中小企业的财务报销制度和报销流程

中小企业的财务报销制度和报销流程第一章总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为管理费用支出、营业费用支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。第二章借款管理规定第四条借款管理规定一、借款流程1、借款人按规定在财务部领取并填写借支单，注明借款时间、借款人、借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。2、借款人签字→部门负责人签字→总经理审批→财务复核→交出纳领款。3、借支款项须提前报备财务部，借款金额超过1000元应提前一天报备。二、一般情况下借款人应通过领导面签认可，若遇特殊情况，可通过网络发照片审批，财务部门核对照片信息，得到领导许可后方可借款，在报销前需找总经理在借支单上补签。三、借款销账规定：1、业务办理完成后5个工作日内办理报销还款手续。2、借款销帐时应以借支单为依据，据实报销，超出借支单申请范围使用的，须经领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;四、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第三章费用报销规定第五条主要包括差旅费报销、业务招待费报销、汽车加油费、出租车费报销、办公用品等采购费用报销。一、报销流程1、报销人按规定在财务部填写费用报销单，填写报销时间、报销部门、单据及附件张数、事由（按所发生的票据类别列明费用用途）、金额（大小写须完全一致，小写前要有￥封口，大写前要有ⓧ封口，无字部分可写零或用横线划掉）、报销人，有原借款的，应填写借款金额，应退余款项。报销票据填写时字体要工整端正、签名要清晰可辨，不得涂改、刮擦等。2、报销单票据要保持整洁清晰，不允许涂改，不符合规定要求的票据不要粘贴，票据粘贴规则为按票据的时间先后、按票据类别顺序依次左对齐粘贴到报销凭证粘贴单上，注意请不要把发票上的数字粘上，保持票据的明晰性。3、填写完成后的报销单→部门负责人签字→财务预审→总经理审批→交出纳报销。4、报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。5、财务每周报销一次，各位员工每周一将报销票据上交财务部（节假日顺延），票据间隔时间不能超过5个工作日,如有特殊情况，必须写出具体说明，报领导审批。员工应在此时间前将各自的报销票据按财务部执行规范提交到相应负责人审核。二、发票的规范性1、在发生各项经济业务时，要索取正规的税务发票或行政事业收费票据。若无法开具正规发票，开具的收据上需有收款单位公章。2、发票各项应填写正确，单位名称要填写全称：“保定市迈拓港湾科技发展有限公司”，识别号（税号）：“130611769826020”，发票上不得有涂改。3、取得发票后要认真核对票据真伪，不得将“查询联”“清单”等撕掉。4、发票内容应填写明细内容，不得笼统的写为“文化用品”、“体育用品”、“办公用品”等字样。报销时财务部要严格审查发票真伪，对于假票或者不符合规定的票据，一律不得报销。5、内部收据或白条不得作为报销凭证。第四章差旅费的报销规定第六条关于员工出差往返交通费、乘坐交通工具、住宿费：住宿标准按级别。一、乘坐交通工具的等级标准表：交通工具级别火车轮船飞机长途汽车公司总经理及同等级别领导高铁软卧三等仓位普通仓位据实报销其余人员硬座硬卧三等仓位据实报销二、住宿费等级标准表：地区等级标准职务特殊地区一般地区上海、深圳、北京、珠海、厦门、汕头、广州、大连及海南省天津、重庆及省会城市其余地区公司正副总经理及同等级别领导三星级以下宾馆三星级以下宾馆三星级以下宾馆其余人员2001801501、因工作需要随同领导公出人员，可据实报销与领导同等级标准的住宿费用。2、参加会议人员不实行住宿费包干办法。按会议安排的住宿条件，凭有关凭证实报实销。3、公出人员由接待单位免费接待的，不报销住宿费，住亲友家中，每天每人补助住宿费50元。第五章出租车费、汽车加油费的报销规定第七条出租车费报销制度及流程一、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经总经理同意后可以乘坐出租车。二、市内因公处出乘公交车，公交车费应保存相应车票报销。三、财务接口人将以公司出入记录为依据，严格审核出租车票的真实性。有记录才能给予报销，如无记录确实发生的费用，写明原因经理签字认可后，方能报销。四、因加班产生的交通费，在报销时必须附加班记录（行政提供），财务接口人根据加班记录进行审核。五、一旦发现报销的出租车票与公司出入记录或加班记录不符，并查证属虚报，公司将予以扣除当月绩效工资。六、油费报销标准为：经理：1000元，业务：600元，在此范围内实报实销。其他人员使用公车，公车加油费实报实销。如公司临时需要，借用员工私车外出办事，员工填写派车单，报销金额=里程数*0.8元/公里第六章办公费、低值易耗品的报销规定第八条办公费、低值易耗品的报销制度及流程一、管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。二、报销流程1.购置申请:公司行政部根据需求及库存情况，采购时根据公司相关规定填写采购申请单。2.报销程序：报销人持采购申请单按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。第七章招待费的报销规定第九条招待费报销制度及流程一、费用标准1、礼品：公司对外赠送礼品、礼金、购物卡等现金等价物，须填写招待费申请单，经领导批准同意后，方能办理报销。2、招待费将遵守先审批后报销的报销程序。如无审批单，公司将不予报销。3、不同城市，不同级别客人的招待标准规定如下：500元；200元；100元；此外对于特殊重要客户，可以参照司局级最高级别招待标准。对于特别重要的招待如果超过最高限定标准需要事先向领导通报。因工作原因，本人不在公司，确实需要发生招待费时，可通过网络方式请示领导，获得批准后，回公司后补签申请单。未经批准，公司将不予报销。职能部门人员如果需要发生业务招待费，原则上应该控制在200元以下，超过200元需要事先经领导审批。4、审批单的来访客人、职务、单位及访问内容、标准要填写完整。5、报销时的实际金额如超出审批范围，将不予报销超出部分。6、公司管理层因协助各部门而发生的业务招待费在报销时必须标明部门，需要通报相应的部门负责人，如果能确定项目名称则必须标明项目名称。二、报销流程：招待费由经办人持有审批单按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。第八章工资薪金的报销规定第十条工资薪金、福利及相关费用支出制度及流程一、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。(一)工资支付流程：1、每月14日由人力资源部门将本月经公司总经理审批后的工资支付表交财务部;2、每月15日由财务部通过网银支付工资;(二)社会保险支付流程：1、由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;2、社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。(三)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。第九章存货的报销规定第十一条存货报销制度及流程一、采购存货1、物资采购金额超过5000元时，必须签定采购合同，合同上应注明结算方式（可采取分期付款）。2、采购付款时，金额在1000元以下的可用现金结算，金额在1000元以上的通过银行付款方式结算。3、银行转账需填写公司银行转账申请表，经领导签字确认后，交财务部门办理转账，需有合同的，需将合同交财务部审核付款相关内容后转账。4、采购人应要求供货商按照实际采购商品的种类、数量、价格提供合法、合规的购货发票，如果采购数量比较大，发票不能完全罗列所采购的商品，则需要供货商在提供发票的同时提供税务局认可的购货清单，购货清单中应标明购入商品的名称、规格型号、数量、单价、金额等项目，购货清单中金额合计应与发票金额合计相一致，同时购货清单应加盖供货单位的财务专用章或发票专用章。如果供货商提供增值税专用发票，购货清单金额合计应与专用发票中金额（指价税合计减税额部分）栏合计相一致。5、采购人员完成购货后应将所购商品、购货发票以及购货清单交付库房管理人员进行核对，核对无误后由库管人员办理入库手续（采购人员和库管人员均应在入库单上签字确认），同时报领导审核、验收。领导确认后在购货发票背面签字，同时经办人员也应在发票背面签字。经过领导审批后应及时报财务记账，财务人员在入账前应检查购货发票是否符合国家、公司的相关制度要求、购货清单是否明晰、商品入库单是否符合要求，否则不予报销。第十章固定资产的报销规定第十二条固定资产及软件购置报销财务制度及流程。一、填写采购申请单：按公司相关规定填写采购申请单并报批。二、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。三、结账报销：1、资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附入库单);2、按费用报销规定审批程序审批;3、财务部根据审批后的报销单付款;第十一章其他专项支出的报销规定第十三条其他专项支出报销制度及流程一、费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用等)支出。二、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管经理根据实际需要向领导提交请示报告，经领导审批。三、财务报销流程1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照费用报销规定);(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第十二章报销时间的具体规定第十四条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：一、财务报销：公司财务部每周一为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。二、借支及特殊、紧急业务不受以上的时间限制，可随时办理。第十三章附则第十五条一、本制度解释权归公司财务部。二、本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理签字后生效。