-