财务报销管理制度

财务报销管理制度第一章总则第一条目的为适应公司发展，规范费用报销流程，结合公司经济业务流程，制定本制度。第二条适用范围公司全体员工。第三条基本原则3.1收支两条线原则：公司所有收入、支出业务应分别单独核算，所有支出业务在预算框架内列支，不得将收入直接冲抵费用，所有收入均需入账。公司银行账户不得借予他人使用。3.2严禁私设小金库：任何单位、部门、个人不得以任何理由私自收取、截留、保存单位往来款项。3.3对公支付原则：对公采购货物（劳务）业务，原则上使用对公支付（业务招待费，差旅费除外）。第二章费用报销单据制作及报销附件要求第四条费用报销单据制作要求4.1单据填写规范经办人根据费用报销模板打印出费用报销面单，打印后的面单需纸张完整，大小合适。4.2单据粘贴规范4.2.1所有的发票不得用订书机装订，必须单独找一张类似报销单封面大小的A4纸逐一平铺粘贴，粘贴需牢固，不得轻易脱落。4.2.2同一类型的发票粘贴在一起，按照报销清单上的先后顺序粘贴，即报销单封面-发票-附件-代票说明（若有）-成本明细表。第五条费用报销附件要求5.1费用报销必须有正规发票，发票相关要求如下:5.1.1所有的发票必须规范、不得涂改、不得在发票上写字，发票票面信息必须清晰可见。5.1.2费用报销公司的发票必须开具公司正确的抬头与税号等信息。5.1.3针对增值税专用发票的报销，所有的增值税专用发票在报销时必须有发票联和抵扣联，没有抵扣联不允许报销。5.1.4凡不符合国家规定的发票，均不能作为财务报销凭证。5.1.5发票遗失、损毁等无法报销的，由报销人员自行承担责任。5.2费用报销附件明细及规范5.2.1各类费用报销附件明细如下：序号费用类型费用说明报销附件明细1.办公费采购办公用品发票证照年费、办理证照费用行政事业单位专业收据/发票保洁费物业公司：发票、协议或合同个人签订：发票、收据、身份证复印件2快递费快递费发票/快递原单3通讯费固定话费及电话会议费发票、初装须附合同/安装协议网络宽带费手机话费发票（含电子发票）4福利费三节福利发票、人员名单体检费体检医院开具的收据/发票部门活动费用、团队激励、生日会、中秋月饼等发票、活动明细（人员名单、活动地、费用明细、活动申请审批单）、发放现金需人员签字清单5工资现金工资需现金签字单，非本人需委托书离职人员工资离职申请表、离职工资结算清单6交通费因公司业务乘坐交通工具产生的费用，（除出差外）发票（若使用电子发票，需电子行程单）7招聘费招聘场地租金、招聘广告等发票8住宿费出差住宿费差旅费明细表/发票9差旅费到异地办理公务产生的相关费用（一天以上）10业务招待费招待外部客商发生的费用发票11租赁费职场、宿舍租赁费发票/租赁合同12水电费职场、宿舍水电费发票、水电费明细表13维修费职场、宿舍维修费发票/维修清单14罚款滞纳金非个人原因违反法律法规规定行政管理部门收取的罚款和滞纳金行政单位收据15税金印花税、车船税、其他税费等完税凭证16工程项目弱电、监控预付款：发票/有效合同进度款：发票/有效合同/合同需要的资料尾款：发票/有效合同17采购类固定资产发票、合同（协议）低值易耗品采购发票/低值易耗品清单18业务宣传费为公司业务宣传产生的相关费用发票/有效合同19会务费公司会务产生的相关费用发票/费用清单/参会人员签单20服务费获得服务产生的费用发票/有效合同21财务费对公开户、销户，以及相关手续费银行回单/扣款明细单5.2.21000元以上采购或劳务支出，原则上必须提供增值税专用发票，特殊情况需在财务企划部备案。5.2.3直接电汇至供应商/客户账户无需提供收据，收款人与合同或者实际业务约定的收款人不一致，需提供委托打款证明或收据。5.2.4各部门各项目在费用报销时，需对发生的费用进行项目归集，成本费用归属分摊：5.2.4.1所有的成本费用发生都必须明确所归属的部门5.2.4.3成本费用被归属的部门领导需签字确认。第三章费用报销流程及时效规定第六条费用报销流程6.1费用报销起草6.1.1若多人共同参与事务且取得一份发票（如：部门活动、多人共同住宿、共同打的等），产生的费用，由参与人协商制定一人起草。6.2报销类型6.2.1直接报销：报销之前没有进行过借款行为，凭已取得发票直接报销。6.2.2费用核销：报销之前，有过借款，报销用于核销借款（需与借款对应核销）。第七条费用报销时限规定7.1财务部企划部每月10号、25号收取各公司的费用报销单。7.2当月25号前产生的费用，必须在25号前交至财务部，25号之后费用，需在下月10号前交至财务部。第四章费用报销审批及替票规范第八条审批流程规范8.1费用审批说明8.1.1各部门费用审批职责部门职位审批权责费用发生部门报销人报销人按文件规定填写费用金额、事由、及发生日期等内容，并对真实性和准确性进行负责费用发生部门部门领导审核费用的真实性，信息是否准确，是否符合公司文件规定财务部会计审核单据是否粘贴规范、附件是否齐全、报销金额、发票、费用类型是否正确，并审核费用报销是否符合公司文件规定。总经理室总经理最终审核8.1.2所有审批人要按照审批权责认真审核，保证审批质量，不得随意审批。8.1.3审批有误主要体现在：申请违反公司规定，重复申请，申请金额有误，汇款账号与合同账号不一致，费用成本归属错误等。第九条替票的相关要求9.1不可使用替票情况原则上所有业务发生的费用必须取得正式发票，不得使用收据或者收条等白条进行报销，以下费用类型不得使用替票。费用类型费用说明费用类型费用说明房租费职场、宿舍房租费通讯费固定电话费、网费/宽带费/固定资产自行采购固定资产水电费职场、宿舍水电费税金自行申报的税金路桥费高速路桥费9.2使用替票原则特殊情况下无法取得正规发票的，可以使用同类型同期的替代发票进行报销，但需要按照实际发生金额进行报销，不得隐瞒和虚报。9.3替票使用审批特殊情况下无法取得正规发票，需使用替票进行报销的，需填写代票说明，并需要总经理或副总经理审批后，财务方可审批付款。9.4替票类型具体规定真实费用类型使用替票类型具体说明交通费交通费打摩的、黑车无法取得发票，必须发邮件在财务企划部进行备案，填写代票说明后，方可报销。维修费交通费、办公费报销金额≤100元办公费报销金额100元，必须使用办公费替票办公费（采购类）办公费日常办公采购不论金额大小，都使用办公类发票低值易耗品采购办公费常办公采购不论金额大小，都使用办公类发票文体活动办公费篮球赛购买篮球服等文体活动费需福利费办公费、交通费、通讯费、食品、餐费。优先选择办公费，再交通费，依此类推停车费油费、过磅费、路桥费、停车费若是私人停车场所无法提供发票，才可使用替票9.5所有使用替票报销的费用必须附上原始发生的票据，如：收据、收条等（除发票丢失），并将这些原始票据粘贴在此次费用报销单据的最后面第五章附则第十条本制度自发布之日起执行。第十一条本制度解释权属财务部财务部2019-4-15附件1附件2